企业服务部档案管理制度

PAGE企业服务部档案管理制度一、总则（一）目的为加强企业服务部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业服务部在各项业务活动中形成的各类档案，包括但不限于客户资料、服务记录、项目文档、合同协议、财务文件等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：企业服务部档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映企业服务部的业务活动和历史面貌，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及企业商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案的整理和分类应便于查询和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置企业服务部设立专门的档案管理岗位，配备档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各业务部门的档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案的借阅、归还登记，监督档案的使用情况。6.参与档案数字化工作，提高档案管理的信息化水平。（三）业务部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，对档案进行分类和编号，便于档案的统一管理。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和鉴定工作，提供必要的协助。4.对本部门保管的档案进行定期检查和清理，发现问题及时报告档案管理部门。（四）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等，确保档案的质量和安全。3.建立档案检索系统，及时更新档案信息，方便档案的查询和利用。4.负责档案的借阅、归还登记，对借阅档案进行跟踪管理，确保档案按时归还。5.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.参与档案数字化工作，负责档案数据的录入和审核。7.协助业务部门做好档案的整理和归档工作，提供档案管理方面的培训和指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.客户资料：包括客户基本信息、联系方式、需求记录、沟通记录等。2.服务记录：服务项目的开展情况、服务内容执行情况、服务效果评估等相关记录。3.项目文档：项目策划书、项目方案、项目进度报告、项目总结等。4.合同协议：与客户签订的各类服务合同、合作协议等。5.财务文件：服务费用的收支记录、发票、报销凭证等。6.其他相关文件：与企业服务部业务活动有关的各类文件、通知、会议纪要等。（二）收集要求1.各业务部门应在业务活动结束后及时将形成的档案资料收集齐全，整理规范，并移交档案管理部门。2.档案资料应真实、准确、完整，不得缺页、漏项或字迹模糊不清。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为客户档案、服务档案、项目档案、合同档案、财务档案等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及企业核心机密、重要历史资料、长期有效的合同协议等档案，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮箱、防虫药等，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案：采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、索引和管理。电子档案应定期进行数据备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等安全设施，确保档案的安全。3.档案库房应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入。档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1内部查阅：企业服务部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊情况需要向外部单位或个人提供档案查阅的，应填写《档案查阅申请表》，经企业服务部负责人和公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并对查阅情况进行记录。涉及企业商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，不得对外提供查阅。（二）查阅程序1.申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并签字确认。2.审批：申请表经相关部门负责人和领导批准后，交档案管理部门。3.查阅：档案管理人员根据审批后的申请表，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.登记：档案管理人员对查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人姓名、查阅档案名称及编号、查阅目的等信息。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案的完整无损。（三）利用限制1.档案的利用应严格遵守国家法律法规和企业相关规定，不得用于非法目的或损害企业利益。2.未经档案管理部门同意，查阅人不得对档案进行复制、拍照、录像等操作。确因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经相关部门负责人和领导批准后，由档案管理部门指定专人负责复制，并对复制情况进行登记。3.档案管理人员应定期对档案的查阅和利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由企业服务部负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.档案内容是否仍具有查考利用价值：对于已失去查考利用价值的档案，可考虑进行销毁。2.档案是否超过保管期限：根据档案保管期限的规定，对到期档案进行重点鉴定。3.档案的完整性和准确性：对于不完整、不准确或存在严重问题的档案，应进行进一步核实和处理，确无保存必要的，可予以销毁。（三）销毁程序1.鉴定：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行全面鉴定，提出鉴定意见，填写《档案销毁鉴定表》。2.审批：《档案销毁鉴定表》经企业服务部负责人和公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁：档案管理人员按照批准的销毁清单，对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.监销：销毁过程应有专人负责监销，监销人应在销毁清单上签字确认，确保销毁工作的彻底性和真实性。5.记录：档案管理部门对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、销毁档案名称及数量、销毁方式、监销人等信息，并将销毁记录长期保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的企业服务部档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类、索引和存储。2.电子档案管理系统建设：开发或选用适合企业服务部档案管理需求的电子档案管理系统，实现档案的在线录入、审核、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：加强电子档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.电子档案的录入应准确、完整，与纸质档案内容一致。录入完成后，应进行严格的审核，确保数据质量。3.