推行档案电子化管理制度

PAGE推行档案电子化管理制度一、总则（一）目的为了适应公司/组织信息化发展的需要，提高档案管理工作的效率和质量，实现档案资源的有效利用和共享，特制定本档案电子化管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中涉及电子化操作的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案电子化管理活动合法合规。2.真实性原则：保证电子档案内容与原始档案一致，真实反映公司/组织的各项业务活动。3.完整性原则：涵盖公司/组织各类档案的电子化管理，确保档案信息的全面性和系统性。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、篡改或丢失。5.便捷性原则：以提高工作效率和服务质量为目标，优化电子化管理流程，方便档案的查询、利用和共享。二、档案电子化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案电子化管理制度、流程和标准。2.组织开展档案电子化工作的培训和指导，提高员工的电子化管理意识和技能。3.对公司/组织各类档案进行分类、整理和鉴定，确定需电子化的档案范围，并组织实施电子化录入工作。4.负责电子档案管理系统的选型、建设、维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。5.定期对电子档案进行备份，检查档案数据的完整性和准确性，及时处理数据异常情况。6.对电子档案的利用情况进行统计分析，为公司/组织的决策提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的齐全、完整和准确，并按照规定时间提交给档案管理部门进行电子化处理。2.配合档案管理部门开展档案电子化录入工作，提供必要的协助和支持。3.按照档案电子化管理制度的要求，规范本部门员工对电子档案的查询、借阅和使用行为。4.负责本部门电子档案的日常维护和保管，发现问题及时向档案管理部门报告。（三）员工职责1.严格遵守档案电子化管理制度，积极配合档案管理部门和本部门做好档案电子化工作。2.按照规定的流程和标准，准确、及时地将个人工作中产生的档案资料提交给本部门进行整理和电子化处理。3.在使用电子档案时，遵循保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案信息。4.发现电子档案存在问题或异常情况时，及时向所在部门或档案管理部门反馈。三、档案电子化范围与分类（一）电子化范围1.公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、合同、报表、图纸等纸质档案，均应进行电子化处理。2.以电子形式产生的各类文档，如电子公文、电子邮件、电子报表、电子图纸等，应按照档案管理要求进行规范整理和存储。（二）档案分类1.行政类档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事类档案：涵盖员工的入职资料、劳动合同、薪酬福利文件、培训记录、绩效考核档案等。3.财务类档案：如会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.业务类档案：根据公司/组织的业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、研发项目档案、客户服务档案等，具体包括业务合同、市场调研报告、生产记录、技术文档、客户信息等。5.其他类档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（奖牌、证书、印章等）以及其他特殊载体档案。四、档案电子化流程（一）档案收集与整理1.各部门按照档案管理规定，定期收集本部门产生的各类档案资料，进行初步分类和整理。2.对收集到的档案进行审核，确保档案内容真实、完整、准确，签字盖章等手续齐全。3.将整理好的档案按照档案分类标准进行进一步细化分类，编制档案目录清单，注明档案名称、日期、来源、保管期限等信息。（二）电子化录入1.档案管理部门根据各部门提交的档案目录清单，确定电子化录入任务，并分配给具体的录入人员。2.录入人员在电子档案管理系统中按照规定的格式和要求录入档案信息，确保录入内容与纸质档案一致。3.对于一些特殊格式的文件，如电子图纸、扫描件等，应进行相应的转换和处理，保证能够在电子档案管理系统中正常显示和存储。4.在录入过程中，录入人员要对录入的准确性进行自查，发现错误及时更正。录入完成后，提交给档案管理部门进行审核。（三）审核与校对1.档案管理部门安排专人对录入的电子档案进行审核，对照纸质档案原件，检查录入内容是否准确、完整，格式是否符合要求。2.审核人员如发现问题，及时反馈给录入人员进行修改。修改完成后再次进行审核，直至审核通过。3.审核通过后的电子档案进行统一编号和存储，建立与纸质档案的对应关系，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（四）存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类进行合理的文件夹结构组织，便于查询和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份或异地存储等多种方式相结合，确保数据的安全性和可恢复性。3.备份数据应定期进行检查和测试，确保在需要时能够正常恢复使用。五、电子档案管理系统（一）系统选型1.根据公司/组织的档案管理需求和业务特点，综合考虑系统的功能、性能、安全性、易用性等因素，选择适合的电子档案管理系统。2.在选型过程中，应进行充分的市场调研和产品评估，参考同行业其他公司/组织的使用经验，确保所选系统能够满足公司/组织长期发展的需要。