档案管理要具备三个制度

PAGE档案管理要具备三个制度档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司/组织在各项工作中直接形成的对国家、社会和公司/组织具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、分级负责、确保安全、方便利用的原则。公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹管理全公司/组织的档案工作；各部门负责本部门档案的收集、整理和初步保管，并指定专人负责档案管理工作；档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规定，确保档案管理工作的规范化、科学化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理公司/组织的各类档案，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的完整、准确和系统。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。6.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，对已超过保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见，报经批准后组织实施。7.积极开发档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供档案信息服务，开展档案编研工作，编辑档案资料汇编、大事记等。8.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高全体员工的档案意识。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和及时归档。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的安全保管，做好档案的日常维护和管理工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。5.积极参加档案管理部门组织的档案业务培训和学习活动，提高自身的档案管理水平。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.公司/组织各部门及员工在各项工作中应及时形成档案，确保档案的原始性和真实性。2.档案的形成应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，书写材料应符合耐久性要求，字迹清晰、工整，签署完备。3.电子文件应按照国家有关电子文件管理的规定进行形成和管理，确保电子文件的可读性、完整性和安全性。（二）档案收集范围1.行政管理类档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、领导批示等文件材料。2.人事管理类档案：包括员工招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利、社会保险、劳动合同等文件材料。3.财务管理类档案：包括财务预算、决算、报表、凭证、账簿、审计报告、税务资料等文件材料。4.业务经营类档案：包括市场调研、市场营销、客户管理、项目策划、招投标文件、合同协议、业务往来信函等文件材料。5.技术研发类档案：包括科研项目立项、研究报告、技术方案、实验数据、产品设计图纸、工艺文件等文件材料。6.基本建设类档案：包括工程建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等文件材料。7.设备仪器类档案：包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录、报废报告等文件材料。8.声像类档案：包括公司/组织重大活动、会议、工程建设、产品研发等方面的照片、录音、录像等资料。（三）档案收集程序1.各部门档案管理人员应定期对本部门产生的档案进行收集、整理，确保档案的齐全、完整。2.对于重要的文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。3.在档案收集过程中，如发现档案有缺失、损坏等情况，应及时查明原因并进行补充或修复。4.各部门档案管理人员应将收集整理好的档案定期移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.对纸质档案，应按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类，然后进行装订、编目、装盒等整理工作。2.对电子档案，应按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立电子档案目录数据库，并进行数据备份。3.对声像档案，应按照声像档案的类别、年度、保管期限等进行分类，同时编制声像档案目录，并注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。（三）分类标准1.行政管理类档案分为综合管理、文秘工作、行政管理、外事工作等类别。2.人事管理类档案分为员工档案、人事任免、劳动工资、社会保险、教育培训等类别。3.财务管理类档案分为会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计等类别。4.业务经营类档案分为市场调研、市场营销、客户管理、项目管理、合同管理等类别。5.技术研发类档案分为科研项目、技术方案、实验数据、产品设计、工艺文件等类别。6.基本建设类档案分为项目前期、工程设计、工程施工、工程监理、竣工验收等类别。7.设备仪器类档案分为设备购置、设备安装调试、设备运行维护、设备报废等类别。8.声像类档案分为照片档案、录音档案、录像档案等类别。五、档案的保管与保护（一）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定的要求。3.档案应按照分类标准进行存放，排列有序，便于查找和利用。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。（二）保护措施1.对纸质档案，应采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保护措施，定期对档案进行消毒处理，防止档案的损坏和霉变。2.对电子档案，应采取数据备份、存储介质保护、网络安全防护等措施，确保电子档案的安全存储和有效利用。3.对声像档案，应采取防磁、防潮、防火、防盗等保护措施，定期对声像档案进行检查和维护，确保声像档案的质量。（三）档案的借阅与归还1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应根据借阅申请表的内容，为借阅人员提供相应的档案，并做好借阅登记工作，记录借阅时间、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、归还时间等信息。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容，如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。5.档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员作出说明和赔偿。（四）档案的查阅与利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表的内容，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。4.如需复印档案，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行复印，复印后的档案应加盖档案管理部门的印章。5.公司/组织外部单位或个人因工作需要查阅档案时，应持有单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，经公司/组织相关部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据有关规定，对查阅申请进行严格审核，并按照规定的程序提供档案查阅服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、坚持辩证唯物主义的原则，准确判定档案的价值，确保留存档案的质量。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定标准1.对档案的价值进行鉴定时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有保存价值。2.具有重要历史价值、科学研究价值、经济价值或凭证价值的档案，应予以留存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，其中永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指对公司/组织在一定时期内具有重要查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年；短期保管的档案是指对公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，组织档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定。2.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件审查，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息，并报经公司/组织主管领导批准。4.档案销毁清册经批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作，销毁时应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。5.销毁工作结束后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计工作应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司/组织领导报送档案统计报表。3.档案统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等内容，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公司/组织因机构变动、资