市委组织部档案收集制度

PAGE市委组织部档案收集制度一、总则（一）目的为加强市委组织部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在组织工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市委组织部机关及所属事业单位档案的收集工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案收集应确保所收集的材料真实反映组织工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集组织工作中形成的各类档案材料，保证档案的齐全完整。3.及时性原则：及时收集档案材料，避免积压和散失。4.规范性原则：按照统一的标准和要求进行档案收集，确保档案质量。二、档案收集范围（一）文书档案1.上级党组织和上级机关颁发的与组织工作有关的文件、指示、规定等。2.市委组织部制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等。3.组织工作会议、专题会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.干部任免、调配、考核、奖惩等工作中形成的文件材料。5.党员发展、教育、管理等工作中形成的文件材料。6.组织建设、人才工作等方面的文件材料。7.与其他部门联合发文涉及组织工作的文件材料。（二）干部人事档案1.干部履历表、自传、鉴定、考核、考察材料。2.学历学位、培训、专业技术职务（职称）、学术成果等材料。3.党团材料，包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、入团志愿书等。4.奖惩材料，包括奖励审批表、荣誉证书、处分决定等。5.工资、任免、出国（境）等材料。6.其他可供组织参考的材料。（三）电子档案1.以电子形式产生的各类文件、数据、图表等，如电子公文、干部人事档案电子数据等。2.对纸质档案进行数字化处理后形成的电子副本。（四）声像档案1.组织工作中形成的照片、录音、录像等资料，如重要会议、活动的照片、视频，干部考察的影像资料等。2.反映组织工作成果、先进事迹等的声像资料。（五）实物档案1.组织工作中获得的荣誉奖牌、奖杯、证书等。2.具有纪念意义的物品，如领导题词、重要活动纪念品等。三、档案收集职责分工（一）综合科1.负责收集、整理市委组织部机关日常工作中形成的文书档案，包括综合性文件、工作计划、总结、报告等。2.指导和督促各科室及时移交应归档的文件材料。（二）干部一科1.负责收集干部任免、调配、考核、奖惩等工作中形成的档案材料。2.做好干部人事档案的日常收集、整理和更新工作。（三）干部二科1.负责收集党员发展、教育、管理等工作中形成的档案材料。2.协助做好相关档案的整理和归档工作。（四）组织科1.负责收集组织建设、人才工作等方面的档案材料。2.对涉及组织工作的各类文件材料进行分类收集和整理。（五）信息管理科1.负责电子档案的收集、整理和存储，确保电子档案的安全和完整。2.做好声像档案、实物档案的收集和管理工作，对相关资料进行数字化处理。四、档案收集程序（一）文件材料的形成与积累1.各科室在组织工作过程中，应明确专人负责文件材料的形成和积累，确保材料的真实、完整。2.对办理完毕的文件材料，应按照归档要求进行分类整理，妥善保管。（二）定期移交1.各科室应定期（每季度末）将整理好的文件材料移交至档案管理部门。2.移交时，应填写《档案移交清单》，详细注明移交材料的名称、数量、日期等信息。（三）档案管理部门接收1.档案管理部门对移交的档案材料进行认真核对，检查材料的完整性、准确性和规范性。2.对符合要求的档案材料，办理接收手续，并按照档案分类方案进行整理、编目和上架。（四）特殊情况处理1.对于一些紧急或重要的文件材料，各科室应及时向档案管理部门通报，并优先进行收集和整理。2.对于缺失或不完整的文件材料，档案管理部门应及时通知相关科室进行补充和完善。五、档案收集要求（一）材料质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。2.签字、盖章等手续应齐全，复印件应注明出处并加盖公章。3.电子档案应格式统一、存储规范，确保可读性和可利用性。（二）整理要求1.按照档案分类方案进行分类整理，保持档案之间的有机联系。2.编制档案目录，便于查找和利用。3.对声像档案、实物档案应进行编号、登记，并配以文字说明。（三）安全要求1.档案收集过程中应注意保密，防止档案材料的泄露和丢失。2.对电子档案应采取备份、加密等措施，确保数据安全。3.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。六、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案收集工作进行检查，确保档案收集制度的有效执行。2.检查内容包括档案材料的完整性、准确性、规范性，以及档案移交的及时性等。（二）专项检查1.根据工作需要，适时开展专项档案收集检查工作。2.对发现的问题及时进行整改，确保档案收集工作质量。（三）责任追究1.对违反档案收集制度，导致档案材料缺失