体制档案室管理制度汇编

PAGE体制档案室管理制度汇编一、总则（一）目的为加强体制档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织体制档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：体制档案由档案室集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，满足公司/组织各项工作对档案的需求。二、档案收集（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.下级单位报送的重要文件、报告、统计报表等。4.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、往来信函等。5.公司/组织内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案材料应保持其原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对重要的档案材料，应及时进行备份，以防丢失。（三）收集时间1.各类文件材料应在形成后及时收集归档，一般应在次年上半年完成上一年度档案的收集工作。2.对于重大活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后一个月内完成收集归档。三、档案整理（一）分类标准1.按照公司/组织的职能和业务范围，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等十大类。2.每大类下再根据档案的具体内容和特点进行细分，形成二级、三级类目。（二）整理方法1.文书档案的整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类、编号、编目、装订，编制案卷目录。2.科技档案的整理：按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷册，编制卷内目录和备考表。3.会计档案的整理：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行分类装订，编制会计档案目录。4.人事档案的整理：按照干部档案管理规定进行分类整理，建立个人档案卷册，编制档案目录。（三）整理要求1.整理后的档案应分类清楚、编号准确、编目规范、装订整齐，便于保管和利用。2.档案的分类应保持相对稳定，确需调整时，应进行必要的说明和记录。3.对破损、褪色的档案材料应进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放有序。（二）保管措施1.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境符合要求。2.对档案进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免相互混淆。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。4.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。（三）安全管理1.加强档案室的安全保卫工作，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.严格控制档案室的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入档案室。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.根据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司/组织的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对档案进行一次全面鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定：对已到保管期限或发现失去保存价值的档案，及时进行鉴定处理。（四）鉴定标准1.对反映公司/组织主要职能活动、历史面貌、具有重要凭证和参考价值的档案，应予以保存。2.对保管期限已满、确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。3.对介于两者之间的档案，应根据实际情况进行妥善处理。六、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作情况。3.档案库房的面积、设备设施等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。weekly/monthly/quarterly/yearlybasis.2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成统计报表。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.统计报表应及时报送公司/组织领导和相关部门，为档案管理决策提供依据。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织有关的档案，须经公司/组织领导批准。3.个人因特殊原因需要查阅本人档案，须经所在部门负责人同意。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经批准后由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明用途。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。2.利用者应严格遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。3.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用及管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织各项工作提供便捷高效的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.建立档案数据库，对档案进行数字化录入，确保档案信息的准确、完整。3.开发或选用适合本公司/组织的档案信息管理软件，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。4.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息进行维护和更新，保证档案数据的时效性和准确性。3.加强对档案信息化管理工作的数