施工项目部档案管理制度

PAGE施工项目部档案管理制度一、总则（一）目的为加强施工项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设和企业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所属各施工项目部在项目建设过程中形成的各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：项目部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映项目建设的实际情况，严禁虚假和不实信息。3.及时性原则：档案应随项目进度同步整理、归档，确保档案信息的时效性。4.保密性原则：对涉及国家机密、企业商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。二、档案管理职责（一）项目部经理职责1.负责领导和监督项目部档案管理工作，确保档案管理工作符合相关法律法规和公司要求。2.协调解决档案管理工作中出现的重大问题，为档案管理工作提供必要的资源支持。（二）档案管理人员职责1.负责项目部档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导项目部各部门做好文件材料的收集和整理工作。3.对档案进行分类、编号、编目和装订，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。5.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。6.积极开展档案利用工作，为项目部的生产经营、工程结算、竣工验收等提供档案支持。（三）项目部各部门职责1.负责本部门在项目建设过程中形成的文件材料的收集、整理和移交工作。2.明确专人负责文件材料的管理，确保文件材料的及时归档。3.配合档案管理人员做好档案的整理、归档和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.工程技术文件，包括施工图纸、施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。3.工程管理文件，包括项目进度计划、项目月报、项目总结、工程协调会议纪要、工程安全管理文件、工程质量管理文件等。4.物资设备文件，包括物资采购合同、设备采购合同、物资设备到货验收记录、物资设备使用说明书等。5.财务管理文件，包括项目预算、项目成本核算、项目资金使用计划、项目财务报表等。6.人事管理文件，包括项目部人员配备情况、人员考勤记录、人员培训记录等。7.其他与项目建设有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在项目建设过程中形成的文件材料，并定期移交档案管理人员。2.文件材料应齐全、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理方法1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类整理，按照项目前期文件、工程技术文件、工程管理文件、物资设备文件、财务管理文件、人事管理文件等类别进行划分。2.对每一类文件材料按照形成时间顺序进行排列，并进行编号。3.编制档案目录，包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限等内容，以便于查询和利用。4.对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应根据档案整理结果，及时将档案进行归档。归档时应填写档案归档登记表，注明档案编号、档案名称、形成时间、保管期限等信息。2.档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为永久、长期和短期。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上。电子档案的存储格式应符合公司要求，并定期进行检查和维护。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、工程竣工验收报告等。2.长期保管：凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年至50年。主要包括施工图纸、施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、项目进度计划、项目月报、项目总结、工程协调会议纪要等。3.短期保管：凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年至15年。主要包括物资采购合同、设备采购合同、物资设备到货验收记录、物资设备使用说明书、项目预算、项目成本核算、项目资金使用计划、项目财务报表、项目部人员配备情况、人员考勤记录、人员培训记录等。（三）保管措施1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。5.对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，确保电子档案的安全。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.为项目部的生产经营、工程结算、竣工验收等提供档案支持。2.为公司内部各部门提供档案查询和利用服务。3.为外部单位（如业主、监理、审计等）提供档案查阅服务。（二）利用方式1.档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件。2.对涉及重要机密的档案，应按照保密规定进行查阅和利用，严格控制查阅范围和使用期限。3.利用者如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经项目部经理批准后，方可借阅。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为15个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案的借阅期限为7个工作日，如需延期，应经项目部经理批准。（四）借阅归还1.借阅者应按时归还档案，如不能按时归还，应提前办理续借手续。2.借阅者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告项目部经理，并追究借阅者的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定工作应结合公司实际情况和档案保管期限，对档案进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由项目部经理担任组长，档案管理人员和各部门负责人为成员。档案鉴定小组负责对项目部的档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案编号、档案名称、形成时间、保管期限等信息。3.档案销毁清册应经项目部经理批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立项目部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本。3.为项目部的生产经营、工程结算、竣工验收等提供更加便捷、高效的档案支持。（二）信息化建设内容1.档案管理信息系统的建设，包括档案录入、档案查询、档案借阅、档案统计等功能模块。2.电子档案的存储和管理，对电子档案进行分类、编号、编目和存储，建立健全电子档案检索体系。3.档案数字化加工，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，实现纸质档案的电子化存储。（三）信息化管理要求