学校财务档案室制度汇编

PAGE学校财务档案室制度汇编一、总则（一）目的为了加强学校财务档案室的管理，确保财务档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校财务档案室的档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预决算资料、经济合同以及其他与财务活动相关的文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：财务档案应如实反映学校财务活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与财务活动有关的各类文件资料，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保财务档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.保密性原则：对涉及学校财务机密的档案，严格保密，限制查阅范围。5.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和行业标准，做到整理规范、分类科学、编号有序。（四）职责分工1.财务部门负责财务档案的收集、整理、装订、保管和移交等工作。按照档案管理要求，定期对财务档案进行清查和核对，确保档案的完整性和准确性。配合学校档案管理部门做好财务档案的查阅、借阅等服务工作。2.档案管理部门负责指导和监督财务部门的档案管理工作，制定档案管理制度和业务规范。提供档案管理所需的设施设备和场地，对财务档案进行集中统一管理。组织开展档案管理培训和宣传工作，提高档案管理水平。3.学校其他部门在各自职责范围内，协助财务部门做好财务档案的相关工作，提供必要的文件资料。按照规定程序查阅、借阅财务档案，遵守档案管理规定。二、档案收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注，财务分析报告等。4.财务预决算资料：预算编制说明、预算报表、决算报告等。5.经济合同：各类经济业务合同，如采购合同、租赁合同、借款合同等。6.其他财务文件：财务制度、财务审计报告、税务资料、银行对账单、余额调节表等。（二）收集要求1.财务部门应定期收集各项财务文件资料，确保资料的及时、完整。2.对于原始凭证，应保持其真实性和完整性，不得擅自涂改、挖补。3.经济合同签订后，应及时将合同副本送交财务部门存档。4.财务报告编制完成后，应按照规定的格式和内容进行整理，一式多份，分别报送相关部门和存档。（三）整理方法1.分类按照会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预决算资料、经济合同、其他财务文件等类别进行分类。每类再根据时间顺序、业务类型等进行细分。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。编号方式可采用年份+类别代码+流水号，如2023KJ001表示2023年的会计凭证第1号。3.装订会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行装订，每本厚度适中，一般不超过2厘米。装订时应加具封面、封底，注明凭证种类、起止日期、凭证张数、金额等信息，并由装订人员在封面上签字或盖章。会计账簿应保持账面整洁，不得随意涂改，如有补充登记或更正，应按照规定的方法进行处理，并在相应位置注明原因和日期。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限、存放位置等信息。档案目录应一式两份，一份随档案存放，一份单独成册，便于查阅。三、档案保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.财务预决算资料：保管期限为10年。5.经济合同：根据合同性质和重要程度确定保管期限，一般为10年至永久保管。6.其他财务文件：按照相关规定确定保管期限，一般为5年至30年。（二）保管设施1.财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，如安装消防设备、除湿机、防虫药品、防盗门、防盗窗、防鼠板等。2.档案架应坚固耐用，能够满足档案存放的要求，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，用于档案管理工作。（三）保管要求1.财务档案应分类存放，整齐有序，不得随意堆放。2.定期对档案进行检查和盘点，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度一般保持在14℃24℃之间，湿度保持在45%60%之间。四、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.学校内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到财务档案室查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还财务档案室，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.学校内部人员因特殊原因需要借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和财务部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，财务档案室应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅登记1.建立《财务档案查阅登记表》和《财务档案借阅登记表》，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限等信息。2.查阅和借阅登记记录应妥善保存，以备查询和核对。五、档案移交与销毁（一）移交规定1.财务档案保管期满，需要移交学校档案管理部门统一保管的，财务部门应按照档案管理部门的要求，编制档案移交清册，一式两份，双方签字确认。2.档案移交清册应包括档案名称、编号、数量、保管期限、移交时间等信息，并注明档案的完整性和准确性。3.档案管理部门接收档案后，应在档案移交清册上签字盖章，并将其中一份返还财务部门存档。（二）销毁规定1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.对保管期满且确无保存价值的财务档案，由财务部门提出销毁意见，编制《财务档案销毁清册》，详细列出档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.《财务档案销毁清册》经财务部门负责人、档案管理部门负责人审核，报学校分管领导批准后，方可进行销毁。4.销毁档案时，应由财务部门、档案管理部门等相关人员共同监