档案室使用现场管理制度

PAGE档案室使用现场管理制度一、总则（一）目的为加强档案室使用现场管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案室使用现场的管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案的安全保护放在首位，防止档案受损、丢失或泄露。2.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准使用档案室，确保各项操作准确无误。3.高效利用原则：在保障安全的前提下，充分发挥档案的作用，提高档案利用效率。二、档案室使用现场环境管理（一）温度与湿度控制1.档案室应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.每日定时记录温湿度数据，如发现温湿度超出规定范围，应及时采取措施进行调整。（二）清洁卫生管理1.保持档案室地面、桌面、档案架等清洁，定期进行清扫和擦拭。2.严禁在档案室内吸烟、饮食，防止灰尘、污渍等对档案造成污染。（三）防火与防盗管理1.档案室应安装防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、监控摄像头、防盗门窗等。2.定期检查防火、防盗设施的运行情况，确保其正常工作。3.严禁无关人员进入档案室，确需进入的，应办理相关手续并由专人陪同。三、档案使用人员管理（一）使用人员资格1.本公司/组织内具有档案查阅、使用需求的员工，经所在部门负责人批准后，可成为档案使用人员。2.外部单位因工作需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续，并经公司/组织主管领导批准。（二）使用人员培训1.对档案使用人员进行定期培训，内容包括档案管理制度、查阅流程、安全保密知识等。2.培训后应进行考核，考核合格后方可继续使用档案。（三）使用人员行为规范1.档案使用人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换、伪造或销毁档案。2.在档案室内应保持安静，不得大声喧哗或随意走动。3.使用完毕后，应及时将档案归还原位，并整理好查阅现场。四、档案查阅与借阅管理（一）查阅流程1.使用人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后交档案室管理人员。3.档案室管理人员根据申请表提供档案，并在查阅登记表上记录查阅情况。4.使用人员在指定区域查阅档案，不得将档案带出档案室。（二）借阅流程1.使用人员填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、档案室负责人和公司/组织主管领导三级审批。3.审批通过后，档案室管理人员办理借阅手续，将档案交借阅人，并在借阅登记表上注明相关信息。4.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司/组织机密的档案，查阅和借阅需经特定授权人员批准。2.重要档案原则上不允许外借，确需外借的，应采取严格的保密措施。五、档案整理与归档管理（一）档案整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对档案进行整理，确保档案分类准确、编号清晰。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。（二）归档流程1.各部门在工作中形成的档案，应定期移交档案室。2.档案室管理人员对移交的档案进行检查、核对，符合要求的进行归档。3.归档后的档案应按照规定的存储方式进行存放，便于查找和利用。六、档案数字化管理（一）数字化流程1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准和时间节点。2.对档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化操作。3.对数字化成果进行质量检查，确保数字化档案的准确性和完整性。（二）数字化存储与利用1.将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。2.建立数字化档案检索系统，方便使用人员快速查找和利用数字化档案。七、档案安全保密管理（一）安全保密制度1.制定档案安全保密制度，明确档案管理人员和使用人员的安全保密职责。2.对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节采取安全保密措施。（二）保密措施1.对涉及机密的档案进行加密存储和传输。2.限制档案使用人员的访问权限，防止档案信息泄露。3.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议。八、档案设备与设施管理（一）设备设施配备1.档案室应配备必要的档案存储设备，如档案架、档案柜、密集架等。2.安装档案管理软件、温湿度调节设备、防火防盗设备等设施。（二）设备设施维护1.定期对档案设备设施进行检查、维护和保养，确保其正常运行。2.对损坏的设备设施应及时进行维修或更换，保证档案管理工作的顺利开展。九、档案统计与报表管理（一）统计内容1.对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计。2.统计档案的数量、种类、保管期限等信息。（二）报表编制与报送1.定期编制档案统计报表，如档案收进移出报表、档案利用情况报表等。2.将统计报表报送公司/组织相关领导和部门，为决策提供数据支持。十、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案室使用现场管理情况进行检查。2.监督小组对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.接受上级主管部门、档案行政管