环卫部部门档案管理制度

PAGE环卫部部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强环卫部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在环卫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于环卫部各科室、各作业队及全体员工在工作中形成的各类档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指环卫部在履行职能活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文件、资料、图表、数据、声像等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案由环卫部综合档案室集中统一管理，各科室、作业队指定专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映环卫工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为环卫工作提供有力支持。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善环卫部档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计环卫部各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.对各科室、作业队的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各科室、作业队职责1.负责本科室、作业队在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名档案管理人员，负责本科室、作业队档案的日常管理工作，并按照规定时间将整理好的档案移交综合档案室。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，确保档案的安全和保密。4.积极配合综合档案室开展档案管理工作，接受综合档案室的业务指导和监督检查。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密，维护档案的安全和完整。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，积极为利用者提供优质、高效的档案查阅服务。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与环卫工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.环卫部制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.环卫设施建设、运行管理、环境卫生整治等方面的文件、资料、图纸、照片等。4.环卫作业质量检查、考核、评比等方面的文件、记录、报表等。5.环卫设备采购、维修、保养等方面的文件、合同、发票等。6.环卫突发事件应急处置过程中形成的文件、资料、记录等。7.与其他单位签订的合作协议、合同等文件。8.职工人事档案、工资福利、教育培训等方面的文件。9.其他与环卫工作有关的具有保存价值的文件、资料、声像等。（二）收集要求1.各科室、作业队应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理。2.收集的文件材料应真实、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要文件材料，应收集原件；对于无法收集原件的，可收集复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，将文件材料按照不同类别分别组卷，每卷厚度一般不超过2cm。卷内文件材料按照重要程度和时间顺序排列，编写页号，填写卷内目录和备考表，装订成册，在卷皮上填写相关信息。2.科技档案：按照项目专业分类，将项目文件材料按照不同专业分别组卷，如环卫设施建设项目可分为立项批复、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等类别。卷内文件材料按照形成时间和重要程度排列，编号编目，装订成册。3.会计档案：按照会计年度保管期限分类，将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别组卷。会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度整理归档，财务报告应按年度装订成册，并填写相关封面信息。4.声像档案：按照载体形式时间内容分类，将照片、录音带、录像带等分别整理。照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，录音带、录像带应编写文字说明，注明录制时间、内容、录制人等信息，并按照顺序编号编目。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合档案室保管。4.声像档案应在形成后及时整理归档。（二）归档程序1.各科室、作业队档案管理人员按照整理要求对档案进行整理、编目，填写档案移交清单，一式两份。2.档案管理人员将整理好的档案连同档案移交清单一并移交综合档案室。3.综合档案室接收档案后，对档案进行核对、验收，如发现问题及时通知移交科室、作业队进行整改。验收合格后，在档案移交清单上签字确认，一份留存，一份退还移交科室、作业队。五、档案的保管与保护（一）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：凡是反映环卫部主要职能活动和历史面貌的，对国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：凡是在一定时期内对环卫工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）保管要求1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案存放的具体位置。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）保护措施1.建立档案定期检查制度，综合档案室每年对档案进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况，发现问题及时采取措施解决。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强档案的保密工作，严格限制无关人员进入档案库房，查阅档案必须履行登记手续，严禁在档案库房内吸烟、喝水、吃东西等。4.定期对档案保管设备进行维护和更新，确保设备的正常运行，为档案保管提供可靠保障。六、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，并严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本单位相关的档案，须经本单位领导批准。（三）借阅程序1.本单位人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室、作业队负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经环卫部领导批准后，到综合档案室查阅。3.综合档案室档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。（四）借阅期限1.一般档案借阅期限不得超过10个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案借阅期限不得超过5个工作日，特殊情况需延期的，须经综合档案室负责人批准。（五）归还要求查阅或借阅档案完毕后，查阅人应及时将档案归还综合档案室，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如发现问题及时查明原因并追究责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映环卫部的主要职能活动，是否对国家和社会具有保存价值。2.档案的形成时间、来源、完整性、准确性等情况。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的价值，确定其保管期限。2.比较分析法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值差异，确定其保管期限。3.效益评估法：从社会效益和经济效益等方面评估档案的价值，确定其保管期限。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报环卫部领导审批。2.经领导批准后，