卫生院工会档案管理制度

PAGE卫生院工会档案管理制度一、总则1.目的本制度旨在加强卫生院工会档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，为卫生院工会工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于卫生院工会在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。3.管理原则遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、安全保密、方便利用的原则，确保档案管理工作的规范化、制度化和科学化。二、档案管理职责1.工会委员会职责领导和监督工会档案管理工作，将档案管理纳入工会工作计划，定期研究解决档案管理工作中的重大问题。负责制定和修订工会档案管理制度，确保制度符合法律法规和行业标准要求。对工会档案管理工作进行考核，表彰奖励档案管理工作成绩突出的部门和个人。2.档案管理人员职责负责工会档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作。建立健全工会档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、保管、利用等情况。按照档案管理的有关规定，做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。积极开展档案信息资源的开发利用工作，为工会工作提供档案资料服务。定期对档案管理工作进行总结，及时向上级主管部门和工会委员会报告档案管理工作情况。3.各部门职责负责本部门在工作中形成的文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交档案管理人员。配合档案管理人员做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理1.收集范围上级工会及有关部门下发的文件、通知、通报等。卫生院工会工作计划、总结、报告、决议、纪要等。工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等会议文件、记录、纪要等。工会组织建设、会员管理、会费收缴、困难职工帮扶等方面的文件、资料、记录等。工会开展各类活动的方案、通知、总结、照片、音像资料等。工会与其他单位或部门的往来文件、信函、协议等。工会财务工作的凭证、报表、账目等。其他具有保存价值的文件、资料、记录等。2.收集要求各部门应及时将本部门在工作中形成的文件、资料、记录等收集齐全，整理规范，定期移交档案管理人员。档案管理人员应定期对各部门移交的档案进行检查，发现问题及时通知相关部门补充或完善。对于重要文件、资料、记录等，应实行跟踪收集，确保档案的完整和准确。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，做到分类科学、排列有序、编号规范。对每份档案进行编目，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等，确保档案信息的准确和完整。4.整理方法文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，依次排列编号，编制卷内目录和备考表，装订成册，填写案卷封面。会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，分别装订成册，填写封面和目录。声像档案：按照照片、录音带、录像带等类别进行整理，分别编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，制作相应的文字说明。实物档案：按照物品的类别、年度等进行整理，编号登记，注明物品名称、来源、日期等信息，妥善保管。四、档案的分类与编号1.分类方案文书档案：分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类等类别。会计档案：分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计资料类等类别。声像档案：分为照片档案、录音档案、录像档案等类别。实物档案：分为荣誉证书类、纪念品类、礼品类等类别。2.编号方法文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方法，如“2023永久001”。会计档案：采用年度类别流水号的编号方法，如“2023会计凭证001”。声像档案：采用年度类别顺序号的编号方法，如“2023照片001”。实物档案：采用年度类别顺序号的编号方法，如“2023荣誉证书001”。3.编号要求编号应连续、唯一，不得重复或遗漏。编号应清晰、规范，便于识别和查找。编号应与档案目录、索引等保持一致，确保档案信息的准确和完整。五、档案的保管与保护1.保管场所应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.保管期限文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。会计档案的保管期限按照国家有关规定执行。声像档案、实物档案的保管期限根据其价值和实际需要确定。3.保管要求档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查找和利用。定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量、质量和保管状况完好。对破损、褪色、变质等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。严格遵守档案的借阅、归还制度，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。4.保护措施建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，如监控设备、报警设备等。定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。对重要档案应采取备份存储等措施，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。六、档案的利用与借阅1.利用原则遵循方便利用、服务工会工作的原则，积极为工会会员、各部门及其他有关单位提供档案资料服务。严格遵守档案利用的有关规定，确保档案的安全和保密。2.利用方式查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，供利用者查阅。借阅：利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理人员审核、工会领导批准后，方可借阅。复制：利用者因工作需要确需复制档案的，应填写复制申请表，经档案管理人员审核、工会领导批准后，方可复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期、份数等信息。3.借阅规定借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期归还，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失、损坏档案。借阅者应严格遵守档案的保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。借阅者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。如发现档案有涂改、转借、丢失、损坏等情况，应及时报告工会领导，并追究借阅者的责任。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则遵循全面审查、准确判定、慎重对待的原则，对档案进行定期鉴定，确保档案保管期限的准确性和合理性。鉴定工作应在工会委员会的领导下，由档案管理人员和有关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定内容档案的内容是否具有保存价值，是否反映了工会工作的历史和现状。档案的保管期限是否符合国家有关规定和本制度的要求。档案的完整性和准确性，是否存在涂改、伪造、丢失等情况。3.鉴定方法直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值和保管期限等进行鉴定。综合分析法：对档案的形成背景、历史意义、现实作用等进行综合分析，判断档案的价值和保管期限。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报工会委员会批准后销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底和安全。销毁清册应永久保存，以备查考。八、档案管理的信息化建设1.信息化目标建立健全工会档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。利用信息化手段，对档案信息进行收集、整理、存储、检索、利用等管理，实现档案信息资源的共享和开发利用。2.信息化建设内容档案管理信息系统的建设：包括档案数据库的建立、档案管理软件的选型和应用、档案信息网络平台的搭建等。档案数字化工作：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。档案信息安全保障体系的建设：包括网络安全防护、数据备份与恢复、用户权限管理等，确保档案信息的安全和保密。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程