教务处学籍档案规章制度

PAGE教务处学籍档案规章制度一、总则（一）目的为了加强教务处学籍档案管理，确保学籍档案的完整、准确、安全和有效利用，维护学校正常的教学秩序和学生的合法权益，依据国家有关法律法规及教育行业标准，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校教务处对各类学生学籍档案的管理工作，包括全日制本专科生、研究生等不同层次学生的学籍档案。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映学生在校期间的学习、成绩、奖惩等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生从入学到毕业各个阶段形成的相关材料，保证学籍档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及学生个人隐私的信息予以保密，未经授权不得泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行学籍档案的整理、分类、编号、存储等工作，确保档案管理工作的规范化。二、学籍档案内容（一）学生基本信息1.包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、家庭住址、联系电话等。2.学生入学时提供的各类身份证明材料及相关证明文件。（二）招生录取材料1.招生报名表、准考证、录取通知书等。2.招生过程中的相关审批文件及录取名册。（三）学籍注册材料1.每学期的学籍注册申请表及注册记录。2.休学、复学、转学、退学等学籍异动的申请材料及审批文件。（四）成绩考核材料1.学生各学期的课程成绩单，包括必修课、选修课、实践课等成绩。2.考试试卷、考查作业、实验报告等相关考核材料。3.补考、重修成绩记录及相关申请审批材料。（五）学位授予材料1.学位申请审批表、学位论文及评审意见。2.学位授予决定文件及相关证书存根。（六）奖惩材料1.学生在校期间获得的各级各类奖励证书及相关表彰文件。2.违反校规校纪受到处分的决定书及相关材料。（七）毕业材料1.毕业生登记表、毕业鉴定材料。2.毕业证书、学位证书发放记录及存根。3.毕业生就业派遣材料，如就业协议书、报到证等。三、学籍档案管理流程（一）档案收集1.各教学单位负责组织教师及时收集本单位学生的各类学籍档案材料，并按照要求进行初步整理。2.学生本人应按照学校规定及时提交个人相关材料，如成绩单、获奖证书等。3.招生部门、就业部门等相关单位应定期将涉及学生学籍的材料移交教务处。（二）档案整理1.教务处档案管理人员对收集到的学籍档案材料进行分类、排序，确保材料齐全、顺序合理。2.按照统一的格式和标准对档案材料进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对破损、褪色等不符合保存要求的档案材料进行修复或复制。（三）档案存储1.采用安全、可靠的存储设备，如专用档案柜、电子存储介质等，对学籍档案进行妥善保管。2.建立电子档案数据库，对学籍档案进行数字化存储，便于查询和管理。3.定期对档案存储环境进行检查，确保档案的安全保存，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。（四）档案查阅1.校内各单位因工作需要查阅学籍档案的，应填写《学籍档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经本单位负责人签字并加盖公章后，提交教务处审批。2.教务处档案管理人员对查阅申请进行审核，批准后方可提供查阅服务，并严格限定查阅时间和地点。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料，如需复制，应按照规定办理相关手续。（五）档案借阅1.因特殊情况需要借阅学籍档案的，应填写《学籍档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、期限等，经教务处负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上批注、污损，确保档案归还时完好无损。（六）档案转递1.学生毕业或转学等需要转递学籍档案的，教务处应按照规定及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取等方式进行，确保档案安全、准确送达。3.转递档案时，应填写《学籍档案转递通知单》，并附档案材料清单，接收单位应在回执上签字盖章后及时返回教务处。四、档案管理人员职责（一）档案管理员岗位设置教务处应配备专职或兼职的档案管理人员，负责学籍档案的日常管理工作。（二）档案管理人员基本职责1.负责学籍档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、转递等具体管理工作。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.定期对学籍档案进行清查核对，保证档案的完整、准确，及时发现并处理档案管理中存在的问题。4.做好档案管理设施设备的维护和管理工作，确保档案存储环境安全可靠。5.积极为学校各单位及师生提供档案查询、利用等服务，解答相关咨询。6.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护学生的合法权益。（三）档案管理人员培训与考核1.学校应定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。2.建立档案管理人员考核机制，对其工作表现、业务能力等进行定期考核，考核结果作为岗位调整、奖惩等的依据。五、监督与检查（一）监督机构学校设立专门的档案管理监督小组，负责对教务处学籍档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.学籍档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、查阅、借阅、转递等环节是否符合规定。2.档案管理人员的工作情况，是否履行职责，是否存在违规操作行为。3.学籍档案的质量，包括档案材料的完整性、准确性、真实性等。（三）检查方式与频率1.监督小组定期对学籍档案管理工作进行全面检查，每年不少于[X]次。2.不定期开展专项检查，针对档案管理中的重点环节或存在的问题进行深入检查。3.通过查阅档案、实地查看、听取汇报、问卷调查等方式进行检查。（四）问题处理与整改1.对监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求教务处限期整改。2.教务处应针对存在的问题制定具体的整改措施，明确责任人和整改期限，确保问题得到有效解决。3.整改完成后，教务处应向监督小组提交整改报告，接受复查验收。六、责任追究（一）违规行为界定1.档案管理人员违反档案管理规章制度，如擅自销毁档案、泄露档案机密、违规提供查阅借阅服务等。2.校内各单位或个人违反规定查阅、借阅、转递学籍档案，造成档案损坏、丢失、篡改等后果。3.学生本人或其他人员故意伪造、篡改学籍档案材料。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、责令改正等处理。2.对于造成档案损失或严重影响学校工作秩序的违规行为，视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。3.对于违反法律法规的行为，依法追究法律责任。（三）责任追究程序1.发现违规行为后，由监督小组进行调查核实，收集相关证据。2.根据调查结果，提出责任追究