档案馆人物档案管理制度

PAGE档案馆人物档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆人物档案的管理，确保人物档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所收集、整理、保管的各类人物档案，包括但不限于员工档案、重要合作伙伴档案、荣誉人物档案等。（三）管理原则1.真实性原则：人物档案应如实反映个人的经历、业绩、奖惩等情况，确保档案信息的真实性。2.完整性原则：全面收集与人物相关的各类资料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及个人隐私和公司机密的档案信息予以保密。4.动态管理原则：根据个人情况的变化，及时更新和维护人物档案，确保档案信息的时效性。二、档案的收集（一）收集范围1.员工档案个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。学历学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书等相关证明材料。工作经历，包括入职时间、离职时间、工作岗位变动情况等。劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核结果等。培训经历、获奖证书、荣誉称号等。违纪违规记录、处分决定等。2.重要合作伙伴档案合作伙伴基本信息，包括名称、法定代表人、联系方式等。合作协议、合作项目记录、合作成果等。合作伙伴的信用状况、业绩表现等相关资料。3.荣誉人物档案个人基本信息及主要事迹介绍。获得荣誉的相关证书、表彰文件等。媒体报道、社会评价等相关资料。（二）收集渠道1.内部部门提供：各部门负责收集本部门员工的相关档案资料，并定期移交至档案馆。2.个人提交：员工本人应按照要求及时提交个人相关资料的原件或复印件。3.外部获取：通过与合作伙伴沟通、荣誉授予机构联系等方式，获取重要合作伙伴档案和荣誉人物档案的相关资料。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、准确收集。2.收集的档案资料应真实、完整，如有涂改、伪造等情况，一经发现，严肃处理。3.对于重要资料，应同时收集原件和复印件，并确保复印件与原件一致。4.收集的档案资料应按照规定的格式和要求进行整理，便于后续的归档和管理。三、档案的整理（一）分类标准1.员工档案：按照个人基本信息、学历学位、工作经历、培训经历、奖惩情况等类别进行分类。2.重要合作伙伴档案：按照合作伙伴类型、合作项目等类别进行分类。3.荣誉人物档案：按照荣誉等级、获得时间等类别进行分类。（二）编号规则1.为每一份人物档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性。2.员工档案编号可采用“部门代码+员工工号”的形式，如“HR001”表示人力资源部001号员工的档案。3.重要合作伙伴档案编号可采用“合作类型代码+合作伙伴序号”的形式，如“CP001”表示第一类合作伙伴中的第001号档案。4.荣誉人物档案编号可采用“荣誉等级代码+荣誉获得年份+序号”的形式，如“HL1201”表示2012年获得一等荣誉的第01号档案。（三）装订要求1.对整理好的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。2.装订顺序应按照分类标准进行，一般为封面、目录、资料正文、封底。3.对于纸张较大或较多的资料，可采用折叠、裁剪等方式进行整理，使其大小与档案册一致。4.装订应使用不易生锈、损坏档案的装订材料，如线装、胶装等。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案馆，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案馆应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.按照档案类别和编号顺序，将人物档案存放在档案柜中，确保存放有序，便于查找。2.对于重要的档案资料，可采用备份存储的方式，如电子存储、缩微存储等，以防止档案原件损坏或丢失。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量和内容，确保档案的安全保管。（三）安全管理1.严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规，建立健全档案安全管理制度。2.加强档案馆的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，防止档案被盗、被篡改或丢失。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。4.制定档案应急预案，定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时有效地保护档案安全。五、档案的查阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案，但涉及个人隐私和公司机密的部分，未经批准不得查阅。2.公司内部因工作需要查阅人物档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案馆查阅。3.外部单位因特殊原因需要查阅人物档案的，应出具正式的查阅函，经公司相关领导审批后，方可查阅。查阅时，应有专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等。2.审批：申请表经所在部门负责人或公司相关领导审批同意后，交档案馆。3.查阅：档案馆根据审批意见，提供相应的档案供查阅人查阅。查阅人应在指定的地点查阅，并遵守查阅纪律，不得擅自摘抄、复制、拍照等。4.登记：档案馆对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。（三）查阅纪律1.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损等。2.未经批准，查阅人不得将档案带出档案馆。如需复印或摘抄档案内容，应按照规定办理相关手续。3.查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的借阅（一）借阅权限1.员工因工作需要借阅本人档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案馆借阅。2.公司内部其他人员因特殊原因需要借阅人物档案的，应填写《档案借阅申请表》，经公司相关领导审批后，方可借阅。3.外部单位借阅人物档案的，按照查阅流程办理审批手续后，方可借阅。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等。2.审批：申请表经审批同意后，交档案馆。3.借阅：档案馆根据审批意见，将档案借给借阅人，并办理借阅登记手续。借阅人应在规定的期限内归还档案。4.归还：借阅人归还档案时，档案馆应认真核对档案数量和内容，确保档案完好无损。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）借阅期限1.员工借阅本人档案的期限一般不超过[X]个工作日。2.公司内部其他人员借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.外部单位借阅档案的期限根据具体情况确定，但最长不超过[X]个工作日。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据人物档案的保存价值和历史意义，定期对档案进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，如过期的劳动合同、已失效的资格证书等，可考虑进行销毁。3.对于涉及个人隐私和公司机密的档案，在保密期限届满后，经鉴定确无保存必要的，可进行销毁。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号、数量等信息。（三）销毁程序1.《档案销毁清单》经公司相关领导审批后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应由专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清单》应妥善保存，以备查考。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立人物档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和借阅，提升服务水平。（二）数据录入与维护1.安排专人负责将纸质档案中的信息录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据与实际情况一致。（三）系统安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户