社区志愿者工作档案制度

PAGE社区志愿者工作档案制度一、总则（一）目的为加强社区志愿者工作的规范化管理，全面、真实、准确地记录志愿者的服务信息和工作情况，激励志愿者积极参与社区服务，推动社区志愿服务事业健康发展，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内参与志愿服务活动的所有志愿者，包括个人志愿者、志愿者团队及相关合作组织。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应基于志愿者实际参与服务的真实情况，确保信息准确可靠。2.完整性原则：全面收集志愿者在服务过程中的各类信息，涵盖服务时间、服务内容、服务评价等各个方面，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护志愿者的个人隐私和敏感信息，未经志愿者同意，不得向任何第三方泄露档案内容。4.动态管理原则：根据志愿者服务活动的持续开展，及时更新档案信息，保持档案的时效性和准确性。二、档案内容（一）志愿者基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码、居住地址等。2.教育背景：学历、毕业院校、所学专业等。3.职业信息：工作单位、职业类型等。（二）志愿服务记录1.服务项目：详细记录志愿者参与的具体社区志愿服务项目名称、服务时间范围。2.服务内容：描述志愿者在每个服务项目中承担的具体工作任务、职责履行情况。3.服务时长：精确记录每次服务的实际时长，按照小时累计计算志愿者的总服务时长。（三）培训与考核记录1.培训记录：记录志愿者参加的各类培训课程名称、培训时间、培训内容及培训效果评估。2.考核记录：包括定期考核和专项考核的结果，考核内容涵盖服务态度、工作能力、专业技能等方面，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。（四）表彰与奖励情况1.表彰记录：记录志愿者获得的社区、上级部门或其他相关机构颁发的荣誉称号、表彰文件等。2.奖励情况：如物质奖励、精神奖励等，详细说明奖励的类型、颁发单位及奖励原因。（五）志愿服务评价1.服务对象评价：收集服务对象对志愿者服务的评价意见，包括满意度调查结果、具体表扬或建议等。2.团队评价：记录志愿者所在团队对其工作表现的评价，评价维度可包括团队协作能力、工作积极性、贡献程度等。（六）其他相关资料1.志愿者参与活动的照片、视频资料：直观反映志愿者服务过程中的精彩瞬间，作为档案的补充材料。2.志愿者撰写的心得体会、服务总结等：体现志愿者对服务活动的感悟和收获，丰富档案内容。三、档案建立与收集（一）建立流程1.新志愿者注册：志愿者首次申请参与社区志愿服务时，需填写《社区志愿者注册登记表》，提交个人基本信息及相关证明材料。2.信息录入：社区志愿服务管理部门负责将志愿者注册信息录入电子档案系统，建立志愿者个人档案账号，并为志愿者分配唯一的档案编号。3.档案初始化：根据注册信息，完善档案基本信息模块，同时创建志愿服务记录、培训与考核记录等空白档案页面，以备后续记录使用。（二）收集渠道1.志愿者自行提交：志愿者在每次服务活动结束后，应及时将填写好的服务记录表格、培训证书、表彰文件等相关资料提交至社区志愿服务管理部门。2.服务团队报送：志愿者团队负责人负责收集本团队成员的服务信息，定期汇总报送至社区志愿服务管理部门，并确保报送信息的准确性和完整性。3.服务对象反馈：社区志愿服务管理部门通过定期回访、问卷调查等方式，收集服务对象对志愿者的评价意见，并整理归档。4.其他相关部门提供：与志愿者服务活动相关的其他部门，如培训组织单位、表彰颁发部门等，应及时将涉及志愿者的培训记录、表彰奖励信息提供给社区志愿服务管理部门。四、档案整理与归档（一）整理要求1.分类整理：按照档案内容的类别，将志愿者基本信息、志愿服务记录、培训与考核记录、表彰与奖励情况、志愿服务评价及其他相关资料进行分类，确保同一类别的资料集中存放。2.资料排序：对各类资料按照时间顺序进行排序，先近后远，便于查阅和管理。3.编号标识：为每份档案资料编制唯一的编号，并在档案封面、目录及每份资料首页标注编号，以便快速查找和核对。（二）归档方式1.