档案室财务专柜管理制度

PAGE档案室财务专柜管理制度一、总则（一）目的为了加强档案室财务专柜的管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室财务专柜的管理，包括财务档案的收集、整理、保管、查阅、借阅和销毁等环节。（三）基本原则1.安全保密原则：确保财务档案的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。2.规范管理原则：严格按照国家法律法规和行业标准，规范财务档案的管理流程。3.有效利用原则：便于财务档案的查阅和利用，为公司财务管理和决策提供支持。二、财务档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报表，包括月度、季度、年度财务报表。4.税务资料，如纳税申报表、税务发票等。5.财务审计报告，包括内部审计和外部审计报告。6.其他与财务相关的文件和资料。（二）收集要求1.财务部门应定期将各类财务档案收集齐全，确保无遗漏。2.收集的财务档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子财务档案，应同时收集纸质档案，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.按照年度、类别对财务档案进行分类。2.对会计凭证，应按照编号顺序排列，附件齐全，并在记账凭证上注明附件张数。3.对会计账簿，应按照账页顺序整理，加装封面和封底。4.对财务报表，应按照时间顺序装订成册，并加盖单位公章。5.对税务资料和审计报告等，应分别整理归档。三、财务档案的保管（一）保管地点财务档案应存放在专门的档案室财务专柜内，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）保管期限1.会计凭证、会计账簿、财务报表等主要财务档案的保管期限为[X]年。2.税务资料、财务审计报告等其他财务档案的保管期限按照国家法律法规和行业标准执行。（三）保管要求1.财务档案应分类存放，标识清晰，便于查找。2.定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。3.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.电子财务档案应定期进行备份，并存储在安全的介质上异地保管。四、财务档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位因审计、检查等工作需要查阅财务档案的，应出具单位介绍信，并经公司财务负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案室管理人员的陪同下进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护财务档案，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。3.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案室管理人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅记录档案室管理人员应建立《财务档案查阅登记表》，详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。查阅记录应保存[X]年。五、财务档案的借阅（一）借阅权限1.公司内部人员因特殊原因需要借阅财务档案的，应填写《财务档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司财务负责人批准后，方可借阅。2.外部单位一般不得借阅财务档案，如有特殊情况需要借阅的，应经公司总经理批准，并签订保密协议。（二）借阅程序1.借阅人员应在档案室管理人员处办理借阅手续，填写《财务档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。2.档案室管理人员应根据批准的借阅申请，将档案借给借阅人员，并在档案上加盖“借阅专用章”。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。2.借阅期间，借阅人员应确保档案的安全，如发生档案丢失、损坏等情况，应承担相应的责任。3.借阅人员归还档案时，档案室管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时记录并报告。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致财务档案损坏无法修复的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清理，提出销毁意见，并编制《财务档案销毁清册》。2.《财务档案销毁清册》应包括档案名称、年度、类别、数量、销毁原因等信息，并经财务部门负责人和公司财务负责人审核签字。3.公司应组织相关人员对《财务档案销毁清册》进行审查，经公司总经理批准后，方可进行销毁。4.销毁财务档案时应指定专人负责监销，监销人员应在销毁记录上签字确认。（三）销毁记录财务部门应建立《财务档案销毁记录》，详细记录销毁时间、销毁档案的名称、数量、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应保存[X]年。七、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对档案室财务专柜管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.财务档案的收集、整理、保管、查阅、借阅和销毁等环节是否符合本制度的规定。2.财务档案的安全设施是否完好，是否存在安全隐患。3.财务档案的查阅、借阅记录是否完整、准确。（三）检查频率审计部门应定期对档案室财务专柜进行检查，每年不少于[X]次。（四）问题处理对于检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反本制度的行为，应按照公司相关规定进行处理。