公益服务社档案管理制度

PAGE公益服务社档案管理制度一、总则（一）目的为加强公益服务社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公益服务社各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指公益服务社在开展公益活动、行政管理、业务运作等过程中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公益服务社档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映公益服务社的工作历程和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集和整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及公益服务社机密、个人隐私等内容的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便员工查阅和利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公益服务社设立档案管理室，作为档案管理的专门机构，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公益服务社档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.对档案进行科学保管，做好档案库房的安全防护工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。4.开展档案鉴定工作，按照规定的期限和标准，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.为公益服务社各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编制档案检索工具和参考资料。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。8.对公益服务社各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。三、档案分类及编号（一）档案分类公益服务社档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公益服务社的章程、制度、工作计划、总结、会议记录、文件、简报、人事档案、财务档案等。2.公益活动类涵盖各类公益项目策划书、实施方案、活动记录、捐赠协议、受助对象资料等。3.业务运作类如服务流程规范、业务报表、客户资料、服务记录、合作协议等。4.宣传推广类包含公益服务社的宣传资料、新闻报道、照片、视频等。5.其他类不属于上述分类的其他具有保存价值的档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类：代码为“XZ”，流水号从001开始依次编排。2.公益活动类：代码为“GY”，流水号从001开始依次编排。3.业务运作类：代码为“YW”，流水号从001开始依次编排。4.宣传推广类：代码为“XC”，流水号从001开始依次编排。5.其他类：代码为“QT”，流水号从001开始依次编排。例如，行政管理类的第5份档案编号为“XZ005”，公益活动类的第10份档案编号为“GY010”。四、档案收集（一）收集范围1.公益服务社各部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等。2.公益活动中产生的各种策划方案、活动总结、照片、视频、捐赠记录等。3.业务运作过程中的合同协议、业务报表、服务记录、客户反馈等。4.宣传推广工作中的宣传册、海报、新闻稿件、媒体报道等。5.其他与公益服务社工作相关的具有保存价值的材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在工作结束后及时将相关档案整理好，移交档案管理部门。对于重要紧急的档案，应优先收集并及时移交。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、伪造或丢失。4.对电子文件的收集，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）收集时间1.定期收集每月末各部门将当月形成的档案移交档案管理部门。2.不定期收集对于重大公益活动、重要业务项目等结束后，相关部门应在活动或项目结束后一周内将档案移交档案管理部门。五、档案整理（一）整理原则遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类，同类档案集中在一起。2.装订对纸张破损、折叠、大小不一等不符合要求的档案进行修复和装订，确保档案整齐美观。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查找和统计。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。（三）整理流程1.接收档案档案管理部门接收各部门移交的档案，核对档案数量和完整性。2.初步分类按照档案分类方案对档案进行初步分类，区分不同类别和保管期限。3.详细整理对每一类档案进行详细的整理，包括文件排序、编号、编目等。4.装订装盒对整理好的档案进行装订和装盒，填写档案盒封面信息。5.上架存放将装订装盒后的档案上架存放，按照编号顺序排列整齐。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器、防虫药品等，确保档案的安全保管。（三）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。同一类档案应集中存放在一个档案架或档案柜内。2.对电子档案，应进行备份存储，并按照规定的存储格式和存储位置进行管理。电子档案存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管凡是反映公益服务社主要职能活动和历史面貌的，对公益服务社有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管重要的、具有一定历史意义和利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管一般的、在一定时期内有利用价值的档案，保管期限为10年。（五）档案清查1.定期清查档案管理部门每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、保管状况等，确保档案的账实相符。2.不定期清查在档案管理工作中，如发现档案丢失、损坏、被盗等情况，应及时进行清查，查明原因，采取相应的措施。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，结合公益服务社的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，经鉴定小组审查，确无保存价值的，予以销毁；仍有保存价值的，延长保管期限。3.对涉及公益服务社机密、个人隐私等内容的档案，应根据保密规定确定保管期限，未经批准不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，经公益服务社领导批准后进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计统计各类档案的数量、年度新增档案数量等。2.档案利用情况统计统计档案查阅、借阅的次数、人次、利用目的等。3.档案保管状况统计统计档案的完好率、破损率、丢失率等。（二）统计方法1.建立档案统计台账档案管理部门应建立档案统计台账，及时记录档案的相关信息。2.定期统计分析每月末对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，向上级领导和相关部门汇报。九、档案利用（一）利用范围公益服务社员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公益服务社档案的，须经公益服务社领导批准。（二）利用方式1.查阅员工可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或丢失档案。（三）利用限制1.涉及公益服务社机密、个人隐私等内容的档案，未经批准不得查阅、借阅。2.查阅、借阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，不得抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。十、档案保密（一）保密制度1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及公益服务社机密、个人隐私等内容的档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得私自查阅、复制、传播档案内容。（二）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对档案查阅、借阅情况进行严格登记，跟踪档案流向。3.对电子档案采取加密存储、访问控制等技术措施，防止信息泄露。十一、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进公益服务社档案数字化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、统计分析等功能，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件。扫描分辨率应不低于300dpi，确保图像清晰可读。2.图像处理对扫描后的图像文件进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的题名、日期、保管期限、密级等信息录入档案信息管理系统，建立电子档案目录。4.存储备份将数字