水库管理所档案管理制度

PAGE水库管理所档案管理制度一、总则（一）目的为加强水库管理所档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为水库管理、工程建设、运行调度、防汛抗旱等各项工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水库管理所各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指水库管理所从事管理、工程建设、运行维护、科研等活动直接形成的对本所和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则。档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则。档案应如实反映水库管理所各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.实用性原则。档案管理应紧密围绕水库管理所的中心工作，便于档案的查询、利用和开发。4.信息化原则。积极推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。二、档案管理机构与职责（一）档案管理领导小组成立以所长为组长，各分管副所长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调全所档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，审定档案工作计划、规章制度等。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门负责全所档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本所档案管理制度并组织实施。2.负责接收、征集、整理各类档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行科学分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索体系。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定对档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。6.开展档案统计工作，准确掌握档案的数量、种类及利用情况等。7.组织开展档案编研工作，编写档案参考资料，为水库管理所各项工作提供服务。8.积极开发利用档案信息资源，为社会提供档案查阅、咨询等服务。9.指导各部门兼职档案员开展档案工作，对全所档案人员进行业务培训。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展相关档案管理活动。兼职档案员职责如下：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门文件材料进行初步整理，定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案整理、编目、利用等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水库管理所行政管理文件，包括上级文件、本所发文、会议文件、工作计划与总结、规章制度等。2.工程建设档案，涵盖水库规划设计文件、项目审批文件、招投标文件、施工过程文件、工程验收文件等。3.运行管理档案，如水库调度运行记录、设备维护保养记录、水质监测报告、安全检查记录等。4.科研档案，包括科研项目立项文件、研究报告、试验数据、成果鉴定文件等。5.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.人事档案，包含员工履历表、工资档案、考核材料、奖惩记录等。7.其他具有保存价值的文件材料，如声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.对于重要文件材料，应实行跟踪收集，确保不遗漏关键环节的文件。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备，载体应符合档案保管要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。2.工程建设档案按照项目前期、项目实施、项目验收等阶段进行分类，再按照专业进行细分。3.运行管理档案按照不同业务类别进行分类，如调度运行、设备管理、安全管理等。4.科研档案按照项目研究阶段进行分类，包括立项、研究、成果等阶段。5.财务档案按照会计年度和档案类别进行分类，如凭证类、账簿类、报表类等。6.人事档案按照档案内容进行分类，如履历类、考核类、奖惩类等。7.电子文件应按照与纸质文件对应的分类方法进行分类，并进行有效的元数据管理。（五）整理步骤1.分类：按照上述分类方法，对收集的文件材料进行分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括题名、日期、责任者、文号、保管期限等信息。4.装订：对纸质文件进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注相关信息。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源及易燃、易爆物品存放场所。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施，如安装火灾自动报警系统、防盗门窗、除湿机、防虫药品投放装置、防鼠板等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案架上，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，避免混淆。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：反映水库管理所主要职能活动和历史面貌的，对本所和社会具有长远利用价值的档案。如水库建设的重要规划设计文件、重大决策文件等。2.长期保管的档案：在较长时间内对本所工作有查考利用价值的档案。如一般的工程建设文件、年度工作计划与总结等，保管期限为30年。3.短期保管的档案：在较短时间内对本所工作有参考价值的档案。如一般性业务文件、临时性会议文件等，保管期限为10年。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.检查中发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时报告并进行整改。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，结合档案的实际价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关紧要的临时性文件等，可考虑销毁。3.对仍有一定参考价值，但保管期限已满的档案，可根据实际情况确定是否继续保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，编制档案鉴定清册，列出拟鉴定档案的题名、日期、文号、保管期限等信息。2.将档案鉴定清册提交档案鉴定工作小组进行鉴定。3.鉴定工作小组通过查阅档案内容、征求相关部门意见等方式，对档案进行全面审查，提出鉴定意见，确定销毁或继续保存的档案名单。4.对拟销毁的档案，应报经档案管理领导小组审批。（四）销毁1.经批准销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案的统计与编研（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。3.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本所领导汇报档案管理工作情况。（二）编研1.档案管理部门应根据水库管理所工作需要，开展档案编研工作。2.编研内容包括编写档案参考资料，如水库大事记、工程建设历程、规章制度汇编等；整理专题档案，如防汛抗旱专题档案、水质保护专题档案等。3.通过编研工作，充分挖掘档案信息资源，为水库管理所各项工作提供决策依据和参考。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家法律法规和本所档案管理制度。2.服务大局原则。档案利用应围绕水库管理所中心工作，为各项业务活动提供支持。3.方便利用原则。简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供便利。（二）利用范围1.本所员工因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等因履行法定职责需要查阅档案。（三）利用手续1.本所员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前与档案管理部门联系，提交查阅申请函，注明查阅目的、范围等，经档案管理领导小组批准后，方可查阅。3.查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（四）利用监督1.档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保利用过程符合规定。2.如发现利用者有违反档案管理制度的行为，应及时制止，并视情节轻重给予相应处理。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子文件应采用通用格式存储，确保不同软件系统能够读取。3.对电子文件应进行有效的元数据管理，元数据应包括文件题名、日期、责任者、格式、大小等信息。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.建立电子档案存储介质的使用、维护和更换制度，确保存储介质的安全可靠。（三）电子档案的利用1.提供电子档案查阅服务时，应确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.利用电子档案管理系统进行档案检索、利用等操作，提高利用效率。3.对电子档案的利用情况进行记录，包括利用