乡镇档案三合一制度方案

PAGE乡镇档案三合一制度方案一、总则（一）目的为了加强乡镇档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本三合一制度方案。（二）适用范围本方案适用于本乡镇各部门、各行政村在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。乡镇档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案应如实反映工作活动的真实情况，确保档案信息的真实性和准确性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则。加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理体制（一）管理机构成立乡镇档案管理工作领导小组，由乡镇党委书记任组长，乡镇长任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设办公室，负责档案管理的日常工作。办公室设在乡镇党政办公室，由党政办公室主任兼任办公室主任。（二）职责分工1.档案管理工作领导小组职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。制定和完善本乡镇档案管理制度和工作规范。研究解决档案管理工作中的重大问题。监督检查本乡镇档案管理工作的落实情况。2.档案管理办公室职责负责制定档案工作计划和实施方案。组织开展档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。指导各部门、各行政村的档案管理工作。负责档案管理设施设备的维护和管理。组织开展档案业务培训和宣传工作。3.各部门、各行政村职责负责本部门、本行政村工作活动中形成的档案的收集、整理和归档工作。按照档案管理要求，定期向乡镇档案管理办公室移交档案。配合乡镇档案管理办公室做好档案的查阅和利用工作。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类：包括党委、人大、政府、政协、纪检、组织、宣传、统战、人武等工作中形成的文件材料。2.行政管理类：包括乡镇机关的各种会议、文件、请示、报告、批复、通知、函件等文件材料。3.经济发展类：包括乡镇经济规划、统计报表、招商引资、项目建设等工作中形成的文件材料。4.社会事务类：包括民政、教育、卫生、文化、体育、计划生育等工作中形成的文件材料。5.农业农村类：包括农业生产、农村建设、农民生活等工作中形成的文件材料。6.其他类：包括乡镇与上级部门、其他单位的往来文件，以及乡镇在工作活动中形成的照片、音像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各部门、各行政村应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。3.对收集到的档案材料应进行认真核对，确保档案材料的真实性和准确性。4.对重要的档案材料应进行备份，防止档案材料的丢失和损坏。（三）收集时间1.各部门、各行政村应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理归档后移交乡镇档案管理办公室。2.对重大活动、重要事件形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.党群工作类：按照党委、人大、政府、政协、纪检、组织、宣传、统战、人武等工作类别进行分类。2.行政管理类：按照乡镇机关的职能和工作流程进行分类，可分为综合、文秘、人事、财务、后勤等类别。3.经济发展类：按照经济规划、统计报表、招商引资、项目建设等工作内容进行分类。4.社会事务类：按照民政、教育、卫生、文化、体育、计划生育等工作领域进行分类。5.农业农村类：按照农业生产、农村建设、农民生活等工作方面进行分类。6.其他类：按照照片、音像资料、电子文件等不同载体进行分类。（三）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制案卷目录。2.科技档案整理：按照项目、专业、阶段进行分类，编制档案目录。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，编制档案目录。4.照片档案整理：按照照片的形成时间、内容、地点等进行分类，编制照片档案目录。5.音像档案整理：按照音像资料的内容、时间、载体等进行分类，编制音像档案目录。6.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，编制电子档案目录。（四）装订要求1.文书档案应采用三孔一线的方法进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.科技档案、会计档案、照片档案、音像档案、电子档案等应根据档案的特点和要求进行装订或装盒。五、档案归档（一）归档范围1.已整理好的各类档案。2.档案整理过程中形成的档案目录、索引等检索工具。（二）归档要求1.各部门、各行政村应按照档案管理要求，将整理好的档案及时移交乡镇档案管理办公室。2.乡镇档案管理办公室应认真核对移交的档案，确保档案的完整性和准确性。3.对归档的档案应进行分类存放，建立档案库房管理制度，确保档案的安全保管。（三）归档时间1.各部门、各行政村应在每年年底前，将本年度整理好的档案移交乡镇档案管理办公室。2.对重大活动、重要事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时移交乡镇档案管理办公室。六、档案保管（一）保管场所1.乡镇应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。3.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.对重要的档案应进行专柜保管，实行专人负责。3.档案库房应定期进行检查和维护，确保档案的安全保管。4.对档案的借阅、查阅应进行登记，严格履行借阅、查阅手续。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本乡镇制定的重要政策、法规、规划、统计报表等文件材料，以及涉及本乡镇重大历史事件、重要人物的档案材料等。3.长期保管的档案主要包括本乡镇在工作活动中形成的一般性文件材料，以及对本乡镇工作有一定参考价值的档案材料等。保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案主要包括本乡镇在工作活动中形成的临时性文件材料，以及对本乡镇工作参考价值不大的档案材料等。保管期限为15年以下。（四）档案鉴定1.乡镇档案管理办公室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理办公室负责人、档案管理人员和相关业务人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，对档案进行认真鉴定，提出鉴定意见。4.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的，应予以销毁，并编制档案销毁清册。档案销毁清册应永久保存。七、档案利用（一）利用范围1.本乡镇工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位因工作需要查阅档案。3.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅档案。（二）利用要求1.查阅档案应填写查阅申请表，经档案管理办公室负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理办公室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理办公室。3.查阅档案应遵守档案管理规定，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理办公室负责人批准，并按规定办理手续。（三）利用方式1.现场查阅：查阅人员可在档案管理办公室指定的地点查阅档案。2.借阅：对确需借出档案的，应经档案管理办公室负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过10个工作日，如需延期，应办理续借手续。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立乡镇档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.提高档案管理的工作效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的网上查询和共享。（三）建设要求1.档案数字化加工应符合国家有关档案数字化的标准和要求，确保数字化档案的质量。2.档案管理信息系统应具备功能齐全、操作简便、安全可靠等特点，满足档案管理工作的需要。3.档案信息资源共享平台应具备信息发布、查询、下载等功能，方便用户查阅和利用档案信息。九、监督检查（一）监督检查机构成立乡镇档案管理工作监督检查小组，由乡镇纪委书记任组长，表示，各部门负责人为成员。监督检查小组下设办公室，负责监督检查的日常工作。办公室设在乡镇纪委办公室，由纪委办公室主任兼任办公室主任。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作的落实情况。3.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组每年定期对乡镇档案管理工作进行检查。2.不定期抽查：监督检查小组不定期对各部门、各行政村的档案管理工作进行抽查。3.专项检查：对档案管理工作中的重点问题和薄弱环节，监督检查小组可进行专项检查。（四