合同档案管理制度及流程

PAGE合同档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护公司合法权益，提高公司管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中签订的各类合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司统一归口管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保合同档案管理工作合法合规。3.全程管理原则：对合同从签订前的谈判、起草，到签订、履行、变更、终止等全过程的档案资料进行管理。4.保密原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案严格保密，防止信息泄露。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司合同档案管理制度及流程，并组织实施。2.指导、监督各部门合同档案管理工作，对各部门合同档案管理情况进行定期检查和考核。3.负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，建立合同档案数据库，实现合同档案的信息化管理。4.负责对合同档案的密级进行确定和调整，对涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案采取保密措施。5.负责组织合同档案管理人员的培训，提高其业务水平和综合素质。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和移交工作。2.在合同签订前，对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查，并将调查结果及时反馈给档案管理部门。3.在合同履行过程中，及时收集、整理与合同有关的各种文件、资料，包括合同文本、补充协议、往来信函、会议纪要、验收报告、结算凭证等，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。4.负责对本部门合同档案的真实性、完整性和准确性负责，不得擅自销毁、涂改、伪造合同档案。（三）合同审批部门职责1.负责对合同进行审批，重点审查合同的合法性、合规性、合理性和可行性，并提出审批意见。2.在合同审批过程中，对合同涉及的法律问题进行审查，必要时可咨询公司法律顾问或外聘律师的意见。3.将合同审批过程中形成的文件、资料及时移交档案管理部门归档。（四）公司法律顾问职责1.参与公司重大合同的起草、谈判、审查等工作，提供法律意见和建议，确保合同的合法性和有效性。2.对合同履行过程中出现的法律问题进行分析和研究，提出解决方案，维护公司合法权益。3.协助档案管理部门对合同档案进行法律审查，确保合同档案符合法律法规的要求。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.合同签订前的相关文件：如合同对方的主体资格证明、资信状况调查资料、授权委托书、谈判记录、会议纪要等。3.合同履行过程中的相关文件：如发货单、收货单、验收报告、结算凭证、往来信函、催款函、纠纷处理文件等。4.合同终止后的相关文件：如终止协议、清算报告、债权债务处理文件等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关文件移交档案管理部门。2.合同履行过程中形成的文件、资料，应在文件形成后[X]个工作日内移交档案管理部门。3.合同终止后，合同承办部门应在合同终止后[X]个工作日内，将合同终止后的相关文件移交档案管理部门。4.移交的合同档案应完整、齐全、真实、有效，不得遗漏、篡改、伪造。（三）整理原则1.遵循合同档案的形成规律和特点，保持合同档案之间的有机联系。2.按照合同的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于查找和利用。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理部门的要求进行存储和备份。（四）整理方法1.分类：按照合同的类别，将合同档案分为买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等类别。2.编号：对每一份合同档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号格式为：年份+合同类别代码+流水号，如：2023MH001，表示2023年的买卖合同第1号。3.装订：将合同文本及相关文件按照顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。4.编目：编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同对方名称、合同金额、合同期限、保管期限、密级等内容。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应在收到合同承办部门移交的合同档案后，及时进行审核，审核无误后进行归档。2.归档的合同档案应按照分类、编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明合同类别、年份、保管期限等信息。3.建立合同档案台账，详细记录合同档案的编号、名称、签订日期、合同对方名称、合同金额、合同期限、保管期限、密级、归档日期等信息，便于查询和管理。（二）保管期限合同档案的保管期限根据合同的重要程度、性质和实际需要确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的合同档案：涉及公司重大权益、重要资产、核心业务等方面的合同档案以及具有重要历史价值和法律意义的合同档案，如公司的重大投资合同、并购合同、长期租赁合同、知识产权合同等。2.长期保管的合同档案：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括公司的一般业务合同、重要客户的合同等。3.短期保管的合同档案：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括公司的日常业务合同、临时性合同等。（三）保管方式1.纸质档案：采用专柜存放，确保档案的安全、整洁、防潮、防虫、防火等。2.电子档案：采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，备份应异地存放，确保数据的安全性和完整性。3.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。（四）档案保管期限的变更与销毁1.合同档案保管期限届满后，档案管理部门应会同合同承办部门、合同审批部门等相关部门对档案进行鉴定，根据鉴定结果确定档案的存毁。2.对确无保存价值的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，经公司领导批准后进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.对保管期限需要变更的合同档案，应填写《合同档案保管期限变更申请表》，经公司领导批准后进行变更，并在合同档案台账和档案目录上注明变更后的保管期限。五、合同档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则：合同档案的利用应符合国家法律法规及公司相关规定，不得损害公司利益和他人合法权益。2.审批原则：利用合同档案应填写《合同档案利用申请表》，经相关部门负责人审批后，方可查阅、借阅或复制。3.保密原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案利用申请表》，注明查阅的合同档案编号、名称、查阅目的等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅时应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出档案管理部门。2.借阅：因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案利用申请表》，注明借阅的合同档案编号、名称、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人应妥善保管合同档案，不得转借、涂改、伪造、丢失合同档案。3.复制：因工作需要复制合同档案的，应填写《合同档案利用申请表》，注明复制的合同档案编号、名称、复制内容等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可复制。复制的合同档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用记录档案管理部门应对合同档案的利用情况进行记录，记录内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用方式、利用合同档案编号、名称、查阅或借阅期限、复制内容等信息。利用记录应保存[X]年，以备查阅。六、合同档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立合同档案管理信息系统，实现合同档案的电子化管理，提高合同档案管理的效率和水平，方便合同档案的查询、借阅、统计分析等工作。（二）信息化管理内容1.合同档案录入：将合同档案的纸质内容录入合同档案管理信息系统，建立合同档案数据库。录入的内容应与纸质档案一致，并确保数据的准确性和完整性。2.合同档案检索：在合同档案管理信息系统中建立检索功能，方便用户按照合同编号、名称、签订日期、合同对方名称、合同金额、合同期限、保管期限、密级等条件进行检索。3.合同档案借阅管理：在合同档案管理信息系统中实现合同档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高合同档案借阅管理的效率和透明度。4.合同档案统计分析：利用合同档案管理信息系统对合同档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）信息化安全管理1.建立合同档案管理信息系统的安全管理制度，明确系统管理员、数据录入员、用户等人员的职责和权限，确保系统的安全运行。2.采取数据备份、数据加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止合同档案数据的丢失、泄露和被篡改。3.定期对合同档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门合同档案管理情况进行监督检查，检查内容包括合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.对监督检查中发现的问题，应及时向相关部门发出整改通知，要求其限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立合同档案管理考核评价制度，对各部门合同档