消防档案室规章制度上墙

PAGE消防档案室规章制度上墙一、总则（一）目的为加强公司消防档案管理，确保消防档案的真实、完整、准确和有效利用，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有涉及消防档案管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关消防法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司消防工作实际情况，保证档案资料的完整性。3.安全保密原则：加强档案安全管理，防止档案信息泄露，确保档案资料的保密性。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司消防工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）消防档案管理部门职责1.负责制定和完善公司消防档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司消防档案，对各部门提交的消防档案进行审核、整理、归档和保管。3.定期对消防档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.建立消防档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责向公司内部及外部相关单位提供消防档案查阅服务，并按照规定办理借阅手续。6.对消防档案管理工作进行监督、检查和指导，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门消防档案的收集、整理和初步分类，并定期移交至公司消防档案管理部门。2.明确专人负责本部门消防档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.配合公司消防档案管理部门做好档案清查、核对等工作，提供必要的协助。4.严格遵守公司消防档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和责任心，保守档案机密。2.认真学习和掌握档案管理业务知识，熟悉消防档案管理流程和相关法律法规。3.负责消防档案的日常收集、整理、编目、装订和上架等工作，确保档案资料的规范化管理。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好借阅登记和归还检查工作，防止档案丢失或损坏。定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。5.负责档案库房的安全管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.积极参与档案管理业务培训和学习交流活动，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司消防安全责任制文件，包括各级消防安全责任人职责、消防安全管理制度等。2.消防设施设备资料，如消防设施设备清单、维护保养记录、检测报告、合格证等。3.火灾隐患排查治理资料，包括隐患排查记录、整改方案、整改情况报告等。4.消防安全培训记录，如培训计划、培训教材、培训人员名单、考核成绩等。5.灭火和应急疏散预案及演练记录，包括预案文本、演练方案、演练总结等。6.消防工作会议记录，包括会议纪要、决议等。7.火灾事故档案，如火灾报告、事故调查处理报告、损失统计等。8.其他与消防工作相关的文件、资料、图片、影像等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的消防档案资料，并定期移交至公司消防档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案资料应真实、完整、准确，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子档案，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质档案内容一致。（三）整理方法1.分类：按照消防档案的内容和性质，分为消防安全管理类、消防设施设备类、火灾隐患排查治理类、消防安全培训类、灭火和应急疏散预案及演练类以及火灾事故类等六大类。每大类下可根据实际情况进一步细分小类。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“年份+类别代码+流水号”的格式编制。例如，2023XFGL001，表示2023年消防安全管理类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集到的档案资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。2.按照整理方法对档案进行分类、编号、编目和装订。3.将整理好的档案移交至档案库房，按照类别和编号顺序上架存放，并在档案管理系统中录入档案信息。4.定期对已归档档案进行清查核对，确保档案存放位置准确、账物相符。（二）保管期限1.消防安全责任制文件、消防设施设备资料、火灾隐患排查治理资料、消防安全培训记录、灭火和应急疏散预案及演练记录等档案，保管期限为长期。2.消防工作会议记录保管期限为10年。3.火灾事故档案保管期限为永久。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗及防光等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、变质等情况应及时采取措施进行修复或处理。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅消防档案，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《消防档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅消防档案，应填写《消防档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续，续借期限不得超过[X]个工作日。3.档案管理人员应对借阅档案进行登记，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并向借阅人发放档案。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）特殊情况处理1.外单位因工作需要查阅或借阅公司消防档案，应出具单位介绍信，并按照公司相关规定办理审批手续。查阅或借阅内容涉及公司商业秘密或敏感信息的，应签订保密协议。2.因司法机关、行政机关等依法执行公务需要查阅或借阅消防档案的，应出具相关法律文书，并按照公司规定办理手续。档案管理人员应积极配合，提供必要的协助。六、档案保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管消防档案，防止档案信息泄露。2.对涉及公司商业秘密、敏感信息或国家机密的消防档案，应按照相应的保密级别进行管理，限制查阅和借阅范围。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。4.未经公司批准，任何人不得擅自复制、拍照、录像消防档案资料。（二）销毁程序1.对已超过保管期限或失去保存价值的消防档案，由档案管理部门定期进行清理，提出销毁意见，并填写《消防档案销毁申请表》。2.《消防档案销毁申请表》应经档案管理部门负责人、公司分管领导审核批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，销毁后应在《消防档案销毁登记表》上记录销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。4.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理，确保数据无法恢复。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立公司消防档案管理信息化系统，实现档案的电子化录入、存储、检索和利用。2.系统应具备完善的用户管理、权限管理、档案分类管理、目录管理、借阅管理、统计分析等功能模块，满足消防档案管理工作的实际需求。3.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，及时将纸质档案信息录入消防档案管理信息化系统，确保数据的准确性和完整性。2.对新产生的消防档案资料，应在规定时间内完成电子化录入，并更新系统中的档案信息。3.定期对系统中的档案数据进行核对和清理，删除重复、无效的数据，保证数据的质量。（三）信息安全1.加强消防档案管理信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和数据泄露。2.对系统用户进行严格的权限管理，根据用户的工作职责和需求，分配不同的系统操作权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。3.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保系统数据在遭受破坏时能够及时恢复。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对消防档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理的规范性、档案归档保管的安全性、档案查阅借阅的合规性等。2.档案管理部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题，并将自查情况报告公司领导。3.对于监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立消防档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行量化