档案室库房管理制度范本

PAGE档案室库房管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案室库房管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室库房的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性、完整性和准确性。2.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。3.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，为公司各项工作提供便捷的服务。二、档案收集（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。2.公司内部各部门在工作中形成的重要文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、项目文件等。4.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、科研成果、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集人员应按照档案收集范围，定期对本部门的文件、资料进行清理和收集，对重要文件应及时归档。3.对于公司外部单位发来的文件、资料，应及时进行登记，并交档案室统一保管。4.员工个人在工作中形成的重要业务文件、科研成果等，应在规定时间内交档案室归档。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对破损的文件进行修复，对纸张规格不一致的文件进行折叠，然后进行装订。四、档案保管（一）库房建设1.档案室库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。3.库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，确保档案存放有序。（二）档案存储1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.对于重要的档案，应采取专柜存放、专人保管等措施，确保档案的安全。3.档案存储应保持适当的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度一般控制在45%60%之间。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案安全检查1.档案室应定期对档案进行安全检查，检查内容包括档案的存储情况、保管期限、温湿度等。2.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保档案的安全。3.每年应对档案进行一次全面的清查，核对档案的数量、质量、保管期限等情况，确保档案的完整和准确。五、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应符合国家法律法规的规定。2.服务公司原则：档案利用应围绕公司的中心工作，为公司的各项决策提供支持。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应确保档案的安全保密，防止档案的丢失、损坏和泄密。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.公司员工因个人需要查阅本人档案的。3.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.公司内部各部门查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，交档案室查阅。2.公司员工查阅本人档案，应填写《档案查阅申请表》，经本人签字后，交档案室查阅。3.外单位查阅公司档案，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，填写《档案查阅申请表》，并提供单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，交档案室查阅。4.查阅档案时，查阅人员应在档案室指定的地点进行查阅，不得将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室负责人批准，并按照规定进行复印。（四）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案利用的时间、地点、查阅人、查阅内容等进行详细登记。2.档案利用登记应及时、准确、完整，以便于对档案利用情况进行统计和分析。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素。2.客观公正原则：鉴定工作应客观公正，不受任何主观因素的影响。3.定期鉴定原则：定期对档案进行鉴定，确保档案的质量和价值。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作领导小组，由公司领导、档案室负责人及相关部门负责人组成。2.档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案进行逐件审查，确定档案的价值。2.综合分析法：综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，对档案的价值进行分析和判断。（四）鉴定结果处理1.对于经过鉴定确定失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，经档案鉴定工作领导小组批准后，在指定地点进行销毁，并由专人负责监销。2.对于经过鉴定确定仍有保存价值的档案，应继续进行保管和利用。七、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且失去保存价值的档案。2.经鉴定确定失去保存价值的档案。3.因保管不善导致损坏、变质且无法修复的档案。（二）销毁程序1.档案部门应定期对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行清理，填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经档案鉴定工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，确保销毁工作的准确无误。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字，并将销毁情况报告档案鉴定工作领导小组。（三）销毁记录1.档案