困难教职工档案管理制度

PAGE困难教职工档案管理制度一、总则（一）目的为了加强对困难教职工的关怀与管理，规范困难教职工档案的建立、保管和使用，确保困难教职工信息的真实性、完整性和保密性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有认定为困难教职工的人员档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映困难教职工的实际情况。2.完整性原则：全面收集困难教职工的相关信息，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护困难教职工的隐私，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据困难教职工情况的变化，及时更新档案内容。二、困难教职工认定标准（一）经济困难1.家庭人均收入低于当地最低生活保障标准一定比例（如120%），且家庭财产状况符合相关规定。2.因家庭成员重大疾病、残疾、意外事故等原因导致家庭经济负担过重，影响基本生活。（二）特殊困难1.教职工本人或直系亲属患有重大疾病，需要长期高额治疗费用，家庭难以承受。2.遭遇自然灾害、突发事件等不可抗力因素，造成家庭财产严重损失，生活陷入困境。3.因其他特殊原因，经公司/组织认定确实存在困难的情况。三、档案内容（一）基本信息1.姓名、性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌。2.所在部门、职务、入职时间。（二）困难情况说明1.困难类型（经济困难、特殊困难等）及详细描述。2.导致困难的原因，如疾病诊断证明、事故相关材料等。（三）家庭情况1.家庭成员构成，包括姓名、关系、年龄、职业等。2.家庭收入情况，如工资、奖金、补贴等收入来源及金额。3.家庭财产状况，如房产、车辆、存款等。（四）帮扶记录1.公司/组织历次给予的帮扶措施及时间。2.帮扶效果评估。（五）其他相关材料1.困难教职工申请帮扶时提交的相关证明材料。2.社会救助、慈善捐赠等相关记录。四、档案建立与收集（一）申请1.困难教职工本人或其所在部门向公司/组织的困难教职工帮扶管理部门提出困难教职工认定申请。2.申请时需填写《困难教职工认定申请表》，并提交相关证明材料。（二）审核1.帮扶管理部门收到申请后，对提交的材料进行初步审核。2.组织相关人员进行实地走访或调查核实，确保困难情况属实。3.根据审核和调查结果，提出认定意见，报公司/组织领导审批。（三）建档1.经审批通过的困难教职工，由帮扶管理部门负责建立个人档案。2.档案内容按照本制度第三条的要求进行整理和录入，确保信息准确无误。3.档案建立后，应及时将档案编号、存放位置等信息进行登记。五、档案保管（一）保管部门困难教职工档案由公司/组织的帮扶管理部门指定专人负责保管。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案应分类存放于专用档案柜中，确保存放有序、便于查找。2.电子档案应进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备上，同时建立相应的索引和目录，方便查询和管理。（三）保管期限困难教职工档案应长期保管，直至其困难情况解除或不再属于公司/组织帮扶范围后，仍需保留一定期限（如5年），以备后续查阅和审计。（四）档案安全1.保管人员应严格遵守档案管理规定，确保档案的安全与完整。不得擅自涂改、销毁档案内容。2.档案存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，定期进行检查和维护。3.电子档案应设置严格的访问权限，防止信息泄露和非法篡改。六、档案查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部相关管理人员因工作需要，经帮扶管理部门负责人批准，可以查阅困难教职工档案。2.涉及困难教职工隐私的信息，未经本人同意，不得随意查阅和传播。（二）查阅程序1.查阅人员需填写《困难教职工档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.经批准后，由保管人员陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。（三）档案使用1.公司/组织在制定帮扶政策、实施帮扶措施等工作中，可以依据困难教职工档案信息进行综合评估和决策。但不得将档案信息用于与帮扶工作无关的其他目的。2.如需对外提供困难教职工档案信息，必须经过严格的审批程序，并确保信息使用符合法律法规和公司/组织的规定。七、档案更新与维护（一）定期更新1.帮扶管理部门应定期（如每年）对困难教职工档案进行更新，核实其困难情况是否发生变化。2.困难教职工本人应主动向帮扶管理部门报告家庭情况、收入状况等信息的变动情况，并提交相关证明材料。（二）动态调整1.根据困难教职工情况的变化，及时调整帮扶措施和档案内容。如困难情况缓解或解除，应及时停止相应的帮扶，并在档案中注明。2.对于新出现困难情况的教职工，按照本制度规定的认定程序，及时纳入困难教职工档案管理。（三）档案维护1.定期对档案进行整理和装订，确保档案的整洁和完好。2.对电子档案进行维护，及时更新数据，保证信息的准确性和时效性。八、档案销毁（一）销毁条件1.困难教职工困难情况已经完全解除，且档案保管期限已满。2.经公司/组织领导批准，需要销毁的其他档案。（二）销毁程序1.由帮扶管理部门提出档案销毁申请，填写《困难教职工档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、数量等信息。2.经公司/组织领导审批同意后，安排专人进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁人员、销毁方式等。3.纸质档案应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；电子档案应进行彻底删除，并确保存储介质无法恢复数据。九、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对困难教职工档案管理情况进行审计和检查，确保档案管理工作符合本制度规定。2.帮扶管理部门应定期对档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自更改、销毁档案内容，泄露档案信息等行为，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告