发票及档案管理制度范本

PAGE发票及档案管理制度范本一、总则1.目的本制度旨在规范公司发票及档案管理工作，确保发票开具、使用、保管以及档案整理、归档、保管、查阅等环节的合规性、准确性和完整性，有效防范税务风险，维护公司合法权益，为公司财务管理和运营决策提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中涉及的发票开具、取得、使用、保管以及相关档案资料的管理。3.依据本制度依据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规以及国家档案管理的有关规定制定。二、发票管理（一）发票的领购1.领购流程公司指定专人负责发票领购工作。领购人员应根据公司业务需求，提前向当地税务机关提交发票领购申请，填写相关申请表，并提供税务机关要求的证明材料。税务机关审核通过后，领购人员凭税务机关核发的发票领购簿和领购人员身份证明，按照规定的领购方式和数量领购发票。2.领购记录领购人员应详细记录每次发票领购的日期、种类、数量、起止号码等信息，并及时将领购的发票交接给发票保管人员。交接时双方应签字确认，确保发票数量和号码的准确性。（二）发票的开具1.开具原则发票开具必须按照真实交易内容如实开具，不得虚开发票。开具的发票应项目齐全，与实际交易相符，包括但不限于发票抬头（购货方名称、纳税人识别号等）、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.开具流程业务部门在发生销售业务并确认收入时，应及时通知财务部门开具发票。财务部门根据业务部门提供的开票信息，核对无误后开具发票。开票人员应认真核对开票信息，确保发票内容准确无误。开具发票后，应将发票联交给购货方，记账联作为记账凭证附件，存根联或抵扣联按照规定进行保管。3.特殊情况处理如发生销货退回、销售折让等情况，需要开具红字发票的，应按照税务机关的规定办理相关手续。由购货方出具红字发票申请单，经税务机关审核后，销售方凭税务机关出具的通知单开具红字发票。对于增值税专用发票，如购货方取得发票后发现开票有误等情况，销售方应在规定的认证期限内（自发票开具之日起180天内），按照上述红字发票开具规定办理。（三）发票的取得1.取得要求：公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得的发票应符合以下要求：发票应是由税务机关统一印制、发放和管理的合法有效凭证，发票上应加盖销售方发票专用章。发票内容应真实、完整，与实际交易相符，不得取得不符合规定的发票，如发票内容虚假、未加盖发票专用章等。2.审核要点：财务部门在收到发票后，应进行严格审核，审核内容包括但不限于：发票的真实性，通过税务机关官方网站等渠道查询发票的真伪。发票的合法性，检查发票是否为有效发票，是否在规定的使用期限内。发票内容的完整性和准确性，核对发票抬头、商品或服务名称、数量、金额、税率、税额及发票专用章等信息是否齐全、正确。发票与业务的关联性，确保发票所对应的业务真实发生且与公司经营活动相关。（四）发票的使用1.使用范围：公司发票仅限于在公司正常经营业务范围内使用，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大专用发票使用范围。2.使用登记：建立发票使用登记制度，详细记录发票的使用情况，包括发票号码、开具日期、购货方名称、金额、用途等。发票使用登记台账应妥善保管，以备税务机关检查。（五）发票的保管1.保管责任：公司设立专门的发票保管场所或设备，指定专人负责发票保管工作。发票保管人员应确保发票的安全存放，防止发票丢失、损毁、被盗等情况发生。2.保管方式发票应按照种类、号码顺序存放，便于查找和核对。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应保存5年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。增值税专用发票抵扣联应单独装订成册，与相关记账凭证等资料一并妥善保管，以备税务机关检查。电子发票应按照税务机关要求进行存储和管理，确保电子发票数据的完整性和可追溯性。3.安全措施：发票保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保发票存放环境安全可靠。同时，应定期对发票保管情况进行检查，发现问题及时处理。（六）发票的缴销1.缴销情形：发生下列情形之一的，应及时办理发票缴销手续：发票领购后未使用的空白发票，因发票改版、换版、次版等原因停止使用的。发票保管期满需要销毁的。发票丢失、被盗等需要缴销的。2.缴销流程：发票缴销人员应填写发票缴销申请表，注明缴销发票的种类、号码、数量等信息，并提交税务机关审核。经税务机关审核批准后，按照规定的程序进行发票缴销操作。缴销完成后，应将缴销情况记录在发票管理台账中。三、档案管理（一）档案范围本制度所指档案包括与发票管理相关的各类文件、凭证、报表、记录等资料，具体如下：1.发票领购申请表、发票领购簿、发票领购记录。2.发票开具存根联、记账联、发票登记簿。3.发票取得的原始凭证、发票审核记录。