档案馆开放接待管理制度

PAGE档案馆开放接待管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的开放接待管理工作，充分发挥档案馆的服务功能，保障档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆面向内部员工、外部单位及个人的开放接待工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保开放接待工作合法合规。2.安全保密原则：在提供档案利用服务的同时，切实保障档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.服务至上原则：以满足利用者需求为出发点，提供优质、高效、便捷的服务，提高档案利用效率。二、开放接待范围（一）可供开放的档案类别1.本公司/组织形成的已过保密期限、且不属于国家法律法规规定的永久保密档案的各类档案资料，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。2.经鉴定可以向社会开放的历史档案资料，有助于公众了解本公司/组织发展历程及相关历史事件的档案。（二）限制利用的档案范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，在保密期限内按照相关规定限制利用。2.正在进行重要项目研究、涉及敏感业务且可能对公司/组织利益造成重大影响的档案，在特定时间段内限制利用。3.法律法规明确规定限制公开的其他档案。三、接待流程（一）预约登记1.利用者需提前[X]个工作日通过电话、邮件或现场预约等方式向档案馆提出利用申请。预约信息应包括利用者姓名、单位、联系方式、利用目的、所需档案内容及预计利用时间等。2.档案馆工作人员收到预约申请后，应及时进行登记，并在[X]个工作日内回复预约者，确认预约是否成功。（二）身份验证1.利用者在预约时间到达档案馆后，首先需向工作人员出示有效身份证件或单位介绍信等身份证明材料。2.工作人员核对身份信息无误后，为利用者发放档案利用临时凭证，并引导利用者进入指定接待区域。（三）查阅利用1.利用者在工作人员的协助下，按照预约的档案内容及范围进行查阅利用。查阅过程中，利用者应遵守档案馆的各项规章制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复印、拍照、摘录档案内容，利用者应提前向工作人员提出申请，经批准后方可按照规定的方式和数量进行操作。涉及商业秘密、个人隐私等敏感档案的复印、拍照、摘录，需严格按照保密规定执行。（四）归还档案1.利用结束后，利用者应及时将所查阅利用的档案资料归还给工作人员。工作人员核对档案数量、完整性及有无损坏等情况后，收回档案利用临时凭证。2.对于在查阅利用过程中发现档案有损坏或丢失情况的，利用者应立即向工作人员报告，并按照相关规定承担相应责任。四、接待时间与地点（一）接待时间每周[具体工作日]，上午[X]时[X]时，下午[X]时[X]时。国家法定节假日及特殊情况除外，如有调整将提前在公司/组织内部公告。（二）接待地点本公司/组织档案馆[具体楼层及房间号]。五、利用者行为规范（一）遵守秩序利用者在档案馆内应保持安静，不得大声喧哗、追逐打闹，维护良好的查阅利用环境。（二）爱护设施爱护档案馆内的办公设备、档案装具等设施设备，不得随意损坏或挪用。如因故意或过失造成损坏的，应照价赔偿。（三）文明查阅查阅档案时应使用文明用语，不得在档案馆内吸烟、饮食、随地吐痰等。（四）遵守保密规定利用者对在查阅利用过程中知悉的国家机密、商业秘密、个人隐私等档案信息负有保密义务，不得擅自泄露给任何第三方。六、工作人员职责（一）接待引导1.热情接待利用者，解答利用者的咨询，引导利用者办理预约登记、身份验证等手续。2.根据利用者需求，迅速、准确地提供所需档案资料，并协助利用者进行查阅利用。（二）档案管理1.负责档案的整理、上架、下架等日常管理工作，确保档案存放有序，便于查找利用。2.定期对档案进行清点、核对，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。（三）安全保密1.严格遵守档案安全保密制度，对利用过程进行全程监督，防止档案信息泄露、丢失等安全事故发生。2.对涉及保密档案的利用进行严格审批和监控，确保利用符合保密规定。（四）服务质量提升1.收集利用者的意见和建议，及时反馈给相关部门，不断改进开放接待工作流程和服务质量。2.积极参加档案业务培训，提高自身业务水平和服务能力。七、安全与保密管理（一）安全防护1.档案馆应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，并确保其正常运行。2.定期对档案馆的安全设施进行检查和维护，及时排除安全隐患。（二）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感档案，应实行专人专管，设置专门的保密区域存放。2.工作人员在接触和处理敏感档案时，应严格遵守保密操作规程，不得私自复制、传播或泄露档案内容。3.在档案利用过程中，对涉及敏感信息的查阅、复印、拍照等操作进行严格登记和审批，确保利用行为可控。（三）应急处置1.制定档案安全保密应急预案，明确在发生火灾、水灾、信息泄露等突发事件时的应急处置措施和责任分工。2.定期组织应急演练，提高工作人员的应急处置能力，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对，最大限度减少损失。八、监督与考核（一）内部监督1.档案馆负责人应定期对开放接待工作进行检查，监督工作人员执行制度情况，发现问题及时督促整改。2.设立意见箱或通过其他渠道收集利用者的反馈意见，对工作人员的服务质量进行监督。（二）考核机制1.建立工作人员开放接待工作考核制度，考核内容包括服务态度、业务能力、工作效率、安全保密等方面。2.考核结果与工作人员的绩效奖金、晋升等挂钩，激励工作人员不断提高工作质量和