养老院会计档案管理制度

PAGE养老院会计档案管理制度一、总则（一）制定目的为了加强养老院会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本养老院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养老院财务部门及相关人员在会计核算过程中形成的各类会计档案的管理。（三）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证如发票、收据、报销单等，是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始书面证明；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制，记载经济业务简要内容，确定会计分录，作为记账依据的会计凭证。（二）会计账簿1.总账：按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿，全面、总括地反映经济活动情况。2.明细账：根据总账科目所属的明细科目设置，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料。3.日记账：按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于详细记录特定资产的增减变动及使用情况。（三）财务会计报告月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。会计报表主要有资产负债表、利润表、现金流量表等，反映养老院在一定时期内的财务状况、经营成果和现金流量情况；会计报表附注是对会计报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释；财务情况说明书是对养老院一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。三、会计档案的整理（一）凭证整理1.每月末，会计人员对各类原始凭证进行分类整理，检查凭证的真实性、合法性、完整性。2.按照记账凭证编号顺序，将记账凭证连同所附原始凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。3.凭证封面上应注明养老院名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由会计主管人员和装订人员签名或盖章。（二）账簿整理1.年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一整理。2.对于活页账簿，应抽出空白账页，将已使用的账页依次编号，整理后装订成册，并在装订处加盖公章。3.在账簿封面上注明养老院名称、账簿名称、所属年度等信息。（三）财务会计报告整理1.年度财务会计报告应按时间顺序整理，装订成册，加具封面。2.封面应注明养老院名称、年度、月份、财务会计报告种类等内容，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。（四）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单应按月份或季度整理，单独装订成册。2.纳税申报表应按纳税期限整理，与相关完税凭证等一并装订。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应分别整理，单独成册，并注明相关信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿保管期限为30年。2.月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。3.其他会计资料中，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限根据相关规定执行，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.养老院应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案安全。2.会计档案应分类存放，按照年度、类别、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保档案完整无缺。2.对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在安全的存储介质上，防止数据丢失。3.严格限制非会计档案管理人员进入保管库房，确需查阅的，应经相关领导批准，并办理登记手续。五、会计档案的查阅和借阅（一）查阅程序1.本养老院内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经会计主管人员审核，报财务负责人批准后，方可查阅。2.查阅时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案携带外出或复制。如需复印，应经财务负责人批准，并注明用途。3.查阅人员应爱护会计档案，不得在档案上涂画、标记、拆封和抽换。（二）借阅程序1.外单位因特殊需要查阅或借阅本养老院会计档案的，应持有单位介绍信，经养老院负责人批准后，方可办理查阅或借阅手续。2.借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅登记表》，详细记录借阅单位名称、借阅人姓名、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延期的，应办理续借手续。4.借阅人员应按照规定的期限归还会计档案，归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照以下程序销毁：（1）由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（3）销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.会计档案销毁前，监销人员应认真清点核对拟销毁的会计档案，确保与销毁清册一致。2.销毁会计档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底销毁。3.销毁过程中，监销人员应在旁监督，并在销毁清册上签名或盖章，注明销毁日期。4.销毁完毕后，销毁清册应作为会计档案永久保存。七、会计档案管理的监督与检查（一）内部监督1.养老院应建立健全会计档案管理内部监督机制，定期对会计档案管理工作进行自查。2.财务部门应加强对会计档案整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节的监督，确保会计档案管理工作规范有序。（二）外部监督1.接受