卫生院项目档案管理制度

PAGE卫生院项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为卫生院的项目建设、运营管理及决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院所有项目档案的管理，包括但不限于新建、改建、扩建项目，设备购置项目，科研项目，合作项目等。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生院项目档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范、有序。2.全程跟踪原则项目档案管理应贯穿项目从立项到结束的全过程，对项目各个环节产生的文件资料进行及时收集、整理、归档。3.真实准确原则项目档案应如实反映项目建设和管理的实际情况，确保档案内容的真实性和准确性。4.便于利用原则档案管理应便于项目相关人员查阅和利用，提高工作效率，同时保障档案信息的安全与保密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善卫生院项目档案管理制度，并组织实施。2.负责项目档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立项目档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案查询和利用效率。4.定期对项目档案进行检查、核对，确保档案的完整、准确和安全。5.负责向有关部门和单位提供项目档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.组织开展项目档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序处理过期或无用的档案。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目文件资料的形成、积累和整理工作，确保项目文件资料的齐全、完整。2.督促项目各参与部门和人员及时将应归档的文件资料移交档案管理部门，并对移交的文件资料进行审核。3.配合档案管理部门做好项目档案的整理、编目等工作，提供必要的业务指导和信息支持。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅项目档案的申请，并对档案的使用情况负责。（三）项目参与部门和人员职责1.负责本部门在项目实施过程中产生文件资料的收集、整理和保管工作，并定期向档案管理部门移交。2.严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成和积累，确保文件资料的质量。3.在项目结束后，及时将本部门保管的项目档案移交档案管理部门，不得擅自留存或销毁。三、档案收集（一）收集范围1.项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.项目设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.项目招投标阶段：招标文件、投标文件、评标报告、合同文件等。4.项目实施阶段：施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备采购合同及清单、工程进度报表、工程变更签证单、会议纪要、来往信函等。5.项目竣工验收阶段：竣工验收报告、竣工决算报告、审计报告、工程质量保修书等。6.项目运营阶段：设备操作规程、维护保养记录、运行数据、效益分析报告等。7.项目相关的科研成果、技术资料、知识产权文件等。（二）收集要求1.项目各参与部门和人员应明确文件资料的收集范围和要求，及时收集、整理本部门产生的文件资料。2.对项目建设过程中形成的电子文件，应按照相关标准进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。3.收集的文件资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全，字迹清晰，载体完好。4.对于重要的文件资料，应同时收集纸质版和电子版，并确保两者内容一致。（三）收集时间1.项目立项后，项目负责人应及时组织相关人员收集项目前期文件资料，并在项目启动后的[X]个工作日内移交档案管理部门。2.项目实施过程中，各部门应按照项目进度，定期（每月/每季度）将本部门产生的文件资料移交档案管理部门。3.项目竣工验收后，项目负责人应在验收结束后的[X]个工作日内，将项目全部档案资料移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，确保档案的安全。（二）分类方法1.按照项目类别进行分类，如新建项目、改建项目、设备购置项目等。2.在每个项目类别下，再按照项目阶段进行细分，如立项阶段文件、设计阶段文件、招投标阶段文件等。3.对于同一阶段的文件，可根据文件性质进一步分类，如文件、合同、报告、记录等。（三）整理步骤1.装订对纸质文件进行整理装订，去除金属物，破损文件应进行修复，幅面过大的文件应折叠整齐。2.编页对装订后的文件进行编页，标注页码应准确、清晰，便于查阅和统计。3.编目按照分类方法，对文件进行编号、著录，编制目录。目录应包括序号、文号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。4.装盒将整理好的文件装入档案盒，并在档案盒封面和脊背标注项目名称、类别、年度、保管期限、起止件号等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。3.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、竣工决算报告、审计报告等重要文件。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括项目设计文件、招投标文件、合同文件、工程质量检验报告等。4.短期保管的档案期限为[X]年，主要包括项目施工过程中的一般性文件、工程进度报表、来往信函等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.严格执行档案借阅制度，确保档案在借阅过程中的安全，防止档案丢失、损坏或泄密。六、档案利用（一）利用方式1.查阅项目相关人员因工作需要可到档案管理部门查阅项目档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.借阅因特殊情况需要借阅项目档案的，应填写借阅申请表，经项目负责人或档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（二）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。2.需要摘录、引用档案内容的，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期或失去保存价值的项目档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和卫生院项目档案管理的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定档案时，应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。3.对仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案管理部门