工程科档案资料管理制度

PAGE工程科档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强工程科档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于工程建设过程中的查阅、利用和追溯，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司工程科所涉及的各类工程项目档案资料的管理，包括但不限于项目规划、设计文件、施工图纸、技术交底、工程变更、质量检验报告、安全资料、竣工验收文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：工程科档案资料由专人负责集中管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映工程建设的实际情况，数据准确、内容完整。3.及时归档原则：工程建设过程中产生的各类档案资料应及时整理、归档，不得积压。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露。二、档案资料管理职责（一）工程科负责人1.全面负责工程科档案资料管理工作的领导和监督。2.审批档案资料管理工作计划和制度。3.协调解决档案资料管理工作中出现的重大问题。（二）档案管理人员1.负责工程科档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.制定档案资料管理工作计划和流程。3.对档案资料进行分类、编号、编目等工作，建立档案资料目录数据库。4.定期对档案资料进行检查、清点，确保档案资料的安全和完整。5.负责向公司内部各部门及外部相关单位提供档案资料的查阅、借阅服务。（三）项目负责人1.负责组织本项目档案资料的形成、积累和整理工作。2.督促项目各参建单位及时整理、移交项目档案资料。3.对本项目档案资料的完整性、准确性和系统性负责。（四）项目各参建单位1.按照合同要求和本制度规定，负责本单位承担工作范围内档案资料的收集、整理、归档工作，并及时移交工程科。2.确保本单位提供的档案资料真实、准确、完整。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件：初步设计、施工图设计文件、设计变更通知等。3.施工过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更单、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.质量安全文件：质量检验报告、安全检查记录、安全事故处理文件等。6.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。7.其他与工程建设有关的文件：会议纪要、来往信函、工程照片、录像等。（二）收集要求1.项目各参建单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.收集的档案资料应原件为主，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照工程项目的不同阶段、不同专业进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案资料的性质、内容进行分类，如工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、质量安全文件、竣工验收文件等。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。3.编目：编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案资料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。四、档案资料的归档与保管（一）归档时间1.项目前期文件在项目立项后及时归档。2.设计文件在设计完成后归档。3.施工过程文件随工程进度及时归档，每月底将当月形成的档案资料整理归档。4.监理文件由监理单位定期整理归档，工程竣工后一并移交工程科。5.质量安全文件在质量检验、安全检查完成后及时归档。6.竣工验收文件在工程竣工验收合格后一个月内归档。（二）归档程序1.项目各参建单位将整理好的档案资料移交工程科档案管理人员。2.档案管理人员对移交的档案资料进行核对、检查，符合要求的予以接收。3.档案管理人员按照归档要求对接收的档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，然后存入档案库房。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全。2.档案资料应分类存放，排列有序，便于查找。3.建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的入库、出库、借阅等情况。4.定期对档案资料进行检查、清点，发现问题及时处理。5.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制。五、档案资料的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，需填写《档案资料查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到工程科档案管理人员处查阅，并在《档案资料查阅登记表》上登记。2.外单位人员查阅档案资料的，需持单位介绍信，填写《档案资料查阅申请表》，经工程科负责人签字同意后，方可查阅，并在《档案资料查阅登记表》上登记。查阅重要档案资料的，需经公司主管领导批准。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，需填写《档案资料借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到工程科档案管理人员处办理借阅手续，并在《档案资料借阅登记表》上登记。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外单位人员借阅档案资料的，参照查阅规定办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需经工程科负责人批准。借阅期间应妥善保管档案资料，不得转借、复印、涂改、损坏。（三）利用服务1.档案管理人员应积极为档案资料利用者提供服务，及时查找、提供所需档案资料。2.根据利用者的需求，可提供档案资料的复印件，但应注明“复印件与原件核对无误”，并加盖档案管理专用章。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案资料进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由工程科负责人、档案管理人员及相关专业技术人员组成。（三）鉴定方法1.对档案资料的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案资料的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出销毁意见，填写《档案资料销毁申请表》，报工程科负责人审批。2.审批通过后，由档案管理人员负责组织销毁工作，并在《档案资料销毁登记表》上记录销毁情况。3.销毁档案资料应采用适当的方式，确保档案资料无法恢复。七、档案资料管理的信息化建设（一）建立档案资料管理信息系统利用现代信息技术，建立工程科档案资料管理信息系统，实现档案资料的电子化管理。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将档案资料的相关信息录入管理信息系统，确保信息的准确、完整。2.定期对管理信息系统中的档案资料信息进行维护，更新数据。（三）信息查询与利用通过管理信息系统，实现档案资料的快速查询和利用，提高工作效率。八、监督与考核（一）监督检查1.工程科负责人定期对档案资料管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.公司档案管理部门不定期对工程科档案资料管理工作进行抽查，对存在的问题提出整改意见。