4.发票使用登记台账。5.发票保管场所的安全检查记录。6.发票缴销申请表、缴销记录。7.其他与发票管理有关的文件、记录。（二）档案整理1.分类原则：档案管理人员应按照发票管理的流程和类别，对档案资料进行分类整理。分类应遵循便于查找、保管和利用的原则，确保档案资料的系统性和完整性。2.整理方法按照年度、月份、发票种类等顺序，对发票开具存根联、记账联等进行分类装订。每本装订的发票应附上封面，注明年度、月份、发票种类、起止号码、数量等信息。对于发票领购申请表、发票领购簿、发票领购记录等资料，应按照时间顺序进行整理，每年度装订成册，并在封面上注明年度、资料名称及数量。对发票取得的原始凭证、发票审核记录等，应按照业务发生时间和发票号码顺序进行整理，与相关记账凭证等资料一并归档。（三）档案归档1.归档流程档案整理完成后，档案管理人员应及时将档案资料移交至档案保管部门进行归档。归档时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，交接双方签字确认。档案保管部门应按照档案类别和保管期限，将档案资料存放在指定的档案柜或存储设备中，并建立档案索引目录，便于快速查找和调阅档案。2.保管期限发票领购申请表、发票领购簿、发票领购记录等档案资料保管期限为10年。发票开具存根联、记账联、发票登记簿、发票使用登记台账、发票保管场所的安全检查记录、发票缴销申请表及缴销记录等档案资料保管期限为5年。其他与发票管理有关的文件、记录，按照国家档案管理规定确定保管期限。（四）档案保管1.保管要求档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全存放。档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理，并定期对档案进行检查和盘点，确保档案资料的完整性和准确性。2.存储方式纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和保管期限进行排列。对于重要的纸质档案，可考虑进行备份存储，如采用缩微胶片、电子文档等形式。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立电子档案索引目录，便于快速检索和查阅。同时，应确保电子档案的存储环境安全可靠，防止数据丢失、损坏或泄露。（五）档案查阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅发票及档案资料的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批。涉及税务检查、审计等外部机构需要查阅公司发票及档案资料的，应按照国家法律法规和相关规定办理查阅手续。外部机构查阅档案时，公司应安排专人陪同，并对查阅过程进行监督。2.查阅流程档案管理人员根据审批通过的查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并在档案查阅登记簿上记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所或进行涂改、损毁、转借等行为。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并在查阅登记簿上签字确认。（六）档案借阅1.借阅申请：公司内部人员因工作需要借阅发票及档案资料的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅资料清单等内容，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.借阅期限：档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料。归还时，档案管理人员应对档案资料进行检查，确保档案资料完整无损。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（七）档案销毁1.销毁条件：档案资料保管期满，且经税务机关等相关部门确认无需继续保存的，可以按照规定进行销毁。2.销毁流程档案管理部门应定期对保管期满的档案进行清理，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并报公司领导审批。经公司领导批准后，档案管理部门应会同财务部门、审计部门等相关人员，按照规定的程序对档案资料进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、参与人员等信息，并由参与销毁人员签字确认。销毁完成后，档案管理部门应将档案销毁清单归档保存，以备查考。四、监督与检查1.公司内部审计部门应定期对发票及档案管理工作进行审计检查，重点检查发票开具、取得、使用、保管以及档案整理、归档、保管、查阅等环节的合规性和准确性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门应加强对发票及档案管理工作的日常监督，定期对发票使用情况、档案保管情