普扫台账及档案管理制度

PAGE普扫台账及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司普扫工作的规范化管理，确保普扫工作有序开展，提高工作效率和质量，同时规范普扫台账及档案的管理，保障公司各项工作的顺利推进，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及普扫工作的部门及人员，包括但不限于保洁部门、相关业务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保普扫工作及台账档案管理合法合规。2.准确性原则：普扫台账及档案记录应真实、准确、完整，如实反映普扫工作的实际情况。3.完整性原则：涵盖普扫工作的各个环节，包括任务分配、执行过程、结果反馈等，确保台账及档案资料的全面性。4.保密性原则：对于涉及公司机密信息的普扫台账及档案，应严格保密，防止信息泄露。二、普扫工作规范（一）普扫任务分配1.根据公司各区域的功能、面积、人流量等因素，制定详细的普扫任务清单。明确不同区域的普扫频次、标准要求等。2.将普扫任务合理分配至各个责任部门或个人，并确保任务分配明确、合理，避免出现职责不清的情况。3.定期对普扫任务进行评估和调整，根据公司业务发展、环境变化等因素，及时优化任务分配方案。（二）普扫标准1.制定明确的普扫标准，包括但不限于地面清洁程度、门窗玻璃清洁度、公共区域物品摆放规范等。例如，地面应无明显污渍、灰尘，达到目视无杂物；门窗玻璃应光亮透明，无水印、污渍等。2.针对不同区域和场景，制定差异化的普扫标准，如办公区域注重文件整理和桌面整洁，生产区域强调设备清洁和安全通道畅通等。3.定期对普扫标准进行培训和宣传，确保所有参与普扫工作的人员熟悉并掌握标准要求，严格按照标准执行普扫任务。（三）普扫流程1.普扫工作应按照规定的流程进行，一般包括准备工作、清洁作业、检查验收等环节。2.准备工作：普扫人员应提前准备好所需的清洁工具、清洁用品等，确保工具完好、用品充足。同时，应了解普扫区域的特殊要求和注意事项。3.清洁作业：按照普扫标准，依次对各个区域进行清洁，遵循先上后下、先左后右、先清洁后擦拭等原则，确保清洁工作有序进行。4.检查验收：普扫完成后，由相关负责人按照普扫标准进行检查验收。验收合格后方可视为该区域普扫工作完成；如发现问题，应及时通知普扫人员进行整改，直至验收合格。（四）安全注意事项1.普扫人员应严格遵守安全操作规程，正确使用清洁工具和用品，避免因操作不当导致安全事故。2.在清洁作业过程中，如涉及到电气设备、高处作业等危险操作，必须由经过专业培训的人员进行，并采取相应的安全防护措施。3.加强对普扫人员的安全教育，提高安全意识，定期组织安全培训和演练，确保普扫工作安全有序进行。三、普扫台账管理（一）台账建立1.普扫台账应详细记录普扫工作的各项信息，包括普扫日期、区域、人员、任务完成情况、问题记录及处理结果等。2.台账应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行记录，确保记录的准确性和可追溯性。电子文档应定期进行备份，防止数据丢失。3.台账建立应遵循及时、准确、完整的原则，普扫工作完成后，相关人员应在规定时间内将普扫情况如实记录至台账。（二）台账记录内容1.普扫日期：明确每次普扫工作的具体日期，精确到年、月、日、时。2.区域：详细记录普扫工作所涉及的具体区域，如楼层、房间号、公共区域名称等。3.人员：记录参与普扫工作的人员姓名、所属部门等信息。4.任务完成情况：按照普扫标准，对各个区域的普扫任务完成情况进行详细描述，如是否达到清洁标准、有无遗留问题等。5.问题记录及处理结果：如在普扫过程中发现问题，应详细记录问题的具体情况，包括问题发生的位置、问题类型等，并记录针对问题采取的处理措施及处理结果。（三）台账更新与维护1.普扫台账应实时更新，随着普扫工作的进展及时记录相关信息。如发现台账记录有误，应及时进行更正，并注明更正原因和日期。2.定期对普扫台账进行整理和分析，总结普扫工作中的经验教训，为后续工作提供参考依据。例如，通过分析台账数据，找出普扫工作中的高频问题区域，以便采取针对性的措施加以改进。3.台账管理人员应妥善保管普扫台账，防止台账资料丢失、损坏或被篡改。如因工作需要查阅台账，应按照规定的流程进行登记和借阅。四、普扫档案管理（一）档案分类1.普扫档案应按照类别进行分类管理，主要包括普扫计划档案、普扫记录档案、检查验收档案、问题处理档案等。2.普扫计划档案：包括年度普扫工作计划、月度普扫工作计划等，记录公司普扫工作的整体规划和阶段性安排。3.普扫记录档案：收集整理每次普扫工作的详细记录，如普扫台账、照片、视频等，作为普扫工作实际执行情况的原始资料。4.检查验收档案：保存普扫工作检查验收的相关资料，包括验收报告、评分表、整改通知书等，反映普扫工作质量的评估情况。5.问题处理档案：针对普扫工作中出现的问题及处理过程进行归档，包括问题报告、处理方案、处理结果跟踪记录等，便于总结问题处理经验。（二）档案收集与整理1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将普扫工作中产生的各类档案资料收集齐全，并移交至档案管理部门。2.档案管理部门对收集到的档案资料进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、装订等工作，确保档案资料的整齐、规范。3.在整理档案过程中，应检查档案资料的完整性和准确性，对于缺失或有误的资料，应及时与相关部门或人员沟通补充或更正。（三）档案存储与保管1.普扫档案应存储在安全、干燥、通风的场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保存。2.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，对于电子档案应进行加密存储，并定期进行备份，防止数据丢失。纸质档案应按照档案编号顺序进行存放，便于查找和管理。3.建立档案保管期限制度，根据档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。对于超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅普扫档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应设立专门的档案查阅场所，为查阅人员提供必要的条件和便利。查阅人员应在规定的时间和范围内进行查阅，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.如需借阅普扫档案，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上批注、污损，借阅期满后应及时归还档案管理部门。五、监督与考核（一）监督机制1.建立健全普扫工作监督机制，定期对普扫工作进行检查和监督。监督内容包括普扫任务执行情况、普扫标准落实情况、台账及档案管理情况等。2.成立专门的监督小组，成员包括公司管理层、相关部门负责人等，负责对普扫工作进行不定期抽查和全面检查。监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、检查方式、检查频率等。3.加强对普扫工作现场的监督，监督人员应及时发现并纠正普扫工作中存在的问题，对不符合普扫标准的行为进行及时制止和整改。（二）考核办法1.制定普扫工作考核办法，明确考核指标、考核方式、考核周期等内容。考核指标应涵盖普扫工作的各个方面，如普扫质量、工作效率、台账档案管理等。2.考核方式采用定量考核与定性考核相结合的方式，通过现场检查、台账查阅、客户反馈等多种途径获取考核信息。3.考核周期为每月一次，每月末对各部门及人员的普扫工作进行综合考核评分。考核结果与绩效奖金、评优评先等挂钩，激励员工积极做好普扫工作。（三）奖惩措施1.对于普扫工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金奖励、荣誉证书、晋升机会等，以激发员工的工作积极性和主动性。2.对于普扫工作不达标的部门和个人，进行批评教育，并责令限期整改。如整改后仍不符合要求，将按照考核办法进行相应的处罚，处罚方式包括扣减绩效奖金、取消评优资格等。情