矸石山灾害治理档案制度

PAGE矸石山灾害治理档案制度一、总则（一）目的为加强矸石山灾害治理档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为矸石山灾害治理工作提供科学依据和有效支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司（组织名称）矸石山灾害治理项目的档案管理工作，包括灾害调查、监测预警、治理工程设计、施工、验收等全过程产生的各类文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映矸石山灾害治理工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理灾害治理过程中形成的各种文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据可靠，逻辑清晰。4.规范性原则：档案管理应符合国家相关法律法规和行业标准要求，遵循统一的格式、分类和编号规则。5.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善矸石山灾害治理档案管理制度，并监督执行。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对档案管理人员进行培训和业务指导，提高档案管理水平。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。5.负责档案信息化建设，推动档案管理的数字化、网络化。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案资料的收集、整理和归档工作，确保项目档案资料的齐全、完整。2.对项目档案资料的真实性、准确性和规范性负责，及时审核并签署意见。3.配合档案管理部门做好项目档案的验收工作，提供必要的资料和说明。（三）档案管理人员职责1.按照档案管理制度的要求，认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常工作。2.负责档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。3.积极开展档案的利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。4.协助项目负责人做好项目档案的整理和归档工作，对档案资料进行初步审核。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案分类与编号（一）档案分类矸石山灾害治理档案分为以下几类：1.综合管理类：包括上级文件、公司规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.灾害调查类：如矸石山现状调查、地质勘察报告、灾害评估报告等。3.监测预警类：监测数据记录、预警信息发布记录、监测设备维护记录等。4.治理工程设计类：设计方案、图纸、计算书、设计变更文件等。5.治理工程施工类：施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、材料设备资料等。6.治理工程验收类：验收申请、验收报告、验收记录、整改资料等。7.安全管理类：安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告与处理资料等。8.科研与技术资料类：科研项目成果、技术创新资料、技术交流文件等。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年份：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类设置，用两位大写字母表示，如“ZH”表示综合管理类，“DC”表示灾害调查类等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，从“I001”开始。例如：2023年综合管理类的第一份档案编号为“2023ZH0001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和项目负责人应及时将矸石山灾害治理过程中产生的文件资料收集齐全，确保无遗漏。2.收集的档案资料应原件齐全，如有特殊情况无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.对电子文件应确保其原始性和完整性，及时进行备份存储。（二）整理流程1.档案管理人员对收集到的文件资料进行初步审核，检查文件的完整性、准确性和规范性。2.按照档案分类标准，对文件资料进行分类。3.对每份文件进行编号，并编制文件目录。4.对文件进行装订，确保整齐、牢固，并在首页加盖档案章。5.将整理好的档案资料装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案归档与保管（一）归档期限1.综合管理类档案应在文件形成后一个月内归档。2.灾害调查类、监测预警类、治理工程设计类、施工类、验收类等项目档案应在项目结束后三个月内归档。3.安全管理类、科研与技术资料类档案应定期归档，一般每半年归档一次。（二）保管方式与地点1.档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式保管。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份介质应异地存放，确保数据安全。3.档案库房应设置明显的标识，便于查找和管理。（三）保管期限根据档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：如上级重要文件、公司规章制度、灾害评估报告、治理工程验收报告等，应长期保存，不得销毁。2.长期保管的档案：如灾害调查记录、监测数据、治理工程设计图纸等，保管期限为30年。3.短期保管的档案：如一般性的会议纪要、工作计划与总结等，保管期限为10年。六、档案利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅矸石山灾害治理档案。涉及对外提供档案资料的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，如符合借阅规定，予以批准，并办理借阅登记手续。4.借阅人凭借阅证到档案库房借阅档案，档案管理人员应在现场监督借阅人查阅档案，确保档案安全。5.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅要求1.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行复印。复印后的档案资料应与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。3.查阅档案后，应及时将档案归还档案库房，并办理归还登记手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的内容是否已失去利用价值。3.档案的完整性和准确性。（三）销毁流程1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.鉴定报告经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案销毁的凭证。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立矸石山灾害治理档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的结果进行数据录入，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对电子档案数据进行维护，更新档案信息，保证数据的准确性和完整性。（三）系统功能与应用1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析、鉴定销毁等功能，方便用户使用。2.利用系统实现档案的远程查阅和共享，提高档案的利用效率。九、监督与检查（一）监督机制公司建立档案管理监督机制，定期对矸石山灾害治理档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化建设情况。（三）问题整改对