档案未归档通报制度范本

PAGE档案未归档通报制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案及时、准确归档，提高档案利用效率，特制定本档案未归档通报制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档过程中的行为规范及监督管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家及地方有关档案管理的法律法规、行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.及时准确原则：档案形成部门及相关责任人应及时、准确地将档案材料收集齐全、整理规范，并按时归档。3.责任明确原则：明确各部门及人员在档案未归档工作中的职责，对未履行职责的行为进行通报和追究。二、档案归档职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，指导和监督各部门档案管理工作。2.负责接收、整理、保管公司各类档案，建立档案目录数据库，确保档案的完整性和可查性。3.定期对公司档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.组织开展档案培训工作，提高员工档案意识和档案管理技能。5.对档案未归档情况进行统计、分析，及时向相关部门和领导汇报，并提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.各部门应指定专人作为档案管理员，负责本部门档案管理的具体工作，按照档案管理部门的要求，及时将档案材料移交归档。3.各部门档案管理员应定期对本部门档案进行清理、核对，确保档案无遗漏、无损坏，并做好档案的日常保管工作。4.在业务活动中形成的各类文件材料，各部门应按照档案管理要求，及时收集、整理，不得积压、延误归档。三、档案归档范围及要求（一）归档范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议、审计报告等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、招投标文件、项目方案、工作报告、财务报表等。3.公司行政管理活动中形成的文件材料，如公文、会议纪要、通知、通报、人事档案、培训记录等。4.公司技术研发活动中形成的文件材料，如技术方案、研发报告、专利证书、软件著作权登记证书等。5.公司对外宣传、企业文化建设等活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、文化活动记录等。6.其他与公司经营管理活动相关的具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.文件材料齐全完整：各部门应确保归档的文件材料齐全，涵盖业务活动的各个环节，不得遗漏重要文件。2.格式规范统一：归档文件应采用统一的格式，如纸张规格、字体字号、排版格式等，确保文件的规范性和美观性。3.内容真实准确：归档文件的内容应真实反映业务活动的实际情况，数据准确无误，签字盖章齐全。4.分类清晰合理：按照档案管理的分类标准，对归档文件进行科学分类，便于查找和利用。5.装订整齐牢固：对纸张较多的文件材料应进行装订，确保装订整齐、牢固，不易散落。四、档案未归档的认定及统计（一）认定标准1.超过规定归档期限未将档案移交档案管理部门的，视为档案未归档。2.档案材料不齐全、不完整，或不符合归档要求，经档案管理部门指出后仍未及时补充、修正的，视为档案未归档。3.未按照档案管理分类标准进行整理，或分类混乱，影响档案查找和利用的，视为档案未归档。（二）统计方式1.档案管理部门每月定期对各部门档案归档情况进行检查，统计档案未归档的部门、数量及原因。2.建立档案未归档台账，详细记录档案未归档的部门、责任人、文件名称、形成时间、未归档原因、应归档时间、实际归档时间等信息。3.对于连续多个月档案未归档情况较为严重的部门，进行重点跟踪和统计分析，找出问题根源，采取针对性措施加以解决。五、档案未归档的通报程序（一）内部通报1.档案管理部门每月将档案未归档情况进行汇总，形成档案未归档通报文件，报送公司领导审阅。2.经公司领导批准后，档案管理部门将通报文件发送至各部门，在公司内部办公系统、公告栏等显著位置进行公示，通报档案未归档的部门、责任人、未归档文件清单及未归档原因等信息。3.对于档案未归档情况较为严重的部门，档案管理部门可组织专项会议，对该部门档案管理工作进行通报批评，要求该部门负责人作出书面检讨，并提出整改措施和期限。（二）外部通报（如有必要）1.如因档案未归档导致公司在对外业务合作、项目申报、资质审核等方面受到影响，档案管理部门应及时将情况上报公司领导，并根据领导指示，向相关外部单位或部门通报档案未归档情况，说明原因及对公司造成的不良影响。2.在对外通报时，应注意保护公司商业秘密和声誉，避免因通报不当给公司带来更大损失。六、档案未归档的责任追究（一）对部门的责任追究1.对于档案未归档情况较为严重的部门，公司将视情节轻重，对该部门进行绩效考核扣分、扣减部门奖金、限制部门评优评先等处罚措施。2.连续多个月档案未归档率超过一定比例的部门，公司将对该部门负责人进行诫勉谈话，责令其限期整改。如整改不力，公司将视情节轻重，给予该部门负责人警告、降职、撤职等处分。（二）对个人的责任追究1.对于档案未归档的直接责任人，公司将视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因档案未归档给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究相关责任人的赔偿责任。七、档案未归档的整改措施及跟踪（一）整改措施1.档案未归档部门应针对通报中指出的问题，认真分析原因，制定切实可行的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。2.整改措施应包括加强档案管理意识培训、完善档案管理制度和流程、明确档案管理人员职责、建立档案归档工作台账、定期检查档案归档情况等内容。（二）跟踪监督1.档案管理部门负责对档案未归档部门的整改情况进行跟踪监督，定期检查整改措施的落实情况，确保整改工作按时完成。2.对于整改不力的部门，档案管理部门应及时向公司领导汇报，提出进一步的处理建议，督促其加大