镇人大文书档案管理制度

PAGE镇人大文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强镇人大文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，为镇人大工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇人大机关各部门及工作人员在履行职责过程中形成的各类文书档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：镇人大文书档案由镇人大办公室集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映镇人大工作实际，确保档案的完整性。3.分类科学原则：按照文书档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）镇人大办公室职责1.负责制定和完善镇人大文书档案管理制度，并组织实施。2.负责镇人大各类文书档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.指导和监督镇人大机关各部门的档案管理工作。4.定期对档案管理工作进行检查和总结，提出改进意见和建议。（二）各部门职责1.负责本部门形成的文书材料的收集、整理，并定期移交镇人大办公室归档。2.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门的档案资料，不得擅自销毁或丢失。3.积极配合镇人大办公室做好档案管理相关工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案质量。3.严格遵守档案管理制度和保密规定，保守档案机密，维护档案安全。4.积极开展档案编研工作，为镇人大工作提供参考依据。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.镇人大会议文件、决议、决定、纪要等。2.镇人大主席团和代表活动的相关文件、材料。3.镇人大与上级人大及其他单位的往来文件、函件等。4.镇人大机关各部门形成的各类文件、报告、总结、统计报表等。5.镇人大代表提交的议案、建议、批评和意见及办理情况的相关材料。6.其他与镇人大工作有关的重要文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交镇人大办公室。2.对重要文件和紧急文件，应及时收集并送交镇人大办公室登记保管。3.收集的文件材料应保持原件完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件目录。3.装订成册的文件材料，应拆除金属物，保持整齐美观。4.对破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制。四、档案归档与保管（一）归档程序1.镇人大办公室档案管理人员对收集整理好的文件材料进行审核，确保符合归档要求。2.将审核合格的文件材料按照分类方案进行排列，编制归档目录。3.将文件材料装入档案盒，填写档案盒封面和脊背项目，进行上架保管。（二）保管期限1.永久保管：反映镇人大主要职能活动和历史面貌的重要文件材料，如镇人大工作报告、决议、决定等。2.定期保管：其他具有一定保存价值的文件材料，定期保管期限分为30年和10年。（三）保管条件1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.保持档案库房清洁卫生，温度、湿度适宜，定期进行检查和维护。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则：严格遵守国家有关法律法规和档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务工作原则：充分发挥档案的作用，为镇人大工作提供及时、有效的信息支持。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅：镇人大机关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到镇人大办公室查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经镇人大办公室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复印件，但必须经过档案管理人员审核，并注明出处。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对查阅、借阅、复制档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查考。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：镇人大办公室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，确保鉴定结果准确可靠。3.集体审议原则：成立档案鉴定小组，对拟销毁的档案进行集体审议，确保鉴定工作公正、客观。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：档案管理人员对每份档案进行逐件审查，确定其存毁价值。2.参考档案保管期限表：根据档案的形成规律和特点，参考档案保管期限表，对档案进行初步鉴定。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应经镇人大办公室负责人审核签字，并报镇人大主要领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立镇人大文书档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为镇人大工作提供便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件，建立档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描录入。2.制定档案信息化管理制度，规范档案信息的录入、存储、检索、利用等操作流程。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等技术措施，确保档案信息安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保两者内容一致。2.电子档案应按照电子文件管理的相关规定进行存储、保管和利用，确保其真实性、完整性和可读性。3.定期对电子档案进行备份，存储在不同的存储介质上，并异地保管。八、监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等工作的质量和效率。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密措施的落实情况。（二）监督检查方式1.定期检查：镇人大办公室每年对档案管理工作进行一次全面检查，对发现的问题及时进行整改。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案管理工作规范有序。（三）检查结果处理1.对检