房地产营销档案管理制度

PAGE房地产营销档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司房地产营销档案管理，确保营销档案的完整性、准确性和安全性，提高营销工作效率，为公司决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司房地产营销部门及相关人员在营销活动中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一原则：营销档案由公司指定的部门或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映营销活动的实际情况，数据准确无误。3.分类管理原则：按照营销档案的类别、性质进行分类管理，便于查找和利用。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）营销部门职责1.负责本部门营销档案的收集、整理、立卷、归档工作。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交公司档案管理部门。3.负责对本部门档案的日常查阅和使用，并做好记录。4.配合公司档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善公司房地产营销档案管理制度。2.指导营销部门做好档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理营销档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。4.负责档案的保管、查阅、借阅、统计等工作，确保档案的安全和有效利用。5.定期对营销档案进行鉴定，提出档案销毁意见，报公司领导批准后组织实施。三、档案收集与整理（一）收集范围1.市场调研资料：包括市场调研报告、竞争对手分析报告、客户需求调查等。2.营销策划资料：营销策划方案、推广计划、活动方案等。3.销售资料：销售合同、认购协议、客户信息登记表、销售报表等。4.广告宣传资料：广告策划书、宣传海报、宣传单页、媒体投放记录等。5.客户关系管理资料：客户投诉记录、客户回访记录、客户满意度调查等。6.营销活动资料：活动照片、视频、活动总结报告等。7.其他与营销相关的资料。（二）收集要求1.营销人员应及时将各自工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案的类别和形成时间顺序进行分类。2.对每份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。四、档案归档与保管（一）归档要求1.营销部门应定期将整理好的档案移交公司档案管理部门进行归档。2.归档时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应按照档案分类标准对移交的档案进行再次整理和核对，确保归档质量。（二）保管期限1.营销档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值和法律意义的文件，如销售合同、土地出让合同等。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，主要包括营销策划方案、市场调研报告等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，主要包括广告宣传资料、客户信息登记表等。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。3.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅营销档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求提供档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门负责人批准。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅营销档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）保密要求1.查阅和借阅档案人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。2.档案管理部门应对档案查阅和借阅情况进行记录，发现违规行为及时报告公司领导，并采取相应措施。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、营销部门负责人及相关业务人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、形式、来源等因素，确定档案的保管期限和价值。2.对已到保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有现实利用价值，如无价值则可提出销毁意见。3.对于涉及公司商业秘密、法律纠纷等重要档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出档案销毁意见后，报公司领导批准。2.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的编号、名称数量等信息。3.档案销毁清单应经档案管理部门负责人、营销部门负责人及监销人员签字确认。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，并确保档案信息彻底销毁。5.档案销毁过程中，应由监销人员现场监督，确保销毁工作的合规性。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立房地产营销档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，降低管理成本。（二）信息录入与维护1.档案管理部门应及时将纸质档案录入档案信息管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.对档案信息管理系统中的数据应定期进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）信息安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访