档案制度规定与实施细则

PAGE档案制度规定与实施细则一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度规定与实施细则。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司/组织在各个方面形成的档案，确保档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识。（二）各部门档案管理人员职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并配合档案管理部门做好档案的移交和利用等工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类整理，编制目录清单。3.妥善保管本部门档案，防止档案丢失、损坏。4.及时向档案管理部门移交应归档的档案，并协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事档案，印章管理档案等。2.财务审计类：包括财务预算、决算文件，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务文件等。3.业务经营类：包括市场营销文件，合同协议，项目策划、实施、验收文件，客户资料等。4.技术研发类：包括研发项目立项、研究、成果文件，技术标准、规范，专利、商标、著作权等知识产权文件。5.基本建设类：包括工程建设项目立项、设计、施工、竣工验收文件，工程图纸等。6.党群工作类：包括党组织建设文件，工会工作文件，共青团工作文件等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用层次分类编码法，具体规则如下：1.一级代码：用大写字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表财务审计类等。2.二级代码：用两位数字表示该类别下的二级分类，如“A01”表示公司设立文件，“A02”表示股东会会议文件等。3.三级代码：用三位数字表示该二级分类下的具体档案顺序号，如“A01001”表示公司设立时的第一份文件。四、档案的收集与整理（一）收集范围及要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署齐全，格式规范。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（二）整理方法1.归档文件应按照分类方案进行分类，同一类别的文件应按照形成时间顺序排列。2.每份文件应进行编号，并在首页上端空白处加盖归档章，归档章应注明全宗号、年度、保管期限、件号等项目。3.对归档文件进行编目，编目内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。4.按照编目顺序将归档文件装订成册，采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，装具应坚固耐用，便于分类存放和查找。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查频次。检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。六）档案的利用（一）查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅公司/组织档案的，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司/组织主管领导签字批准后，方可查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续，并按照规定期限归还。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。（二）档案复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，由档案管理部门指定专人负责复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和公司/组织档案管理制度，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细登记档案的名称、文号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司/组织主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。监销人员应在销毁现场对销毁档案进行清点、核对，确保销毁档案与《档案销毁清册》一致，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时收集本部门形成的电子文件，并按照档案管理要求进行整理和存储。电子文件应采用通用格式进行存储，确保其可读性和可利用性。2.电子文件的整理应参照纸质档案的整理方法，按照分类方案进行分类，建立相应的电子目录，注明文件的题名、日期、责任者等信息。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。2.电子档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件，确保电子档案的安全。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可读性。如发现电子档案损坏或丢失，应及时采取措施进行恢复或补充。（三）电子档案的利用1.电子档案的查阅、借阅应按照纸质档案的利用规定执行，利用者应通过档案管理部门提供的电子档案查阅系统进行