住宿业卫生档案管理制度

PAGE住宿业卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强住宿业卫生管理，规范卫生档案的建立、使用和管理，有效预防和控制传染病传播与健康危害事故的发生，保障消费者的身体健康，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织旗下所有住宿场所，包括酒店、宾馆、旅馆、民宿等。（三）职责分工1.卫生管理部门负责卫生档案的总体管理工作，制定档案管理制度和流程，指导和监督各部门卫生档案的建立与管理。定期对卫生档案进行审核和评估，确保档案内容的完整性、准确性和规范性。2.各部门负责人为本部门卫生档案管理的第一责任人，负责组织本部门人员按照规定建立、整理和保管各类卫生档案资料。对本部门卫生档案的真实性、完整性负责，并及时将档案资料移交至卫生管理部门。3.档案管理人员负责卫生档案的具体收集、整理、归档、保管和查阅等工作。严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密，按照规定提供档案查阅服务。二、卫生档案的建立（一）档案分类1.卫生管理档案卫生管理制度、操作规程、应急预案等文件。卫生管理组织机构及人员职责分工文件。卫生管理工作会议记录、检查记录、整改记录等。2.从业人员健康档案员工健康检查表、健康证明复印件。员工卫生知识培训记录、考核成绩等。3.卫生设施设备档案卫生设施设备清单，包括空调、通风系统、消毒设备、清洗保洁设备等。设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录、维修记录等。设施设备的检测报告、合格证明等文件。4.公共用品用具卫生档案公共用品用具清单，如床上用品、毛巾、浴巾、洗漱用品等。用品用具的采购索证资料，包括供应商资质证明、产品合格证明、进货发票等。用品用具的清洗消毒记录，包括清洗消毒时间、方法、操作人员等信息。用品用具的检测报告，包括微生物检测、卫生指标检测等报告。5.环境卫生档案住宿场所的布局平面图、卫生设施布局图。环境卫生检查记录，包括客房、餐厅、公共区域等的清洁卫生检查情况。通风换气、采光照明检测报告。饮用水卫生检测报告、水质处理记录等。6.食品安全档案（如提供餐饮服务）食品经营许可证、从业人员健康证明、食品安全管理员培训证明等文件。食品采购索证索票资料，包括供应商资质证明、食品合格证明、进货发票等。食品加工制作过程记录，包括食品加工流程、烹饪温度、时间等信息。食品留样记录，包括留样食品名称、数量、留样时间、留样人员等信息。食品安全自查记录、整改记录，以及食品检验检测报告等。（二）档案内容要求1.资料收集各部门应按照档案分类要求，及时收集本部门相关的卫生档案资料。资料应真实、完整、有效，能够反映卫生管理工作的实际情况。2.资料整理对收集到的资料进行分类整理，去除重复、无效的信息。按照时间顺序或逻辑关系进行排列，便于查阅和管理。3.资料填写档案资料应使用钢笔、签字笔或电脑打印填写，字迹清晰、工整，不得涂改。如有修改，应在修改处加盖修改人印章或签字确认。4.资料归档整理好的档案资料应及时归档，按照档案类别和时间顺序进行编号，编制档案目录。档案目录应包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和检索。三、卫生档案的保管（一）保管方式1.纸质档案设立专门的档案柜，按照档案类别和编号顺序存放纸质档案。档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案建立电子档案管理系统，对各类卫生档案进行电子化存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。（二）保管期限1.卫生管理档案长期保存，直至相关制度、规定废止或本公司/组织不再从事住宿业经营活动。2.从业人员健康档案自员工离职后保存二年。3.卫生设施设备档案自设施设备报废或更新后保存二年。4.公共用品用具卫生档案自用品用具使用或更换后保存二年。5.环境卫生档案长期保存，定期更新。6.食品安全档案（如提供餐饮服务）自食品经营活动结束后保存二年。（三）档案安全管理1.防火防盗档案存放场所应配备必要的消防器材，确保消防通道畅通。加强防盗措施，安装防盗门窗、监控设备等，防止档案被盗。2.防磁防潮电子档案存储设备应远离磁场源，防止数据被磁化。纸质档案应采取防潮措施，如放置干燥剂、使用密封档案盒等。3.保密管理严格限制档案查阅人员范围，查阅档案应进行登记。对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取保密措施，防止信息泄露。四、卫生档案的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅本公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生档案的，应填写《卫生档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.外部查阅因行政监管、司法调查等原因需要查阅卫生档案的，应出具相关单位的正式介绍信或法律文书，经公司/组织负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅过程中，应严格遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）查阅登记档案管理人员应对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等。查阅登记记录应妥善保存，以备查询。（三）档案使用查阅人员应按照查阅目的合理使用档案资料，不得擅自更改、涂抹、损毁档案内容。如需复制档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复制。复制后的档案资料应与原件核对无误，并注明复制日期、复制人姓名等信息。五、卫生档案的更新与销毁（一）档案更新1.定期更新各部门应按照规定定期对卫生档案进行更新，确保档案内容的时效性和准确性。如卫生管理制度修订、设施设备更新、人员变动等情况发生后，应及时更新相应的档案资料。2.动态更新在日常卫生管理工作中，如发现新的问题或情况，应及时记录并补充到相关的卫生档案中。同时，对已记录的档案内容进行核实和修正，确保档案信息的真实性。（二）档案销毁1.销毁条件卫生档案保管期满后，由档案管理人员提出销毁申请，经卫生管理部门审核，报公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。2.销毁程序档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、档案名称及编号、销毁方式、监销人姓名等。监销人应在销毁记录上签字确认。六、监督与考核（一）监督检查1.定期检查卫生管理部门应定期对各部门卫生档案的建立、保管和使用情况进行检查，每年不少于[X]次。检查内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性，档案保管条件，查阅登记记录等。2.不定期抽查根据实际工作需要，卫生管理部门可对各部门卫生档案进行不定期抽查。抽查结果应及时反馈给被检查部门，并要求其限期整改。（二）考核评价1.考核指标将卫生档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，考核指标包括档案建立的及时性、完整性、准确性，档案保管的安全性，档案查阅与使用的规范性等。2.考核方式考核采用自评与上级评价相结合的方式进行。各部门应定期进行自评，总结卫生档案管理工作中的经验和不足，并提出改进措施。上级部门根据日常检查、抽查情况及自评报告，对各部门卫生档案管理工作进行综合评价。3.考核结果应用考核结果与部门和个人的绩效奖金、晋升、评优等挂钩。对卫生档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对存在问题较多、整改不力的部门和个人，进行批评教育，并责令限期整