公租房小区档案管理制度

PAGE公租房小区档案管理制度一、总则（一）目的为加强公租房小区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公租房管理、服务等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所负责管理的所有公租房小区档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公租房小区档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公租房小区的建设、分配、使用、管理等实际情况。3.完整性原则：全面收集与公租房小区相关的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公租房住户隐私、小区管理机密等内容的档案，严格保密，防止信息泄露。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善公租房小区档案管理制度，并监督执行。集中管理公租房小区档案，进行分类、编号、整理、装订等工作。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行安全检查，确保档案的安全保管。对档案管理人员进行培训和考核。2.各部门负责本部门形成的与公租房小区相关文件资料的收集、整理，并定期移交公司档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。二、档案的收集（一）收集范围1.规划建设类公租房小区的规划设计方案、图纸、可行性研究报告等。项目建设过程中的招投标文件、施工合同、工程变更记录、竣工验收报告等。2.分配入住类公租房申请审批表、申请人资料、摇号分配记录、入住通知书等。住户入住手续办理过程中的相关文件，如租赁合同、押金收据等。3.物业管理类物业服务合同、服务标准、应急预案等。小区日常巡查记录、维修记录、环境卫生检查记录等。物业费用收缴记录、水电费清单等。4.住户管理类住户基本信息变更记录，如姓名、联系方式、家庭人口等。住户违规行为记录及处理情况。住户意见建议及处理结果。5.政策法规类国家及地方有关公租房的政策法规文件。公司制定的与公租房管理相关的规章制度、办法等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、准确收集。2.收集的文件资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）收集时间1.规划建设类文件在项目建设过程中随项目进度及时收集。2.分配入住类文件在申请审批、摇号分配、入住手续办理等环节结束后及时收集。3.物业管理类文件按月或按季度收集整理。4.住户管理类文件随时发生随时收集。5.政策法规类文件在发布后及时收集。三、档案的整理（一）分类标准1.按照档案的形成领域和性质，分为规划建设、分配入住、物业管理、住户管理、政策法规五大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如规划建设类可分为规划设计、工程建设等小类。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的格式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“G”表示规划建设类，“F”表示分配入住类等。4.流水号：按档案整理顺序依次编号，用三位数字表示，如“001”。（三）整理步骤1.装订去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。对纸张大小不一、破损的文件进行折叠或修补，使其规格统一。采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件牢固、整齐。2.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。3.装盒根据档案数量和类别，选择合适规格的档案盒。在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。将整理好的档案按顺序装入档案盒，并在盒内放置备考表，注明档案的整理情况、变动记录等。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案架上，按编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。3.对于重要的档案，可采用缩微、数字化等方式进行长期保存。（三）保管期限1.规划建设类档案保管期限为长期，一般不少于50年。2.分配入住类、物业管理类、住户管理类档案保管期限为短期，一般不少于10年。3.政策法规类档案保管期限根据文件性质和要求确定，一般为长期或永久。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在工作中需要查阅档案资料，以了解公租房小区的历史情况、政策依据等。2.公租房住户因办理相关手续、查询个人信息等需要查阅本人档案。3.政府有关部门、社会组织等因工作需要，经公司同意后可查阅相关档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公租房住户查阅本人档案，需携带有效身份证件，填写《住户档案查阅申请表》，经小区管理部门核实身份后，由档案管理部门提供查阅服务。3.外部单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅内容、用途等，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好记录。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案目录，了解档案的基本情况。2.审查档案内容，判断其是否仍具有保存价值。3.参考档案的利用情况，评估其利用频率和重要性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，并做好记录。监销人员和销毁人员应在销毁记录上签字。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.具有良好的政治素质和职业道德，保守档案机密。2.熟悉档案管理业务，具备一定的档案整理、保管、利用等知识和技能。3.经过档案管理专业培训，取得相应的资格证书。（二）档案管理人员的岗位职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等环节。2.维护档案库房的环境和