中小学会计档案管理制度

PAGE中小学会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强中小学会计档案管理，规范会计档案整理、保管、利用等工作，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律法规，结合中小学实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本市各级各类中小学、幼儿园及其他教育机构（以下统称“学校”）。（三）管理原则1.统一领导、分级管理原则。学校应建立健全会计档案管理工作责任制，明确档案管理部门和会计机构在会计档案管理中的职责分工，共同做好会计档案管理工作。2.依法依规原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.真实完整原则。会计档案应如实反映学校经济业务活动，保证档案内容真实、数据准确、手续完备、资料齐全。4.安全保密原则。采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，按照会计核算要求编制的，记录经济业务发生或完成情况，明确经济责任的书面证明。（二）会计账簿1.总账，按照总分类账户分类登记经济业务的账簿。2.明细账，按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录固定资产详细信息的卡片式账簿。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对财务报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。3.财务情况说明书，对学校一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，对银行存款日记账和银行对账单进行核对后编制的调节表。2.银行对账单，银行出具的反映学校银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表，学校按照税法规定向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册，记录会计档案移交、保管和销毁情况的清册。5.其他应当保存的会计核算专业资料，如会计电算化数据备份、财务印章使用记录等。三、会计档案的整理（一）整理要求1.分类标准统一。按照会计档案的形成来源、时间顺序、内容性质等进行分类，保持分类的一致性和系统性。2.组卷合理。将具有内在联系的会计资料组成一卷或若干卷，每卷厚度适中，便于保管和查阅。3.编号规范。对会计档案进行编号，编号应连续、清晰、准确，便于识别和查找。4.装订整齐。会计凭证应加具封面、封底，装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。会计账簿、财务会计报告等应按照规定进行整理和装订。（二）整理方法1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对原始凭证进行分类整理，如将发票、收据等分别归类，对于纸张较大的原始凭证，应折叠整齐，使其大小与记账凭证一致。装订成册后，在封面上填写单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容，并加盖单位公章和会计主管、装订人员印章。2.会计账簿的整理拆除账簿中的空白页，对活页账页进行编号，并按顺序排列。在账簿封面上填写单位名称、账簿名称、年度、账簿页数等内容，并加盖单位公章和会计主管印章。对于订本式账簿，应保持原有顺序，不得随意抽换账页。3.财务会计报告的整理按照月度、季度和年度分别整理，将各类报表、附注和财务情况说明书等依次排列。在财务会计报告封面上填写单位名称、年度、月份、报表种类等内容，并加盖单位公章和单位负责人、会计主管印章。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单应按时间顺序排列，并与相关会计凭证或账簿记录对应整理。纳税申报表应按税种、申报时间顺序整理。会计档案移交清册、保管清册和销毁清册应单独整理成册，详细记录会计档案的相关信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限根据相关税收法律法规规定执行；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册和销毁清册永久保管。（二）保管地点学校应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，确保会计档案的安全保管。保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。（三）保管要求1.建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息，并定期进行核对，确保账实相符。2.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行排列，便于查找和利用。3.对磁性介质保存的会计档案，应定期进行复制，防止数据丢失。同时，应采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保数据的安全性和完整性。4.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。五、会计档案的利用（一）查阅和复制1.学校内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的和查阅内容，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应按照申请表的要求提供会计档案，并在查阅现场进行监督。2.外单位因工作需要查阅学校会计档案，应持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应陪同查阅，并对查阅情况进行记录。外单位如需复制会计档案，应经学校主管领导批准，并在档案管理人员的监督下进行复制。复制的会计档案应加盖学校公章，并注明用途。3.查阅会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。查阅人员如需摘录、引用会计档案内容，应经档案管理人员同意，并在摘录、引用处加盖档案管理部门印章。（二）借阅1.学校内部人员因工作需要借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅期限和借阅用途，经所在部门负责人和会计机构负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。2.外单位借阅学校会计档案，除按照查阅规定办理审批手续外，还应与学校签订保密协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前向学校提出申请，并经学校批准。3.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得擅自将会计档案带出学校。借阅期满后，借阅人员应及时归还会计档案，档案管理人员应对归还的会计档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同会计机构等相关部门组成鉴定小组，对会计档案的保管期限、内容完整性、利用价值等进行全面审查。2.鉴定小组应根据会计档案的实际情况，提出鉴定意见，形成会计档案鉴定意见书。鉴定意见书应包括会计档案的名称、形成时间、保管期限、鉴定依据、鉴定结论等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册。销毁清册应包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由档案管理部门、会计机构负责人和单位负责人签字确认。2.销毁会计档案时，应由档案管理部门、会计机构共同派员监销。监销人员应在销毁前对会计档案进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告单位负责人。3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。七、监督与检查（一）内部监督1.学校应建立健全会计档案管理内部监督制度，明确档案管理部门、会计机构等在会计档案管理工作中的监督职责，定期对会计档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.会计机构应加强对会计凭证、账簿、报表等会计资料的日常审核和监督，确保会计资料的真实、完整、准确。档案管理部门应加强对会计档案整理、保管、利用等环节的监督，确保会计档案管理工作规范有序。（二）外部检查1.教育行政部门应定期对学校会计档案管理工作进行检查，检查内容包括会计档案管理制度的建立健全情况、会计档案的整理保