网格员档案管理工作制度

PAGE网格员档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强网格员档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有网格员档案的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则网格员档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映网格员的工作情况和业务活动，数据准确无误，材料完整齐全。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，严格遵守保密规定。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率，满足工作需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善网格员档案管理制度，并组织实施。2.集中管理网格员档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对档案进行分类、整理、编目、装订等日常管理工作，保证档案质量。4.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。5.按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅、归还等手续。6.定期对档案进行鉴定和统计，对过期或无保存价值的档案提出销毁意见。7.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）网格员职责1.负责及时收集、整理和归档本人在工作中形成的各类文件材料，确保材料的真实、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案材料移交至档案管理部门。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案材料。4.在工作中需要查阅本人档案时，应按照规定办理查阅手续。（三）其他部门职责1.各部门应协助档案管理部门做好本部门网格员档案的收集、整理和移交工作。2.在工作中如需查阅网格员档案，应按照规定办理查阅手续，并在档案管理部门指定的地点查阅。三、档案的收集与整理（一）收集范围网格员档案应收集以下各类文件材料：1.网格员基本信息材料，包括个人简历、身份证明、学历证书、资格证书等。2.工作任务分配与执行记录，如工作任务清单、工作台账、工作报表等。3.巡查走访记录，包括巡查日志、走访对象信息、问题反馈及处理情况等。4.事件处理记录，如突发事件报告、处理过程及结果、相关照片和视频等。5.社区居民服务记录，包括服务对象信息、服务内容及效果评估等。6.培训学习材料，如参加培训的通知、培训记录、学习心得等。7.考核评价材料，包括绩效考核表、工作评价意见、奖励与处罚记录等。8.其他与网格员工作相关的文件材料。（二）收集要求1.网格员应在工作完成后及时收集相关文件材料，确保材料的及时性和完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对于重要文件材料，应收集原件或复印件，并确保复印件与原件一致。（三）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，将网格员档案分为综合类、工作类、培训类、考核类等类别。2.编号为每一份档案材料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照年份、类别、顺序号等进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用档案。4.装订对于纸张较多的档案材料，应进行装订，确保材料的整齐和牢固。装订时应注意保持材料的原有顺序，不得随意颠倒或丢失。四、档案的归档与保管(一)归档要求1.网格员应定期将整理好的档案材料移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应及时对移交的档案材料进行审核，对不符合要求的材料应退回网格员重新整理。3.审核通过的档案材料应按照分类和编号顺序进行归档，放入专门的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号。(二)保管期限1.网格员档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括网格员的基本信息、重要工作成果、重大事件处理记录等。3.长期保管的档案期限一般为10年至30年，主要包括工作任务执行记录、培训学习材料、考核评价材料等。4.短期保管的档案期限一般为1年至5年，主要包括一般性的工作报表、巡查走访记录等。(三)保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应采取备份存储等措施，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅(一)查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅网格员档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人员应爱护档案材料，不得在档案上涂改划押、抽取撤换，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。(二)借阅规定1.因特殊原因需要借阅网格员档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。(三)查阅与借阅登记档案管理部门应建立查阅与借阅登记台账，详细记录查阅与借阅人员的姓名、部门、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、归还时间等信息，确保查阅与借阅工作的规范有序。六、档案的鉴定与销毁(一)鉴定工作1.档案管理部门应定期对网格员档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否有继续保存的价值。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关业务人员和档案管理人员参加，组成鉴定小组进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值等，提出鉴定意见。(二)销毁程序1.对于经过鉴定确定无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人和公司/组织主管领导签字批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁过程的安全和彻底。3.销毁档案时，应进行现场监督，并由监销人员和销毁人员在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理(一)信息化建设目标逐步建立网格员档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。(二)数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责将网格员档案的纸质材料进行数字化录入，确保录入数据的准确无误。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的及时性和完整性。(三)系统安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.安装防病毒软件和防火墙，及时更新系统补丁，防范网络安全风险。八、监督与检查(一)内部监督1.档案管理部门应定期对网格员档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.公司/组织内部审计部门应定期