天津不动产档案保密制度

PAGE天津不动产档案保密制度一、总则（一）目的为加强天津不动产档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，维护权利人合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天津市不动产登记机构及涉及不动产档案管理、利用、存储等相关工作的部门和人员。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规和天津市相关规定，依法履行保密义务。2.全程管控原则：对不动产档案的收集、整理、存储、利用、销毁等全过程实施保密管理。3.最小化知悉原则：严格限定接触档案信息的人员范围，确保信息知悉人数最小化。4.安全可靠原则：采取必要的技术和管理措施，保障档案信息存储和传输的安全可靠。二、保密职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善不动产档案保密管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、存储等日常管理工作，确保档案的安全与完整。3.对档案管理人员进行保密培训，明确保密责任，监督其履行保密职责。4.定期对档案保密管理情况进行检查和评估，及时发现并整改存在的问题。（二）档案利用部门职责1.依据工作需要，按照规定程序申请查阅、借阅档案，严格遵守档案利用保密规定。2.对利用档案过程中知悉的保密信息予以保密，不得擅自扩大知悉范围或泄露给无关人员。3.在档案使用完毕后，及时归还档案管理部门，并确保档案的安全与完整。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。2.认真做好档案的整理、分类、编号、存储等工作，确保档案存放有序、查找方便。3.对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，严格按照规定程序办理相关手续。4.协助档案利用部门做好档案的利用工作，提供必要的指导和服务。（四）其他人员职责1.所有接触不动产档案信息的人员，均应承担保密义务，严格遵守本制度规定。2.在工作中发现档案保密问题或隐患时，应及时报告档案管理部门或相关领导。三、档案收集与整理过程中的保密措施（一）收集环节1.不动产登记机构在接收各类不动产登记申请材料时，应明确告知申请人档案保密的相关规定和要求。2.对申请人提交的材料进行认真审核，确保材料的真实性和完整性。在审核过程中，注意保护申请人的隐私信息，不得随意泄露。3.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的特殊档案材料，应采取专门的保密措施，单独存放和管理。（二）整理环节1.档案管理人员在整理档案时，应在符合安全保密要求的场所进行操作，避免无关人员接触档案。2.对档案材料进行分类、编号、编目等处理时，应严格按照规定的程序和标准进行，确保档案整理工作的准确性和规范性。3.在整理过程中，如发现档案材料存在破损、缺失等情况，应及时采取补救措施，并做好记录。同时，对可能涉及保密信息的问题，应及时报告上级领导。四、档案存储保密管理（一）存储场所要求1.设立专门的不动产档案存储库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施，确保档案存储环境安全可靠。2.库房应安装监控设备，对库房出入人员和档案存储情况进行实时监控，监控记录应保存一定期限。3.库房应划分不同的区域，分别存放不同类型和密级的档案，实行分类管理。（二）存储设备管理1.用于存储不动产档案的计算机、服务器、存储介质等设备，应进行严格的安全管理。设置访问权限和密码，定期进行维护和更新，确保设备运行正常，数据安全。2.对存储设备进行备份管理，定期将档案数据备份到不同的存储介质上，并分别存储在不同的地点。备份数据应进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。3.存储设备报废或更换时，应按照规定程序进行数据清除和处理，防止档案信息泄露。（三）存储档案的标识与管理台账1.对存储的不动产档案应进行明确标识，标注档案的类别、年度、保管期限、密级等信息，便于查找和管理。2.建立档案存储管理台账，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限、密级变更等信息，确保档案存储情况清晰可查。3.定期对档案存储管理台账进行核对和更新，保证台账信息与实际档案存储情况一致。五、档案查阅与借阅保密规定（一）查阅规定1.因工作需要查阅不动产档案的，应填写《不动产档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经本部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的，安排专人在指定的查阅场所提供档案查阅服务。查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。3.在查阅档案过程中，查阅人员应严格遵守保密规定，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍照、摄像档案内容。如需复制档案，应按照规定程序办理审批手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《不动产档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅不动产档案的，应填写《不动产档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案管理部门对借阅申请进行审核后，向借阅人员发放档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大使用范围。4.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如档案出现损坏、丢失等情况，应立即报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。六、档案利用过程中的保密要求（一）内部使用要求1.不动产登记机构内部各部门在利用档案开展工作时，应严格按照规定的程序和权限使用档案信息，不得擅自将档案信息用于其他目的。2.在档案利用过程中，如涉及多个部门协作，应明确各部门的保密职责，加强沟通与协调，确保档案信息的安全与保密。3.对利用档案过程中形成的工作记录、报告等材料，应按照档案管理规定进行整理和归档，妥善保管，防止信息泄露。（二）对外提供要求1.因工作需要对外提供不动产档案信息的，应按照国家法律法规和天津市相关规定，履行严格的审批手续。2.对外提供档案信息时，应进行加密处理，并与接收方签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.对外提供档案信息的范围和内容应严格限定在审批范围内，不得擅自扩大提供范围或泄露其他无关信息。七、档案保密监督与检查（一）监督机制1.建立健全不动产档案保密监督机制，档案管理部门负责对档案保密制度的执行情况进行日常监督检查。2.设立专门的保密监督岗位或指定专人负责保密监督工作，定期对档案管理各环节进行检查，及时发现和纠正存在的问题。3.鼓励全体员工对档案保密工作进行监督，对发现违反保密制度的行为，应及时向档案管理部门或相关领导报告。（二）检查内容与方式1.定期对档案存储场所的安全设施、设备运行情况进行检查，确保档案存储环境安全可靠。2.检查档案查阅、借阅登记记录，核实查阅、借阅手续是否齐全，档案使用是否符合规定。3.抽查档案利用部门对档案信息的保密管理情况，检查是否存在擅自泄露档案信息的行为。4.通过现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式，对档案保密制度的执行情况进行全面检查。（三）问题处理与整改1.对检查中发现的档案保密问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。2.对违反档案保密制度的行为，应视情节轻重，按照有关规定给予批评教育、警告、罚款等处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。。八、保密教育培训与宣传（一）教育培训1.将不动产档案保密知识纳入新员工入职培训内容，使新员工了解档案保密制度的重要性和基本要求。根据不同岗位的工作特点和需求，定期组织档案管理人员、档案利用部门人员等进行保密专题培训，提高其保密意识和业务能力。2.培训内容包括国家法律法规、行业标准、档案保密制度、保密技术与技能等方面，培训方式可采用集中授课、案例分析、实地操作等多种形式。3.建立保密培训档案，记录员工参加培训的时间、内容、考核成绩等信息，作为员工绩效考核和晋升的参考依据。（二）宣传工作1.通过内部宣传栏、网站、简报等形式，广泛宣传不动产档案保密制度和保密知识，提高全体员工的保密意识。2.定期发布档案保密工作动态和典型案例，引导员工自觉遵守保密制度，营造良好的保密工作氛围。3.加强与外部相关部门和单位的沟通与交流，宣传不动产档案保密工作的重要性和成果，树立良好的行业形象。九、保密奖惩制度（一）奖励制度1.对在不动产档案保密工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，具体奖励标准根据实际情况确定。3.表现突出的情形包括：严格遵守保密制度，未发生任何保密事故；及时发现并制止保密违规行为，避免档案信息泄露；提出创新性的保密工作建议，有效提升档案保密管理水平等。（二）惩罚制度1.对违反不动产档案保密制度的部门