企业档案信息化工作制度

PAGE企业档案信息化工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息化建设，规范档案信息化工作流程，提高档案管理效率和服务水平，确保档案信息的真实性、完整性、安全性和可用性，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案信息化工作中的管理活动，包括档案的收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等环节。（三）基本原则1.统一规划原则档案信息化工作应纳入公司整体信息化建设规划，统一标准、统一平台、统一管理，确保档案信息资源的有效整合和共享。2.安全保密原则严格遵守国家有关信息安全和保密法律法规，采取有效的安全防护措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，保障公司的商业秘密和国家利益。3.便捷高效原则充分利用现代信息技术手段，优化档案管理流程，提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供便捷、高效的档案信息服务。4.全程管理原则对档案信息化工作的全过程进行管理，包括系统建设、数据录入、存储备份、安全维护等，确保档案信息化工作的规范化和标准化。二、档案信息化管理机构及职责（一）档案信息化管理领导小组成立公司档案信息化管理领导小组，由公司分管领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司档案信息化工作，审议档案信息化建设规划、制度、标准等重大事项，解决档案信息化工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案信息化工作制度、流程和标准，并组织实施。2.负责档案信息化系统的建设、维护和管理，确保系统的稳定运行和数据安全。3.负责档案数据的收集、整理、录入、审核和存储，保证档案数据的准确性和完整性。4.负责建立和维护档案信息数据库，提供档案信息检索、查询、利用等服务。5.负责对公司各部门档案信息化工作进行指导、监督和检查，组织开展档案信息化培训工作。6.负责档案信息化工作的统计、分析和总结，及时向上级主管部门报送相关信息。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.按照公司档案信息化工作要求，配合档案管理部门做好档案数据的录入、审核等工作。3.负责本部门档案信息的安全管理，严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案信息不被泄露。4.积极支持和配合公司档案信息化建设工作，提出合理化建议和意见。三、档案信息化建设（一）系统建设1.根据公司档案管理需求和信息化发展规划，选择适合公司实际情况的档案信息化管理系统。系统应具备档案收集、整理、存储、检索、利用、统计分析、安全保密等功能，满足公司档案管理工作的需要。2.档案信息化管理系统的建设应遵循国家有关标准和规范，确保系统的兼容性、扩展性和安全性。在系统建设过程中，应充分考虑公司现有档案管理模式和业务流程，进行合理的系统设计和功能配置，实现档案管理工作的信息化、自动化和规范化。3.档案信息化管理系统建设完成后，应进行全面的测试和验收工作。测试内容包括系统功能测试、性能测试、安全测试等，确保系统运行稳定、功能完善、数据准确。验收合格后，方可正式投入使用。（二）数据录入与维护1.档案管理部门负责组织开展档案数据的录入工作。在录入前，应对档案资料进行认真的整理和核对，确保档案信息的准确性和完整性。录入过程中，应严格按照系统操作规范进行，保证数据录入的质量。2.建立档案数据审核机制，对录入的档案数据进行审核。审核人员应认真核对数据的准确性、完整性和规范性，发现问题及时通知录入人员进行修改。审核通过的数据方可正式存储到档案信息数据库中。3.定期对档案信息数据库进行维护和更新，确保数据的时效性和准确性。对档案信息的修改、删除等操作应进行严格的审批和记录，保证数据的安全性和可追溯性。四、档案收集与整理（一）收集范围公司各部门应按照国家有关法律法规和公司档案管理规定，及时收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案材料。收集范围包括但不限于：1.行政管理类档案：公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类档案：市场营销档案、生产技术档案、质量管理档案、物资采购档案、设备管理档案等。3.项目建设类档案：项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。4.科研开发类档案：科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果等。5.声像类档案：照片、录音、录像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行初步分类和整理，剔除重复、无效的文件，并对破损、褪色的档案进行修复和复制。3.收集的档案材料应保持原始记录的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案。（三）整理规范1.档案管理部门应按照国家有关档案整理标准和公司档案分类方案，对收集到的档案材料进行进一步的整理和分类。整理过程中，应遵循文件形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于档案的保管和利用。