乡镇工程项目档案管理制度

PAGE乡镇工程项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，保障工程项目的顺利实施和后续维护，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇行政区域内所有新建、改建、扩建的工程项目档案管理工作，包括但不限于基础设施建设、公共服务设施建设、产业发展项目等各类工程项目。（三）基本原则1.真实性原则：工程项目档案应如实反映项目建设全过程的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集工程项目从立项到竣工验收各阶段形成的各类文件资料，保证档案的完整性。3.系统性原则：对工程项目档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和逻辑性，便于查找和利用。4.规范性原则：严格按照国家和行业规定的档案管理规范和标准进行档案管理工作，确保档案质量。5.保密性原则：对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的工程项目档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）项目建设单位职责1.负责建立健全本单位工程项目档案管理工作机制，明确档案管理责任人，配备必要的档案管理人员和设备。2.组织、协调和指导工程项目各参建单位的档案管理工作，确保档案管理工作与工程项目建设同步进行。3.负责收集、整理、归档本单位在工程项目建设过程中形成的各类文件资料，并对归档文件的完整性、准确性和规范性负责。4.按照档案管理要求，定期向乡镇档案管理部门移交工程项目档案，并办理相关移交手续。5.负责工程项目档案的日常保管和利用工作，建立档案查阅、借阅登记制度，确保档案安全。（二）项目参建单位职责1.各参建单位应明确本单位工程项目档案管理的分管领导和具体责任人，负责本单位在工程项目建设过程中形成的文件资料的收集、整理和归档工作。2.按照项目建设单位的要求，及时将本单位形成的档案资料移交项目建设单位，并对移交档案的质量负责。3.在工程项目建设过程中，配合项目建设单位做好档案管理的各项工作，接受项目建设单位的监督和检查。（三）乡镇档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本乡镇工程项目档案管理的规章制度和业务规范。2.负责对本乡镇工程项目档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织开展档案业务培训和交流活动。3.接收、保管和利用本乡镇工程项目档案，建立工程项目档案数据库，实现档案信息资源共享。4.对违反档案管理规定的行为进行查处，确保工程项目档案管理工作依法依规进行。三、档案收集与整理（一）收集范围工程项目档案收集范围包括工程项目从立项到竣工验收全过程形成的各类文件资料，主要包括：1.立项文件：项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.其他文件：项目招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各参建单位应按照档案收集范围，及时收集本单位在工程项目建设过程中形成的文件资料，并进行分类整理。2.项目建设单位应定期对各参建单位的档案收集情况进行检查，确保档案收集工作及时、全面、准确。3.对于重要文件资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件存放处。4.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照工程项目档案的形成阶段、内容性质等进行分类，一般可分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等类别。2.组卷：根据文件资料的数量和内在联系，将同一类别的文件资料组成若干卷，每卷厚度一般不宜超过20mm。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容；同时编制案卷目录，包括案卷编号、案卷题名、编制日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用三孔一线的方法装订，确保档案整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档要求1.项目建设单位应在工程项目竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程项目档案向乡镇档案管理部门归档，并办理归档手续。2.归档的工程项目档案应符合档案整理要求，做到分类科学、组卷合理、编目准确、装订整齐。3.归档时应提交档案移交清单，清单内容包括案卷编号、案卷题名、编制日期、保管期限、卷内文件数量等信息，并由移交单位和接收单位双方签字确认。（二）保管期限工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映工程项目建设全过程，对本乡镇经济社会发展有重大影响的档案，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等，应永久保管。2.长期保管：凡是在工程项目建设过程中形成的，对项目后续维护、管理和利用有重要价值的档案，如工程设计文件、施工文件、监理文件等，应长期保管，保管期限一般为[X]年。3.短期保管：凡是在工程项目建设过程中形成的，对项目后续维护、管理和利用价值相对较小的档案，可以短期保管，保管期限一般为[X]年。（三）保管措施1.乡镇档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、干燥通风，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.建立档案数字化管理系统，对重要的工程项目档案进行数字化处理，实现档案信息的长期保存和便捷利用。五、档案利用与借阅管理（一）利用范围工程项目档案的利用范围主要包括：1.工程项目建设单位、参建单位及相关部门在项目建设、管理、维护过程中查阅利用档案。2.乡镇政府及相关部门在进行项目决策、规划、统计等工作时查阅利用档案。3.司法机关、纪检监察部门在办理涉及工程项目的案件时查阅利用档案。4.其他经乡镇档案管理部门批准查阅利用档案的单位和个人。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可到乡镇档案管理部门档案查阅室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅档案：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经乡镇档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经乡镇档案管理部门负责人批准后，按照规定的复制方式和收费标准进行复制。复制的档案应加盖乡镇档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用管理1.乡镇档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限、复制份数等信息。2.档案利用者应遵守档案利用规定，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、标注、撕毁等，不得擅自将档案转借他人。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的工程项目档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围，确保档案信息安全。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的乡镇工程项目档案信息化管理系统，实现工程项目档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对工程项目档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，建立档案数字化副本，实现档案信息的长期保存和便捷利用。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本乡镇实际情况的工程项目档案管理系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能，提高档案管理工作的规范化和信息化水平。3.档案信息资源共享：通过乡镇政务信息平台或其他共享渠道，实现工程项目档案信息资源的共享，为乡镇政府及相关部门提供便捷的档案信息服务。（三）信息化管理要求1.档案数字化工作应按照国家和行业相关标准进行，确保数字化档案的质量。数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，数据准确、规范。2.档案管理系统应具备良好的安全性和稳定性，设置严格的用户权限管理，防止档案信息泄露和非法访问。3.加强档案信息化管理人员的培训，提高其业务水平和操作技能，确保档案信息化管理工作的正常开展。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则工程项目档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、区别对待、确保安全的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由乡镇档案管理部门、项目建设单位及相关专业人员组成的档案鉴定小组，负责对到期的工程项目档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的完整性、准确性和系统性，确保档案内容真实反映工程项目建设情况。2.根据档案的保管期限和利用价值，判定档案是否仍需继续保存。3.对已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，编制档案销毁清册，清册内容包