科技馆科技档案管理制度

PAGE科技馆科技档案管理制度一、总则（一）目的为加强科技馆科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在科技馆建设、展览展示、科普教育、学术研究等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科技馆内各部门在科技活动中形成的具有保存价值的文件、资料、数据、图表、声像等各种形式的科技档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则科技馆设立专门的科技档案管理机构或指定专人负责科技档案的集中统一管理，确保科技档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则全面收集、整理科技馆在科技活动中形成的各类档案，保证档案内容的完整，反映科技馆科技工作的全过程。3.准确性原则科技档案的内容必须真实、准确，数据可靠，能够客观反映科技馆的科技活动实际情况。4.系统性原则按照科技档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.安全性原则采取有效措施确保科技档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、管理机构与职责（一）管理机构科技馆设立科技档案管理领导小组，由馆长担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调科技馆科技档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。同时，设立科技档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责科技档案的日常管理工作。（二）职责分工1.科技档案管理领导小组职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定科技馆科技档案管理的规章制度和工作规划。指导、监督和检查科技馆各部门的科技档案管理工作，协调解决档案管理工作中的问题。审定科技档案管理部门提交的年度工作计划、总结和重要档案管理工作事项。决定科技档案管理工作中的其他重大事项。2.科技档案管理部门职责负责制定和完善科技档案管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。负责收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架等日常档案管理工作，确保科技档案的完整、准确、系统。负责科技档案的数字化建设，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。负责科技档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护。负责按照规定向馆内各部门提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。负责组织开展科技档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，报馆领导批准后进行销毁。负责对馆内各部门档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理水平。负责收集、整理和保管科技馆在对外交流与合作中形成的各类科技档案资料。3.各部门职责各部门负责人为本部门科技档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好科技档案的收集、整理、归档工作，并指定专人负责档案管理工作。各部门档案管理人员负责本部门科技文件材料的日常收集、整理和保管工作，按照档案管理部门的要求及时将整理好的档案移交馆档案管理部门。各部门在开展科技活动过程中，应严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成、积累和整理工作，确保档案的质量。三、科技档案的收集与整理（一）收集范围1.科技馆建设项目档案包括科技馆新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收文件等。2.展览展示项目档案包括展览展示策划方案（含展品设计方案）、布展施工图纸、展品制作文件、展览展示宣传资料、展览展示总结报告等。3.科普教育活动档案包括科普讲座、科普培训、科普展览、科普剧演出、科普竞赛等活动的策划方案、活动记录、活动照片、活动视频、活动总结等。4.学术研究档案包括科技馆科研项目立项申请书、研究报告、学术论文、学术会议资料、科研成果鉴定文件等。5.设备仪器档案包括科技馆购置的各类设备仪器的采购合同、产品说明书、安装调试记录、使用维护手册、维修保养记录等。6.知识产权档案包括科技馆申请的专利、商标、著作权等知识产权相关文件，以及知识产权保护工作记录。7.外事活动档案包括科技馆与国外机构开展交流合作、参加国际展览、学术会议等外事活动的相关文件，如邀请函、出访报告、合作协议、活动照片、活动总结等。8.其他科技档案包括科技馆在科技管理、技术创新、科普资源开发等方面形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责科技文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.科技文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要科技活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，不得拖延。4.收集的科技文件材料应按照档案管理部门规定的分类方案进行初步分类。（三）整理原则1.遵循科技档案的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.按照科技档案的类别、项目、时间等要素进行分类整理，便于管理和查找利用。3.科技档案的整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐。（四）整理方法1.分类科技档案按照以下类别进行分类：建设项目类展览展示类科普教育类学术研究类设备仪器类知识产权类外事活动类其他类每一大类下可根据实际情况进一步细分小类。2.编号科技档案采用分类编号法进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式如下：[类别代码][项目代码][年度][流水号]例如：J01012023001，其中“J”代表建设项目类，“01”代表科技馆新建项目，“2023”代表年度，“001”代表该项目下的第1份档案。3.编目科技档案应编制详细的目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等。编目应准确、清晰，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，以便于保管和查阅。装订应整齐、牢固，不掉页、不压字。四、科技档案的保管（一）保管场所科技馆应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等必要的设施。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的实体安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案装具档案装具应符合档案保管要求，选用坚固耐用、便于存放和查找的档案柜、档案架等。档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。五、科技档案的利用（一）利用原则1.馆内各部门因工作需要查阅科技档案的，应填写《科技档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印、拍照、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。4.馆外单位因工作需要查阅科技馆科技档案的，应持有单位介绍信，经科技馆主管领导批准后，方可查阅。查阅时应按照馆内规定办理查阅手续，并由档案管理人员陪同查阅。5.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科技档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，未经批准不得查阅和利用。（二）借阅1.馆内各部门因工作需要借阅科技档案的，应填写《科技档案借阅申请表》，注明借阅期限，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应按照申请表上注明的借阅期限提供档案，并做好借阅登记工作。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并记录处理。（三）复制1.馆内各部门因工作需要复制科技档案的，应填写《科技档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理人员应按照申请表上注明的复制内容进行复制，并做好复制登记工作。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以证明其真实性和有效性。3.复制档案应按照规定收取一定的费用，费用标准由科技馆根据实际情况制定。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则科技档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织科技馆成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对科技档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，是否反映科技馆科技活动的真实情况。2.档案的保存价值，是否对科技馆的建设、展览展示、科普教育、学术研究等工作具有参考利用价值。3.档案的保管期限，根据档案的重要程度、形成时间等因素确定合理的保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员直接对档案进行审查，根据档案的内容、价值等因素确定其保存价值和保管期限。2.分析比较法通过对同类档案的分析比较，判断档案的保存价值和保管期限。3.专家论证法对于一些专业性较强、价值难以确定的档案，可邀请相关领域的专家进行论证，提出鉴定意见。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的科技档案，由档案管理部门编制《科技档案销毁清册》，详细列出档案