员工档案信息化管理制度

PAGE员工档案信息化管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工档案管理，提高档案管理效率和信息化水平，确保员工档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的信息化管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保员工档案管理工作合法合规。2.准确性原则：保证员工档案信息的真实、准确、完整，如实反映员工的基本情况、工作经历、业绩表现等。3.安全性原则：采取有效措施，保障员工档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.保密性原则：对涉及员工个人隐私的信息严格保密，未经员工本人同意，不得随意公开或泄露。5.便捷性原则：充分利用信息化技术，提高档案管理工作的效率和便捷性，为公司人力资源管理提供有力支持。二、员工档案信息化管理职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善员工档案信息化管理制度，并组织实施。2.负责员工档案信息的收集、整理、录入、审核和维护，确保档案信息的准确性和完整性。3.负责员工档案信息的安全管理，制定保密措施，防止信息泄露。4.负责按照规定的程序和权限，提供员工档案信息的查询、借阅和使用服务。5.负责与其他部门协调沟通，共同做好员工档案信息化管理工作。（二）信息技术部门1.负责提供员工档案信息化管理所需的技术支持和系统维护，确保系统的稳定运行。2.负责制定和实施员工档案信息系统的安全策略，保障系统的安全性和可靠性。3.负责对员工档案信息化管理系统进行定期备份，防止数据丢失。4.协助人力资源部门进行员工档案信息的录入、查询、统计等操作，提供技术培训和指导。（三）其他部门1.负责及时向人力资源部门报送员工的相关信息，确保档案信息的及时更新。2.按照规定的程序和权限，申请查询、借阅员工档案信息，并妥善保管和使用。3.配合人力资源部门做好员工档案信息化管理的其他相关工作。三、员工档案信息化管理流程（一）档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责收集员工的个人资料，包括身份证、学历证书、学位证书、劳动合同等复印件，并按照档案管理要求进行整理。2.人力资源部门将整理好的员工资料录入员工档案信息化管理系统，建立员工档案，并为每个员工分配唯一的档案编号。3.录入系统的员工档案信息应包括基本信息、工作经历、培训经历、绩效考核、奖惩情况等内容，确保信息的全面性和准确性。（二）档案更新1.员工个人信息发生变化时，如姓名、性别、出生日期、联系方式、学历、工作岗位等，员工应及时向人力资源部门提交相关证明材料。2.人力资源部门对员工提交的证明材料进行审核后，在系统中更新员工档案信息，并注明更新日期和原因。3.员工工作经历、培训经历、绩效考核、奖惩情况等发生变化时，相关部门应及时将变动情况反馈给人力资源部门，人力资源部门负责在系统中进行相应更新。（三）档案查询1.公司内部人员因工作需要查询员工档案信息时，应填写《员工档案查询申请表》，注明查询原因、查询内容和查询期限，并经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对查询申请进行审核，符合规定的，予以批准，并按照申请内容提供相应的档案信息。3.查询人员应在规定的查询期限内使用档案信息，并妥善保管，不得泄露或擅自复制。（四）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅员工档案时，应填写《员工档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限和归还日期，并经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对借阅申请进行审核，符合规定的，予以批准，并办理借阅手续，将档案原件交借阅人签收。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，不得擅自转借他人或延长借阅期限。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前向人力资源部门申请。4.借阅人归还档案时，人力资源部门应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（五）档案保密1.人力资源部门和信息技术部门应采取有效措施，确保员工档案信息的安全保密。对涉及员工个人隐私的信息，未经员工本人同意，不得随意公开或泄露。2.严格限制员工档案信息的使用范围，只有经过授权的人员才能查询、借阅和使用档案信息。3.加强对员工档案信息化管理系统的安全防护，设置不同的用户权限，防止未经授权的人员访问系统。4.定期对员工档案信息进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（六）档案清理1.人力资源部门定期对员工档案进行清理，对于已离职员工的档案，在离职手续办理完毕后，按照规定的期限进行保存，期满后进行销毁。2.对于长期未更新或无保存价值的档案信息，人力资源部门应进行清理和删除，确保档案信息的准确性和有效性。3.档案清理应制定详细的计划和记录，注明清理的时间、内容、原因等，以备查阅。四、员工档案信息化管理系统操作规范（一）系统登录1.员工档案信息化管理系统采用用户名和密码登录方式，用户应妥善保管自己的用户名和密码，不得泄露给他人。2.首次登录系统时，用户应按照系统提示修改初始密码，并设置强度较高的密码，定期更换密码。3.如忘记密码，用户应及时向人力资源部门申请重置密码，不得通过其他方式获取密码。（二）信息录入1.人力资源部门工作人员应按照档案管理要求，认真、准确地录入员工档案信息，确保信息的完整性和准确性。2.录入系统的信息应与原始档案材料一致，如有不一致的情况，应及时核实并进行修改。3.对于重要信息，如学历证书、学位证书、劳动合同等，应上传相关证明材料的电子文档，以便查阅和核对。（三）信息查询1.用户在查询员工档案信息时，应按照系统提示的操作流程进行，输入正确的查询条件，如员工姓名、档案编号等。2.查询结果应按照规定的格式显示，用户可以根据需要进行打印或导出。3.如查询结果不完整或存在疑问，用户应及时与人力资源部门联系，进行核实和处理。（四）信息修改1.员工档案信息需要修改时，人力资源部门工作人员应按照规定的审批流程进行操作，确保修改的合法性和准确性。2.修改后的信息应及时更新到系统中，并注明修改日期和原因。3.对于涉及员工个人隐私的信息修改，应严格按照保密规定进行操作，防止信息泄露。（五）系统维护1.信息技术部门应定期对员工档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能完善。2.及时处理系统运行过程中出现的故障和问题，保障系统的正常使用。3.对系统数据进行定期备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、员工档案信息化管理监督与检查（一）监督机制1.公司成立员工档案信息化管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，信息技术部门负责人和相关工作人员为成员。2.监督小组负责对员工档案信息化管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保制度的执行和落实。3.接受公司内部员工和外部相关部门的监督，对违反本制度的行为进行举报和投诉的，应及时进行调查处理。（二）检查内容1.员工档案信息化管理制度的执行情况，包括档案建立、更新、查询、借阅、保密、清理等流程是否符合规定。2.员工档案信息的准确性和完整性，是否存在虚假信息、漏报或错报等情况。3.员工档案信息化管理系统的安全运行情况，是否存在安全漏洞和数据泄露风险防范措施是否到位。4.档案管理人员的工作质量和服务态度，是否及时、准确地处理员工的档案查询、借阅等申请。（三）检查方式1.定期检查：每月或每季度对员工档案信息化管理工作进行全面检查，形成检查报告，对发现的问题及时进行整改。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分员工档案或档案管理环节进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。3.专项检查：针对员工档案信息化管理中的重点问题或关键环节，进行专项检查，深入分析原因，提出改进措施。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门