项目部档案管理制度汇编

PAGE项目部档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目建设、管理和运营中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目部各部门及参与项目建设的所有人员。（三）档案定义本制度所称档案，是指项目部在项目规划、设计、施工、验收等活动中直接形成的，对项目建设和管理具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：项目部档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映项目建设的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集项目建设过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.及时性原则：及时整理、归档项目建设过程中产生的档案，确保档案的时效性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定项目部档案管理实施细则。2.负责项目部档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。3.集中统一管理项目部各类档案，建立健全档案管理制度和档案管理台账。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。5.负责档案的查阅、借阅、利用和统计工作，为项目部各部门提供档案服务。6.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全与完整。7.负责组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。8.负责对项目部各部门档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理水平。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的领导和组织协调，将档案管理工作纳入项目管理计划。2.督促项目各部门及时收集、整理和归档项目档案，确保档案的完整、准确和及时。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，为档案管理工作提供必要的支持和保障。4.审核重要档案的保管期限和密级，确保档案的安全与保密。（三）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、编目和装订工作，确保档案的质量。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交综合管理部门归档。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，建立本部门档案利用台账。4.协助综合管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作，确保档案的合理利用。5.接受综合管理部门的业务指导和监督检查，不断提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书等。2.设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等。3.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.项目建设过程中形成的其他文件：如会议纪要、来往信函、合同协议、招投标文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。凡项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料，均应收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全。3.对收集的档案应进行分类整理，按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，便于后续的管理和利用。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。四、档案的归档与保管期限（一）归档要求1.各部门应在档案整理完毕后，按照规定的时间和要求及时向综合管理部门移交归档。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合管理部门对接收的档案应进行认真核对，确保档案的质量和完整性。对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.归档的档案应按照类别和编号顺序排列上架，便于查找和管理。同时，应建立档案索引，方便快速检索档案。（二）保管期限1.项目部档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、竣工验收报告、竣工决算报告等重要文件。3.长期保管的档案：包括设计文件、施工文件、监理文件等与项目建设密切相关的文件，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案：包括一般性的文件材料，保管期限为[X]年。（三）保管期限的确定与调整1.档案保管期限由综合管理部门根据档案的重要性、历史价值和现实利用价值等因素进行确定。2.随着时间的推移和项目建设的发展，对档案保管期限应进行定期评估和调整。对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.项目部内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.因工作需要查阅重要档案或涉及机密档案的，应经项目负责人批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经项目负责人批准后，由综合管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅要求1.查阅档案时，应在综合管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，应及时将档案归还综合管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.项目部内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门办理借阅手续。2.因工作需要借阅重要档案或涉及机密档案的，应经项目负责人批准。3.外部单位借阅档案，应持有单位介绍信，经项目负责人批准后，由综合管理部门指定专人陪同借阅，并做好借阅记录。（四）借阅要求1.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、传播档案内容。3.借阅结束后，应及时将档案归还综合管理部门，并办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告综合管理部门，并承担相应的责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.建立健全档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，防止泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，不得在非工作场所谈论档案机密事项。4.对档案的查阅、借阅等利用活动，应进行严格的登记和审批，确保档案的合理利用和安全保密。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。3.建立档案安全应急预案，对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，制定相应的应对措施，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行处置，减少损失。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作的安全运行。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由综合管理部门组织项目负责人、各部门档案管理人员等组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值和现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报项目负责人批准后进行销毁。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清单应经项目负责人审核