养护科资料档案管理制度

PAGE养护科资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强养护科资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养护科在工作过程中形成的各类资料档案的管理，包括但不限于养护计划、养护记录、设备档案、技术资料、文件通知等。（三）管理原则1.集中统一管理原则养护科资料档案由专人负责集中管理，确保资料档案的完整性和系统性。2.真实性原则资料档案应如实反映养护工作的实际情况，不得弄虚作假。3.准确性原则资料档案的内容应准确无误，数据应真实可靠。4.安全性原则采取有效措施确保资料档案的安全，防止资料档案的损坏、丢失和泄密。5.及时性原则及时收集、整理、归档各类资料档案，确保资料档案的时效性。二、资料档案管理职责（一）养护科科长职责1.负责组织制定和修订养护科资料档案管理制度。2.监督检查资料档案管理工作的执行情况。3.协调解决资料档案管理工作中出现的问题。（二）资料档案管理人员职责1.负责资料档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.建立资料档案管理台账，对资料档案的收、发、存情况进行详细记录。3.定期对资料档案进行清查、核对，确保资料档案的账实相符。4.负责资料档案的安全保密工作，防止资料档案的泄露。5.按照规定的期限保管资料档案，期满后及时办理档案的鉴定、销毁手续。（三）各岗位工作人员职责1.负责及时将工作中形成的各类资料档案移交资料档案管理人员。2.配合资料档案管理人员做好资料档案的整理、归档工作。3.按照规定的权限查阅、使用资料档案。三、资料档案的收集与整理（一）收集范围1.养护计划、方案、措施等文件。2.养护工作记录，包括日常巡查记录、养护作业记录、设备运行记录等。3.设备档案，包括设备台账、设备维护保养记录、设备维修记录、设备操作规程等。4.技术资料，包括养护技术规范、标准、图纸、技术总结等。5.上级部门下发的与养护工作相关的文件、通知、通报等。6.其他与养护工作有关的资料档案。（二）收集要求1.各岗位工作人员应及时将工作中形成的资料档案移交资料档案管理人员，移交时应填写资料档案移交清单。2.资料档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应进行备份，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.分类根据资料档案的内容和性质，分为养护计划类、养护记录类、设备档案类、技术资料类、文件通知类等。2.编号对每一类资料档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订对纸质资料档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅。4.编目编制资料档案目录，目录应包括资料档案的编号、名称、日期、保管期限等内容。四、资料档案的归档与保管（一）归档要求1.资料档案管理人员应按照整理方法对收集到的资料档案进行整理，整理完毕后及时归档。2.归档的资料档案应填写归档清单，清单应包括资料档案的编号、名称、日期、保管期限等内容。3.归档的资料档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案的编号、名称、保管期限等内容。（二）保管期限1.养护计划类、技术资料类、文件通知类等资料档案的保管期限为[X]年。2.养护记录类、设备档案类等资料档案的保管期限为[X]年。3.其他资料档案的保管期限根据实际情况确定。（三）保管方式1.纸质资料档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好。2.电子资料档案应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要的资料档案应采取加密、防盗等措施，确保资料档案的安全。（四）档案库房管理1.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。2.档案库房应保持清洁、整齐，档案柜应排列有序，便于查找。3.档案库房应定期进行检查，发现问题及时处理。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.养护科内部人员养护科内部人员因工作需要查阅资料档案的，应填写资料档案查阅申请表，经养护科科长批准后，方可查阅。2.其他部门人员其他部门人员因工作需要查阅资料档案的，应填写资料档案查阅申请表，经养护科科长和公司相关领导批准后，方可查阅。3.外部单位人员外部单位人员因工作需要查阅资料档案的，应填写资料档案查阅申请表，经养护科科长和公司相关领导批准，并签订保密协议后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅资料档案时，应在资料档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将资料档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护资料档案，不得在资料档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将资料档案归还资料档案管理人员，并在资料档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.养护科内部人员养护科内部人员因工作需要借阅资料档案的，应填写资料档案借阅申请表，经养护科科长批准后，方可借阅。2.其他部门人员其他部门人员因工作需要借阅资料档案的，应填写资料档案借阅申请表，经养护科科长和公司相关领导批准后，方可借阅。3.外部单位人员外部单位人员因工作需要借阅资料档案的，应填写资料档案借阅申请表，经养护科科长和公司相关领导批准，并签订保密协议后，方可借阅。（四）借阅要求1.借阅期限借阅资料档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.借阅数量借阅资料档案的数量一般不得超过[X]份，如需借阅更多资料档案的，应经养护科科长批准。3.归还要求借阅人员借阅完毕后，应及时将资料档案归还资料档案管理人员，并在资料档案借阅登记表上签字确认。如发现资料档案有损坏、丢失等情况的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，对资料档案进行鉴定。2.坚持全面审查、综合分析、准确判定的原则。3.确保鉴定结果的客观性、公正性和准确性。（二）鉴定组织成立资料档案鉴定小组，由养护科科长担任组长，资料档案管理人员和相关业务人员为成员。鉴定小组负责对资料档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.资料档案的完整性、准确性和系统性。2.资料档案的保存价值。3.资料档案的保管期限是否到期。（四）销毁程序1.鉴定小组对资料档案进行鉴定后，提出销毁意见，并填写资料档案销毁申请表。2.资料档案销毁申请表经养护科科长和公司相关领导批准后，方可进行销毁。3.销毁资料档案时，应指定专人负责监销，并在资料档案销毁清册上签字确认。4.资料档案销毁清册应包括资料档案的编号、名称、日期、保管期限、销毁原因、销毁时间、监销人等内容。七、资料档案的信息化管理（一）信息化管理目标建立养护科资料档案信息化管理系统，实现资料档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高资料档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.资料档案录入将纸质资料档案和电子资料档案录入信息化管理系统，建立资料档案数据库。2.资料档案检索在信息化管理系统中建立资料档案检索功能，方便用户快速查找所需资料档案。。3.资料档案利用在信息化管理系统中建立资料档案利用功能，用户可以根据权限在线查阅、下载、打印资料档案。4.资料档案管理在信息化管理系统中建立资料档案管理功能，对资料档案的收、发、存情况进行实时监控和管理。（三）信息化管理要求1.信息化管理系