纸质类档案管理制度包括

PAGE纸质类档案管理制度包括一、总则（一）目的为加强公司纸质类档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的纸质类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司纸质类档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地反映公司各项活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责纸质类档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司纸质类档案管理制度并组织实施。2.负责公司纸质类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等纸质材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结报告等文件。4.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等个人档案。5.公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。4.电子文件应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。2.档案柜、档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案存放方式1.按照档案的分类和编号顺序进行存放，同一类档案应集中存放。2.档案应竖放，避免平放，以防止档案变形。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、协议、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司的一般性文件、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司的临时性文件、资料等。（五）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.对检查中发现的问题应及时进行处理，如修复破损档案、更换防虫药、调整温湿度等。3.根据检查结果，编写档案检查报告，总结经验教训，提出改进措施。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定。2.公司档案管理制度。3.档案的实际利用价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，判断其是否具有保存价值。2.综合分析法结合档案的形成背景、内容、形式等因素，综合分析其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等内容。3.报公司领导审批，经批准后进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。5.销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人事务查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、日期、借阅期限等内容，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.复制因特殊原因需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、编号、日期、复制用途等内容，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.借阅档案应按时归还，如需延期借阅，应办理续借手续。3.复制档案应保证复制件与原件内容一致，并注明复制日期和复制单位。4.档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录利用者的姓名、单位、利用时间、利用目的等信息。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，上报公司领导和上级档案管理部门。（二）移交工作1.公司所属单位应定期将本单位形成的档案移交公司档案管理部