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PAGE监理档案管理制度筑龙网一、总则（一）目的为加强监理档案管理，规范监理档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保监理档案的完整、准确、系统和有效，为公司监理业务的开展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有监理项目档案的管理，包括工程建设前期文件、监理过程中形成的各类文件、工程竣工验收文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：监理档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映监理工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集监理项目各阶段形成的文件资料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则：档案的整理、归档、保管等工作应符合国家和行业相关标准规范。5.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善监理档案管理制度，指导和监督各项目监理部的档案管理工作。2.集中收集、整理、归档和保管公司监理项目档案，建立档案目录和索引，方便查询利用。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务。（二）项目监理部职责1.负责本项目监理档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.明确专人负责档案管理，按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.在监理工作过程中，妥善保管各类文件资料，防止丢失、损坏。4.配合档案管理部门做好档案的检查、鉴定、统计等工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案收集、整理、归档、保管和利用等工作流程。2.认真做好档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案质量。3.负责档案的保管，维护档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.按照规定为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和跟踪工作。5.定期对档案进行盘点和清查，及时发现问题并报告处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程建设前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.监理合同文件：监理委托合同、监理大纲、监理规划、监理实施细则等。3.监理工作文件：监理月报、监理周报、监理会议纪要、监理通知单、工程暂停令、工程复工令、监理工作总结等。4.施工单位文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程进度计划、工程质量检验报告、工程安全检查记录等。5.工程变更文件：工程变更申请、变更审批文件、变更后的图纸及说明等。6.工程计量与支付文件：工程计量报表、工程款支付证书、费用索赔审批文件等。7.工程验收文件：分部工程验收记录、单位工程竣工验收报告、工程质量评估报告等。8.其他文件：与工程建设有关的来往函件、会议记录、照片、音像资料等。（二）收集要求1.项目监理部应指定专人负责档案收集工作，及时收集监理过程中形成的各类文件资料。2.文件资料应字迹清晰（签字盖章齐全）、内容完整、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于外来文件，如建设单位、设计单位、施工单位等提供的文件，应进行签收登记，并注明文件来源、日期、内容等信息。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照监理工作流程和文件类别进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类文件应按照时间顺序排列，编号应连续、清晰。（四）整理方法1.分类：将收集到的文件资料按照监理工作流程分为工程前期文件、监理合同文件、监理工作文件、施工单位文件、工程变更文件、工程计量与支付文件、工程验收文件等类别。2.组卷：根据文件的数量和厚度，将同一类文件组成若干卷。卷内文件应按照一定的顺序排列，一般为封面、目录、文件材料、备考表等。3.编目：编制卷内文件目录，注明文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等信息。同时，为每卷档案编制档号，档号应具有唯一性和系统性。4.装订：卷内文件应采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目监理部应在监理项目结束后[X]个月内，将整理好的档案移交公司档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案名称、卷数、档号等信息，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行核对和验收，如发现问题应及时要求项目监理部补充或更正。（二）保管期限监理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：工程建设前期重要文件、监理工作总结、工程质量评估报告、工程竣工验收报告等。2.长期保管的档案：监理合同文件、监理工作文件、工程变更文件、工程计量与支付文件等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：施工单位文件、工程安全检查记录等，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别和保管期限进行存放，排列整齐，便于查找。3.对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行记录，并建立档案检查台账。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和保密。2.档案利用应满足公司内部管理和对外提供服务的需要，为监理业务的开展和工程建设提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅：因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应对借阅情况进行跟踪，确保档案按时归还。3.复制：对于确需复制的档案，应填写档案复制申请表，经批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，未经公司授权，不得对外提供查阅、借阅或复制。2.档案利用过程中，不得擅自涂改、伪造、抽取、撤换档案材料。3.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行科学鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，对档案进行综合评估。2.对于保管期满且确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经公司分管领导批准后，予以销毁。3.对于部分仍有利用价值但保管期限已满的档案，可进行缩微或数字化处理后，继续保存。（四）销毁