行政档案管理制度及流程

PAGE行政档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在行政管理活动中形成的各类档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司行政档案由行政部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司行政管理活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司行政管理活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.便捷利用原则：建立科学合理的档案管理体系，方便档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）行政部门职责1.负责制定和完善公司行政档案管理制度及流程。2.负责公司行政档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.负责建立公司行政档案目录数据库，实现档案信息的计算机管理。4.负责为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门行政管理活动中形成的各类档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照公司行政档案管理制度及流程的要求，定期向行政部门移交本部门的档案。3.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作。4.配合行政部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备档案管理专业知识和技能。2.负责档案的具体收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.严格遵守档案管理规章制度，确保档案的安全和保密。4.积极主动为公司各部门及员工提供档案利用服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。三、档案的分类与编号（一）分类公司行政档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司行政管理制度、行政会议纪要、工作计划与总结、行政公文、行政事务处理文件等。2.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等。3.财务审计类：包括财务预算、决算、财务报表、审计报告、财务凭证等。4.市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案、销售合同、客户资料等。5.法务合规类：包括法律事务文件、合规检查报告、合同审查记录等。6.项目管理类：包括项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。7.对外联络类：包括公司对外信函、传真、电子邮件、来访接待记录等。8.其他类：不属于上述分类的其他行政档案。（二）编号1.档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式编制。2.类别代码：按照上述档案分类，分别用两位字母表示，如行政管理类为“XG”，人力资源类为“RL”等。3.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如2023年形成的档案，年度编号为“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从阿拉伯数字0001开始依次编号。5.例如，一份2023年形成的行政管理类档案，编号为“XG20230001”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时将档案收集齐全，并进行初步整理。3.对于重要的行政文件、合同等，应在文件签署或完成后一周内移交行政部门。4.行政部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.整理档案时，应保持文件的原貌，不得擅自涂改、损毁档案内容。3.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制。4.每份档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。5.整理后的档案应按照类别和年度顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的档案应定期移交行政部门进行归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.行政部门对接收的档案进行审核，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。4.审核无误后，将档案归入相应的档案类别和年度档案库中。（二）保管1.行政部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案应按照类别和年度顺序排列存放，便于查找和利用。4.对重要的档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管。5.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。6.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经行政部门负责人批准，并进行登记。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.档案查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交行政部门。3.行政部门对档案查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排档案管理人员提供档案查阅服务。4.查阅档案时，应在档案查阅室进行，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出查阅室。5.查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案内容。6.查阅完毕后，档案管理人员应及时将档案归还原位。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容。2.档案借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交行政部门。3.行政部门对档案借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，办理档案借阅手续。4.借阅档案时，借阅人员应向档案管理人员出具本人有效身份证件，并在档案借阅登记簿上签字登记。5.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。6.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录档案内容。7.借阅人员归还档案时，档案管理人员应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告行政部门，并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.行政部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。3.档案鉴定工作应由行政部门负责人牵头，组织档案管理人员及相关部门人员组成鉴定小组进行。4.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的保管期限进行综合评估，并填写档案鉴定意见书。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并经行政部门负责人审核签字。3.档案销毁工作应在行政部门负责人的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责记录销毁过程，并在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁清单应永久保存。八、档案的信息化管理（一）建立档案信息数据库1.行政部门应建立公司行政档案信息数据库，将档案的基本信息、目录、内容等录入数据库，实现档案信息的计算机管理。2.档案信息数据库应定期进行备份，确保数据的安全和完整。（二）档案信息化利用1.公司内部员工可