计划生育室档案管理制度

PAGE计划生育室档案管理制度一、总则1.目的为加强计划生育室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，为计划生育工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本计划生育室在开展计划生育宣传教育、技术服务、药具管理、信息统计等各项工作中形成的各类档案。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理、真实准确、分类科学、安全保密、方便利用的原则。二、档案管理职责1.档案管理人员职责负责计划生育室档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等日常工作。制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各岗位人员做好档案的形成、积累和移交工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。负责档案的查阅、借阅登记和利用效果跟踪，为利用者提供优质服务。做好档案的统计工作，及时准确地填报各类档案统计报表。参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。2.各岗位人员职责在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理、归档，确保档案的真实、完整。配合档案管理人员做好档案的收集、整理、移交等工作，不得拒绝或拖延。严格遵守档案查阅、借阅制度，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。对涉及个人隐私或机密的档案，应严格保密，不得泄露。三、档案的收集与整理1.收集范围计划生育宣传教育材料，包括宣传册、海报、宣传单页、影像资料等。技术服务档案，如手术记录、病历、检验报告、随访记录等。药具管理档案，包括药具采购计划、出入库记录、库存盘点表等。信息统计报表、数据文件、分析报告等。会议记录、工作计划、总结、请示报告等文书档案。与计划生育工作相关的其他文件材料。2.收集要求各岗位人员应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。对电子文件应及时进行备份，确保数据的安全。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。同一类档案应按照时间顺序或重要程度排列。4.整理方法分类：将收集的档案分为文书档案、技术服务档案、药具管理档案、信息统计档案等类别。编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。编目：对每一份档案编制目录，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。装订：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的分类与编号1.分类标准文书档案：按照年度、保管期限分类，分为永久、长期、短期三类。技术服务档案：按照手术类型、患者姓名、时间顺序分类。药具管理档案：按照药具品种、采购批次、出入库时间分类。信息统计档案：按照统计报表类型、年度分类。2.编号规则文书档案：编号格式为“年度+保管期限代码+流水号”，如“2023Y001”表示2023年的永久档案，流水号为001。技术服务档案：编号格式为“手术类型代码+患者姓名首字母+时间顺序号”，如“FS001LZX202301”表示妇科手术，患者姓名首字母为LZX，2023年第01例手术。药具管理档案：编号格式为“药具品种代码+采购批次号+出入库时间代码”，如“YJ00120230101”表示避孕药具，采购批次号为001，2023年01月01日出入库记录。信息统计档案：编号格式为“统计报表类型代码+年度+流水号”，如“TJ0012023001”表示计划生育统计报表，2023年第001份报表。五、档案的保管1.保管期限永久保管：反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。长期保管：在相当长的时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管：在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.保管方式纸质档案：采用专用档案柜存放，按照类别、年度、保管期限顺序排列，便于查找和管理。电子档案：存储在专用服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，进行分类存储和管理。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.保管环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备防火、防盗、防虫、防潮（水）、防尘、防鼠、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。六、档案的查阅与借阅1.查阅权限本单位工作人员因工作需要查阅档案的，经档案管理人员同意后，可在档案室内查阅。外单位人员查阅档案的，须持有单位介绍信，经本单位领导批准后，方可查阅。查阅内容涉及机密的，须经上级主管部门批准。2.查阅程序查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等信息。档案管理人员对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案。查阅人员在档案室内查阅档案，不得擅自将档案带出室外，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行核对，确保档案完整无损。3.借阅权限本单位工作人员因工作需要借阅档案的，经档案管理人员同意后，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过一周，如需延长借阅期限，须重新办理借阅手续。外单位人员借阅档案的，须持有单位介绍信，经本单位领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过三天，如需延长借阅期限，须经本单位领导再次批准。借阅内容涉及机密的，须经上级主管部门批准。4.借阅程序借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等信息。档案管理人员对申请表进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅登记手续。档案管理人员将档案交给借阅人员，并告知借阅人员档案的保管要求和注意事项。借阅人员在借阅期限内妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。如需复制、摘抄档案内容的，须经档案管理人员同意，并办理相关手续。借阅期限届满，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行核对，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本单位的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务骨干和单位领导组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定方法对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值和保管期限。参考同类档案的保管情况，结合本单位的工作需要和发展趋势，确定档案的鉴定结论。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。《档案销毁清单》经单位领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，监销人员应在销毁记录上签字确认。销毁后的《档案销毁清单》应妥善保存至少三年，以备查考。八、档案的统计与移交1.统计工作档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。档案统计报表应真实、准确、完整，及时报送上级主管部门和相关部门。利用档案统计数据，进行分析研究，为档案管理工作提供决策依据。2.移交工作按照国家有关档案移交的规定，定期将档案向同级国家综合档案馆移交。移交档案时，应编制《档案移交清单》，注明档案名称、编号、数量