巡察档案管理制度及流程

PAGE巡察档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强巡察档案管理，确保巡察档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥巡察档案在巡察工作及党风廉政建设中的作用，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织开展的各类巡察工作所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则巡察档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则巡察档案应如实反映巡察工作的全过程，内容真实可靠，严禁伪造、篡改档案资料。3.保密性原则严格遵守保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的巡察档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于巡察工作的查阅、使用和参考，提高档案利用效率，为巡察工作决策提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度，制定和完善巡察档案管理细则。2.负责巡察档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全巡察档案管理工作流程，指导和监督巡察工作部门及相关人员做好档案资料的收集、整理和移交工作。4.负责巡察档案信息的开发利用，为巡察工作及其他相关工作提供档案查阅服务。5.定期对巡察档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作方法和手段。（二）巡察工作部门职责1.负责本部门巡察工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并按照档案管理要求及时移交档案管理部门。2.明确专人负责与档案管理部门的沟通协调，确保巡察档案资料的及时、完整移交。3.在档案管理部门的指导下，做好巡察档案的前期整理工作，保证档案资料的规范性和准确性。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。2.负责巡察档案的日常收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案资料的安全和完整。3.熟悉档案内容，掌握档案查阅方法，为档案利用者提供优质、高效的服务。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高档案管理业务水平。三、档案收集（一）收集范围1.巡察工作方案、计划、通知、报告等文件材料。2.巡察工作底稿、谈话记录、调查问卷、信访举报材料等工作过程中形成的原始记录。3.被巡察单位提交的各类文件资料、财务报表、会议记录、合同协议等相关材料。4.巡察反馈意见、整改报告、整改台账等与巡察整改相关的文件材料。5.其他与巡察工作有关的文件、图表、照片、音像等资料。（二）收集要求1.巡察工作部门应在巡察工作结束后[X]个工作日内，将形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案归档要求。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和备份，确保电子文件的可读性和可利用性。4.涉及多个部门的巡察工作，由牵头部门负责组织相关部门共同做好文件材料的收集工作。四、档案整理（一）分类标准巡察档案按照巡察工作流程和文件材料的性质进行分类，一般分为以下几类：1.综合类：包括巡察工作方案、总结、报告、统计报表等综合性文件材料。2.巡察准备类：包括巡察通知、巡察组组建文件、被巡察单位基本情况资料等。3.巡察实施类：包括巡察工作底稿、谈话记录、查阅资料记录、调查问卷、信访举报材料等。4.巡察报告类：包括巡察报告、反馈意见、问题清单等。5.巡察整改类：包括整改报告、整改台账、整改跟踪记录等。6.其他类：包括与巡察工作有关的照片、音像、荣誉证书等其他文件材料。（二）整理方法1.每份文件材料应单独装订，并在首页加盖文件章或骑缝章，注明文件名称、日期、编号等信息。2.按照分类标准，对文件材料进行排序，同一类文件按照时间顺序排列。3.编制页码，页码应标注在文件材料正面的右上角和背面的左上角，空白页不编页码。4.填写卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容，序号应按照文件排列顺序编写。5.装订成册的文件材料应加装封面和封底，封面应注明档案类别、年度、保管期限、卷号等信息。五、档案归档（一）归档时间巡察工作结束后，巡察工作部门应在[X]个工作日内将整理好的档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.档案管理部门接收巡察工作部门移交的档案时，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.核对无误后，档案管理部门应在档案移交清单上签字确认，并将档案按照规定的分类方法和编号顺序进行存放。3.建立巡察档案归档台账，详细记录档案的类别、年度、保管期限、卷号、移交时间等信息，便于查询和管理。六、档案保管（一）保管期限巡察档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及重大问题、重要决策、重要案件等具有长远历史价值和查考利用价值的档案。2.长期保管：保管期限为[X]年，主要包括一般性巡察工作文件材料、整改情况记录等。3.短期保管：保管期限为[X]年，主要包括临时性、阶段性的巡察工作文件材料。（二）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应存放于专用档案柜中，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.建立档案保管制度，定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。七、档案查阅（一）查阅范围1.因工作需要，公司/组织内部人员可以查阅与巡察工作相关的档案资料。2.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，未经批准不得查阅。确因工作需要查阅的，应按照规定履行审批手续。（二）查阅程序1.查阅人应填写《巡察档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、年度、卷号、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理部门根据查阅范围和审批权限进行审批。3.经批准后，档案管理部门安排专人负责提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。查阅人应在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人如需复印、摘抄档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印、摘抄的档案资料应与原件核对无误，并注明出处。5.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。八、档案借阅（一）借阅范围因工作需要，公司/组织内部人员可以借阅与巡察工作相关的档案资料，但必须严格履行借阅手续。（二）借阅程序1.借阅人应填写《巡察档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、年度、卷号、借阅期限等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理部门根据借阅范围和审批权限进行审批。3.经批准后，档案管理部门办理档案借阅手续，借阅人应在借阅清单上签字确认，并按照规定的借阅期限归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。5.借阅结束后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有问题应及时处理。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重对待的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、巡察工作部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值和保存意义。2.参考档案的保管期限规定，结合公司/组织的实际情况，确定档案是否仍具有保存价值。3.征求相关部门和人员的意见，综合考虑各方面因素，形成鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写《巡察档案销毁申请表》，注明档案的类别、年度、卷号、数量、销毁原因等信息，并提交公司/组织领导审批。2.经批准后，档案管理部门安排专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信