纸质档案归档：将整理好的纸质档案资料按照类别和编号顺序，装入档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹封面标注档案类别、年度范围、起止编号等信息。2.电子档案归档：建立电子档案数据库，将志愿者档案信息录入系统，按照电子文件夹结构进行分类存储，每个电子文件夹对应纸质档案的一个类别。同时，对电子档案进行备份，确保数据安全。五、档案查阅与使用（一）查阅权限1.志愿者本人：志愿者有权随时查阅自己的档案信息，了解个人志愿服务记录、培训与考核情况、表彰奖励等内容。2.社区志愿服务管理部门工作人员：因工作需要，经部门负责人批准，可查阅志愿者档案，用于统计分析、服务评估、活动策划等工作。3.其他相关部门或组织：如司法机关、上级主管部门等，因履行法定职责需要查阅志愿者档案的，需按照相关法律程序办理查阅手续，并严格遵守保密规定。（二）查阅流程1.申请：查阅人需填写《社区志愿者档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交相关证明材料（如工作证件、介绍信等）。2.审批：申请表经所在部门负责人审核批准后，交社区志愿服务管理部门负责人审批。对于涉及志愿者个人隐私或敏感信息的查阅申请需特别谨慎审批，确保查阅必要性和合规性。3.查阅：审批通过后，社区志愿服务管理部门安排专人陪同查阅人进行档案查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，查阅人应严格遵守档案查阅场所的规定，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。（三）档案使用规定1.仅限内部使用：志愿者档案信息仅用于社区志愿服务管理工作内部使用，不得用于商业目的或其他非法用途。2.信息共享限制：未经志愿者书面同意，不得将志愿者档案信息提供给任何第三方。因工作需要确需与其他部门或组织共享部分信息的，应在共享前告知志愿者，并确保信息接收方遵守保密义务。3.数据安全保护：在档案查阅与使用过程中，应采取必要的技术措施和管理措施，确保电子档案数据的安全，防止数据泄露、篡改或丢失事故的发生。六、档案更新与维护（一）定期更新1.志愿服务记录更新：志愿者每月末应向社区志愿服务管理部门提交当月志愿服务记录，管理部门及时审核并更新档案中的服务时长、服务内容等信息。2.培训与考核记录更新：培训组织单位和考核部门应在培训结束或考核完成后的一周内，将培训记录和考核结果反馈给社区志愿服务管理部门，管理部门据此更新志愿者档案。3.表彰与奖励情况更新：表彰奖励颁发部门应在表彰奖励决定发布后的两周内，将相关文件和证书复印件提供给社区志愿服务管理部门，管理部门及时将表彰奖励信息录入志愿者档案。（二）动态维护1.信息变更处理：志愿者个人基本信息如有变更，应及时填写《社区志愿者信息变更申请表》，提交相关证明材料至社区志愿服务管理部门。管理部门审核无误后，在档案系统中进行信息更新，并同步更新纸质档案。2.档案资料补充：在志愿服务过程中，如发现有遗漏或需要补充的档案资料，志愿者或相关部门应及时提交，确保档案内容的完整性。3.档案清理与销毁：对于已离职或不再参与社区志愿服务活动的志愿者档案，应定期进行清理。清理期限为志愿者最后一次服务结束后的两年。经审核确认无保留价值的档案，按照相关规定进行销毁，并做好销毁记录。七、档案安全与保密（一）安全管理1.存储安全：纸质档案应存放在专门的档案库房，保持库房干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮等条件良好。电子档案应存储在安全可靠的服务器上，并定期进行数据备份，备份数据存储在不同的物理位置。2.查阅安全：档案查阅场所应配备必要的安全设施，如监控设备、门禁系统等，防止档案资料被盗取或损坏。查阅过程中，查阅人不得擅自将档案带出查阅场所。（二）保密措施1.人员保密培训：对参与档案管理工作的人员进行保密培训，明确保密责任和义务，提高保密意识，防止因人员疏忽导致档案信息泄露。2.保密协议签订：与接触志愿者档案信息的工作人员签订保密协议，明确保密范围、保密期限、违约责任等内容，约束工作人员严格遵守保密规定。3.技术保密手段：采用加密技