2.档案整理应包括档案的装订、编目、装盒等工作。装订应牢固、整齐，编目应准确、清晰，装盒应规范、有序。同时，应建立档案目录数据库，实现档案目录的电子化管理，方便档案的检索和查询。3.对电子档案的整理，应按照电子文件管理要求，进行分类、编号、存储等操作。电子档案应与纸质档案相对应，确保两者内容一致。五、档案存储与备份（一）存储方式1.档案信息应存储在安全可靠的存储设备上，包括服务器硬盘、磁带库、光盘库等。存储设备应具备足够的存储空间，满足公司档案管理工作的需要。2.根据档案的重要性和使用频率，对档案进行分级存储。重要档案应采用多种存储方式进行备份，确保数据的安全性和可靠性。（二）存储环境1.档案存储场所应具备良好的物理环境，包括温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等条件。应安装必要的环境监测设备，实时监测存储环境的各项参数，确保档案存储的安全。2.对存储设备应进行定期检查和维护，及时发现和处理设备故障和隐患。同时，应建立存储设备维护记录，详细记录设备维护的时间、内容、结果等信息。（三）备份策略1.制定完善的档案备份策略，定期对档案数据进行备份。备份频率应根据档案数据的变化情况和重要程度确定，重要档案应每天进行备份，一般档案可每周或每月进行备份。2.备份数据应存储在与主存储设备不同的物理位置，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，应定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。3.采用多种备份方式相结合的方法，如全量备份、增量备份、差异备份等，以提高备份效率和数据安全性。备份数据应进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。六、档案检索与利用（一）检索工具1.建立完善的档案检索工具，包括纸质档案目录、电子档案目录数据库、档案检索系统等。检索工具应具备多种检索方式，如按文件题名、文号、日期、关键词等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案信息。2.档案检索系统应与档案信息化管理系统集成，实现档案信息的在线检索和查询。用户可通过公司内部网络或互联网，随时随地访问档案检索系统，获取所需档案信息。（二）利用服务1.档案管理部门应建立健全档案利用服务制度，规范档案查阅、借阅、复制等利用流程。对档案利用申请应进行严格的审批，确保档案利用符合规定和权限。2.为用户提供便捷的档案利用服务，根据用户需求及时提供档案查阅、借阅、复制等服务。在提供档案利用服务过程中，应做好相关记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。3.加强对档案利用效果的跟踪和反馈，了解用户对档案利用服务的满意度和意见建议，不断改进档案利用服务工作，提高档案利用效率和质量。七、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确档案信息化安全管理的责任、措施和流程。安全管理制度应包括网络安全管理制度、数据安全管理制度、用户权限管理制度、安全审计制度等。2.加强对档案信息化安全管理工作的监督和检查，定期对档案信息化系统、存储设备、网络环境等进行安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。（二）安全技术措施1.采用先进的安全技术手段，保障档案信息化系统的安全运行。包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件、加密技术等，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件的发生。2.对档案信息化系统的用户进行身份认证和授权管理，严格控制用户对档案信息的访问权限。用户应使用强密码，并定期更换密码。同时，应建立用户操作日志，记录用户的操作行为，以便进行安全审计和追溯。3.加强对档案数据的加密保护，对重要档案数据在传输和存储过程中进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。（三）应急处置1.制定档案信息化安全应急预案，明确安全事件的应急处置流程和责任分工。应急预案应包括应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施、应急资源保障等内容。2.定期组织开展档案信息化安全应急演练，提高应对安全事件的能力和水平。在安全事件发生时，应立即启动应急预案，采取有效的应急处置措施，最大限度地减少损失和影响，并及时向上级主管部门报告。八、培训与考核（一）培训计划1.制定档案信息化培训计划，根据公司员工的岗位需求和档案信息化工作要求，确定培训内容、培训方式和培训时间。培训内容应包括档案信息化基础知识、档案管理系统操作技能、安全保密知识等。2.培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式，以满足不同员工的学习需求。同时，应定期组织培训效果评估，及时调整培训计划和内容，提高培训质量。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展档案信息化培训工作，确保培训工作的顺利实施。培训过程中，应注重理论与实践相结合，通过实际操作和案例分析，提高员工的档案信息化应用能力。2.为员工提供必要的培训教材和学习资料，并建立培训档案，记录员工的培训情况和学习成绩。（三）考核机制1