煤矿电子档案室管理制度

PAGE煤矿电子档案室管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，结合本煤矿实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：电子档案由煤矿档案室集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：保证电子档案内容与原始文件一致，真实反映煤矿各项工作活动。3.完整性原则：涵盖煤矿工作全过程产生的各类电子文件，确保档案齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案信息安全，防止数据丢失、损坏和泄露。5.有效利用原则：促进电子档案的合理开发利用，为煤矿生产经营和管理决策提供支持。二、电子档案的定义与分类（一）定义本制度所称电子档案，是指煤矿各部门在履行职能过程中形成的、具有保存价值并以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。（二）分类1.行政管理类：包括煤矿各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、人事档案等。2.生产技术类：涵盖煤矿开采设计方案、地质资料、生产作业规程、技术改造文件等。3.安全管理类：如安全规章制度、安全检查记录、事故报告与处理文件等。4.经营管理类：包含财务报表、合同协议、物资采购文件等。5.党群工作类：涉及党组织建设、工会活动、企业文化建设等方面的文件。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门应明确电子文件的形成流程，确保文件内容准确、格式规范。2.电子文件应采用通用格式存储，如DOC、XLS、PDF等，便于长期保存和查阅。3.电子文件应具备完整的元数据，包括文件编号、题名、日期、作者、来源等信息，以便准确标识和管理。（二）收集职责1.各部门负责本部门电子文件的收集、整理，并定期移交至档案室。2.档案室应制定电子档案收集计划，明确收集范围、时间节点和要求，指导各部门做好收集工作。3.对于重要电子文件，档案室应提前介入，参与文件的形成过程，确保文件符合档案管理要求。四、电子档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接。2.按照分类方案进行整理，确保同一类别的文件集中存放。3.电子文件应进行规范化命名，便于识别和检索。（二）整理方法1.对电子文件进行分类，按照一级分类和二级分类进行细化，如行政管理类可分为行政公文、行政事务等二级类目。2.建立电子文件目录，详细记录文件的题名、日期、文号、责任者等信息，便于查询和统计。3.对电子文件进行编号，编号应具有唯一性，便于标识和管理。（三）归档要求1.各部门应在文件形成次年上半年将整理好的电子档案移交至档案室。2.档案室应对接收的电子档案进行审核，检查文件的完整性、准确性和规范性，不符合要求的应退回部门补充完善。3.电子档案应按照存储介质进行分类存储，如磁带、磁盘、光盘等，同时建立相应的存储目录。五、电子档案的存储与保管（一）存储设备1.应选用质量可靠、性能稳定的存储设备，如磁带库、磁盘阵列、光盘库等。2.存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）存储环境1.电子档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合设备要求。2.应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保存储环境安全。3.存储场所应设置专人管理，限制无关人员进入。（三）备份管理1.电子档案应进行定期备份，备份频率根据文件重要程度和变化情况确定，一般不少于每年一次。2.备份数据应存储在与原存储设备不同的介质上，并异地存放。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（四）保管期限1.根据国家有关规定和煤矿实际情况，确定电子档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的电子档案应长期保存，确保档案信息的完整性和安全性。3.长期保管的电子档案保管期限一般为30年，短期保管的电子档案保管期限一般为10年。六、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，包括目录检索、全文检索等功能，方便快速查找所需档案。2.检索系统应具备灵活的检索条件设置，如按题名、日期、文号、关键词等进行检索。3.定期更新检索系统的索引库，确保检索结果的准确性。（二）利用权限1.根据档案的密级和利用范围，设定不同的利用权限。2.查阅、借阅电子档案应填写申请表，经部门负责人或档案管理部门批准后，方可进行。3.利用电子档案时应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、篡改档案内容。（三）利用服务1.档案室应积极为利用者提供档案查阅、借阅、咨询等服务，提高档案利用效率。2.对于重要利用需求，档案室应协助利用者做好档案的整理和解读工作。3.定期收集利用者的反馈意见，不断改进档案服务工作。七、电子档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全责任和操作流程。2.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。（二）安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，防止网络攻击和病毒感染。2.对电子档案存储设备进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.定期进行安全漏洞扫描和修复，及时发现和解决安全隐患。（三）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。3.发生安全事故时，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据保管期限和档案的现实利用价值，对电子档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定方法1.组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和相关专家组成。2.鉴定小组对电子档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。3.填写电子档案鉴定表，详细记录鉴定意见和结果。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的电子档案，应编制销毁清单，报煤矿领导批准。2.销毁电子档案应采用物理或化学方法，确保数据无法恢复。3.销毁过