档案馆档案库房安全管理制度

PAGE档案馆档案库房安全管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案库房的安全管理，确保档案的完整与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆档案库房的安全管理工作，包括档案的存储、保管、查阅等环节。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《档案馆建筑设计规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案库房管理（一）库房选址与布局1.档案库房应选择地势较高、干燥、通风、排水良好的位置，远离火源、水源、污染源等可能危及档案安全的区域。2.库房内部应合理布局，分为档案存储区、整理区、查阅区等不同功能区域，各区域之间应保持适当的距离，以确保档案管理工作的有序进行。（二）库房设施建设1.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施。2.安装防火门、防火卷帘、自动喷水灭火系统、火灾报警系统等消防设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.配备防盗门窗、监控设备、报警装置等防盗设施，监控设备应覆盖库房内外各个角落，确保24小时不间断监控。4.安装除湿机、空调等防潮、防虫、防鼠设施，保持库房内适宜的温度和湿度。温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。5.采用防紫外线窗帘、遮光灯具等防光设施，避免档案因光线照射而褪色、老化。6.配备吸尘器、空气净化器等防尘、防污染设施，定期对库房进行清洁，保持库房内环境整洁。（三）库房日常管理1.库房应保持整洁、通风良好，严禁在库房内吸烟、使用明火、堆放易燃、易爆物品。2.定期对库房进行巡查，检查档案存储状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格控制库房内的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。因工作需要进入库房的人员，应进行登记，并在档案管理人员的陪同下进入。4.库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。如遇特殊情况需要临时借用钥匙，应经库房负责人批准，并进行登记。三、档案存储管理（一）档案分类与编号1.按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，建立科学合理的档案分类体系。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。（二）档案上架与排列1.档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和取用。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。（三）档案存储环境要求1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，具有防虫、防潮、防火等功能。2.电子档案应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。存储设备应具备防磁、防潮、防火等功能。3.照片档案应存放在相册、相框或专用的档案盒中，并做好标识和说明。4.实物档案应妥善保管，存放在专用的展示柜或档案盒中，并做好登记和标识。（四）档案存储期限与鉴定1.根据档案的性质、价值等因素，确定档案的存储期限。存储期限分为永久、长期、短期三种。2.定期对超过存储期限的档案进行鉴定，鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人等组成的鉴定小组进行。经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。四、档案查阅管理（一）查阅申请与审批1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外单位人员查阅档案，应提前与本公司/组织档案管理部门联系，填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关材料，经档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。（二）查阅登记与监督1.档案管理人员应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。2.查阅档案时，档案管理人员应在现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅人员如需复印、拍照档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印、拍照的档案材料应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）查阅归还与整理1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。2.档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并查明原因，采取相应的措施进行处理。3.对查阅过程中产生的档案材料，档案管理人员应及时进行整理和归档，确保档案的完整性和系统性。五、档案数字化管理（一）数字化流程与规范1.制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、内容、时间节点等要求。2.按照扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节，制定详细的数字化操作流程和规范，确保数字化档案的质量。3.扫描设备应符合相关标准要求，扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式应为常见的JPEG或TIFF等。4.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，确保图像清晰、完整。5.将数字化档案数据与原档案进行挂接，建立准确的索引关系，便于查询和利用。6.数字化档案数据应存储在专用的存储设备中，并进行备份，备份数据应异地存放。（二）数字化安全管理1.数字化工作场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设施，确保数字化设备和档案数据的安全。2.对数字化设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行。3.加强对数字化工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因操作不当导致档案数据泄露或损坏。4.建立数字化档案数据安全管理制度，对数据的存储、传输、使用等环节进行严格管理，防止数据被非法获取、篡改或丢失。六、档案销毁管理（一）销毁申请与审批1.对确无保存价值的档案，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、形成时间、销毁原因等信息，并附上鉴定小组的鉴定意见。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核签字后，报本公司/组织主管领导审批。（二）销毁方式与程序1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。严禁将档案出售或赠送他人。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在销毁记录上签字确认。3.销毁记录应包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，销毁记录应长期保存。七、档案安全应急管理（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，档案管理人员应立即启动应急预案，采取相应的应急处置措施，保护档案安全。2.及时组织人员抢救档案，将重要档案转移至安全地点，并对受损档案进行紧急处理，如干燥、消毒、修复等。3.迅速向上级主管部门报告事件情况，配合相关部门进行调查和处理。4.对事件进行总结评估，分析原因，总结经验教训，提出改进措施，完善档案安全管理制度和应急预案。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责档案库房的全面管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.组织档案管理人员进行业务培训，提高其业务水平和综合素质。3.定期检查档案库房的安全状况，发现问题及时处理，并向上级主管部门报告。4.负责档案查阅、借阅、销毁等工作的审批和管理。5.协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利进行。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、上架、存储等日常管理工作。2.按照规定的程序和要求，办理档案查阅、借阅、归还等手续，做好登记和记录。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整与安全。4.负责档案数字化工作