（二）系统建设与实施1.与系统供应商签订详细的合同，明确系统建设的功能要求、实施进度、售后服务等条款。2.组织相关人员参与系统的建设和实施工作，包括系统需求调研、系统配置、数据迁移、用户培训等环节。3.在系统建设过程中，要注重与公司/组织现有业务系统的集成，实现数据的共享和交互，提高工作效率。（三）系统维护与升级1.安排专人负责电子档案管理系统的日常维护工作，包括系统监控、故障排除、数据备份与恢复等。2.定期对系统进行性能优化和安全检查，及时发现并解决系统运行过程中出现的问题。3.根据公司/组织业务发展和档案管理需求的变化，及时对系统进行升级，确保系统功能的先进性和适用性。六、电子档案安全管理（一）安全策略制定与实施1.制定完善的电子档案安全策略，包括用户认证与授权、访问控制、数据加密、安全审计等方面的措施。2.严格执行用户认证制度，采用多种认证方式，如用户名/密码、数字证书、指纹识别等，确保只有授权用户能够访问电子档案。3.根据用户的工作职责和权限，设置不同的访问级别，对电子档案进行分级管理，防止未经授权的访问和操作。（二）数据加密与传输安全1.对存储在服务器上的电子档案数据进行加密处理，采用先进的加密算法，确保数据在存储过程中的安全性。推荐使用AES（高级加密标准）算法对数据进行加密，密钥长度根据实际情况选择128位、192位或256位，以抵御不同强度的攻击。2.在电子档案传输过程中，采用安全的传输协议，如SSL/TLS协议，对传输数据进行加密，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。3.定期对加密密钥进行备份和更新，确保在密钥丢失或损坏时能够及时恢复数据访问。密钥的备份应存储在安全的位置，并采用加密存储方式，同时制定严格的密钥更新计划，定期更换密钥，以提高数据的安全性。（三）安全审计与监控1.建立电子档案安全审计机制，对系统操作日志、用户访问记录等进行详细记录和审计。审计内容包括用户登录时间、操作内容、操作结果等，以便及时发现异常行为并进行追溯。2.利用安全监控工具对电子档案管理系统进行实时监控，及时发现系统漏洞、网络攻击等安全威胁，并采取相应的措施进行处理。3.定期对安全审计和监控结果进行分析总结，评估系统的安全状况，针对发现的问题及时调整安全策略和措施，不断完善电子档案安全管理体系。（四）应急响应与灾难恢复1.制定电子档案安全应急预案，明确在发生安全事件时的应急响应流程和责任分工。应急预案应包括事件报告、应急处理、数据恢复、损失评估等环节，确保能够迅速、有效地应对安全事件。2.定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高相关人员的应急处理能力。演练内容可包括系统故障模拟、数据丢失恢复、网络攻击应对等，演练频率至少每年一次。3.建立灾难恢复机制，确保在遭受自然灾害、系统故障等重大灾难事件后，能够及时恢复电子档案数据和系统运行。灾难恢复方案应包括数据备份恢复策略、备用服务器建设、异地数据存储等措施，确保在灾难发生时能够快速恢复业务运营。七、电子档案利用与共享（一）利用权限设置1.根据档案的保密级别和使用范围,为不同用户或用户组设置相应的电子档案利用权限。例如，对于涉及公司机密的档案，仅允许特定部门的高级管理人员访问；对于一般性业务档案，相关业务部门的员工在授权范围内可以查询和使用。2.通过电子档案管理系统的权限管理功能，严格控制用户对电子档案的访问级别和操作权限。权限设置应遵循最小化原则，即用户仅拥有完成其工作职责所需的最低限度的档案访问权限，避免权限滥用。（二）查询与借阅1.用户如需查询电子档案，应按照规定的流程在电子档案管理系统中进行操作。系统应记录查询操作日志，包括查询时间、查询人员、查询内容等信息，以便进行审计和追溯。2.对于需要借阅电子档案的情况，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息。申请表经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门进行办理。3.档案管理部门根据审批结果，为借阅人提供相应的电子档案访问权限或提供纸质副本（如有需要）。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门在收回档案后，及时取消借阅人的访问权限。（三）共享与协作1.支持电子档案在不同部门之间的共享与协作。通过电子档案管理系统的共享功能，设定共享范围和权限，确保共享档案的安全性和可控性。例如，对于跨部门的项目文档，可以根据项目需求将相关档案共享给项目团队成员，并设置不同的访问权限，以保证文档的合理使用。2.在共享电子档案时，应明确共享的目的、范围和使用要求，避免共享信息的不当传播。同时，鼓励员工在合法合规的前提下，通过电子档案管理系统进行在线协作编辑，提高工作效率和协同效果。例如，对于一些需要共同编辑的文档，可以设置多人协作权限，让相关人员同时在线进行修改和完善，系统自动保存每次修改记录，方便追溯和查看。八、档案电子化管理的监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门负责对公司/组织内各部门的档案电子化管理工作进行日常监督检查，定期抽查各部门档案收集、整理、电子化录入、存储等环节的工作情况。2.建立内部审计机制，定期对档案电子化管理工作进行专项审计，检查档案管理流程是否合规、电子档案数据是否准确完整、安全措施是否有效执行等。审计结果应形成报告，提交给公司/组织管理层，并作为改进档案管理工作的依据。3.鼓励员工对档案电子化管理工作中的违规行为进行监督举报，对于举报属实的给予相应奖励，同时保护举报人的合法权益。（二）考核办法1.制定档案电子化管理工作考核指标体系，将档案收集的及时性和完整性、